Битрикс24 для «Агентства инфраструктурного развития Тюменской области»

Агентство инфраструктурного развития Тюменской области создано правительством региона для:

• создания инфраструктуры и обеспечения комплексного развития перспективных индустриальных площадок;
• создания благоприятной инвестиционной среды за счет систематизации и централизации усилий по привлечению и сопровождению проектов, реализация принципа «одного окна».

Основные направления деятельности:

• инфраструктурная подготовка индустриальных площадок: межевание земли, разработка проектно-сметной документации, подведение инженерных коммуникаций;
• бизнес-инкубирование, инфраструктурное обеспечение развития малых и средних предприятий;
• эксплуатация коммунальных и информационных систем;
• оказание коммунальных услуг и обеспечение безопасности;
• консультационные услуги, помощь в оформлении документов на получение государственной поддержки по региональным и федеральным программам.

Компания насчитывает 28 человек (12 человек работают с Битрикс24), находится в городе Тюмени.

К нам обратился Генеральный директор компании с задачей навести порядок в взаимодействии с резидентами, наладить внутренний документооборот путем переноса его в Битрикс24 и наладить проектную работу. До начала внедрения у компании был негативный опыт в работе с подрядчиком, который пообещал реализовать самописную CRM под задачи компании, но подрядчик со своей задачей не справился, потратил более 6 месяцев на работу и в итоге так и не смог закрыть первоначальную задачу (навести порядок в работе с резидентами).

На первой встрече с Генеральным директором мы выслушали задачи и поняли, что Битрикс24 решает все требуемые задачи, на решение этих задач не требуется такой длительный срок и стоимость внедрения в разы меньше, чем у самописной CRM, поэтому выбор был очевиден.

В первую очередь мы начали решать задачи отдела развития, этот отдел работает с клиентами и по факту является отделом продаж, а также взялись за реализацию электронного документооборота компании. 

Для отдела развития мы настроили воронку продаж и карточки CRM, чтобы сотрудники могли вести свою базу клиентов в CRM, планировали встречи и сопровождали проект от его начала до завершения. Внедрения воронки продаж дало понимание руководству объемы входящего трафика и какой процент новых обращений в итоге дошел до финального этапа воронки, а для сотрудников отдела развития воронка продаж послужила хорошей визуализацией их проектов с помощью которой они стали правильнее планировать свои встречи. После технических работ мы провели два обучения для сотрудников и руководства по работе с воронкой и календарем встреч. 

Параллельно с внедрением CRM в отдел развития мы продумывали как нам перенести весь электронный документооборот компании в Битрикс24. С учетом того, что процесс согласования документов в компании достаточно разнообразный и гибкий, нам пришлось доработать модуль бизнес-процессов и предоставить для пользователей конструктор согласования. С помощью разработанного функционала сотрудники компании могли самостоятельно конструировать каждый процесс согласования того или иного документа и наконец перестать возиться с бумагами.

По итогам работ в компании активно начали использовать электронный документооборот, что позволило сократить время согласования документов в 3 раза, а в отделе развития сотрудники активно используют воронку продаж и функционал планирования встреч.
Благодаря тому, что на первом этапе работ мы решали самые актуальные проблемы компании проблем с адаптацией у сотрудников не было, так как все были крайне заинтересованы в функциональных возможностях новой системы и позитивно восприняли изменения в своей работе.

После завершения первого этапа работ в компании заметно улучшился микроклимат и отношение между сотрудниками, ведь теперь их работа стала более системной и ни одна договоренность, документ или клиент не был забыт или утерян, а руководство компании получило инструмент отражающий реальное положение дел в отделе развития, так и в целом в компании. 

Руководство компании осталось довольным итогом первого этапа работ и доверило нам дальнейшее развитие проекта и перенос в систему прочих процессов в компании.