ТД УРАЛ-ХОЛДИНГ

1. Краткая информация о клиенте
ООО «ТД Урал Холдинг»
Производство и поставка строительных материалов.
Количество пользователей портала: 32

2. Необходимость внедрения Битрикс24
У клиента возникали проблемы с коммуникацией как внешней, так и внутренней, отмечена разобщённость каналов связи. В результате снижается производительность труда сотрудников, и происходит потеря клиентов из-за человеческого фактора и отсутствии возможности быстро передавать вопросы клиентов в смежные отделы. К тому же руководство не контролирует корректность коммуникации с потенциальными и существующими клиентами, так как нет возможности прослушать и просмотреть диалоги. Как результат, это может привести к снижению удовлетворённости клиентов, потере их лояльности и росту числа негативных отзывов. Отсутствует единая система воронки и автоматизации процессов по ведению клиентской базы. Компания теряет прозрачность и управляемость процесса продаж, ухудшается качество работы с клиентами и снижается эффективность маркетинговых активностей. Проблемой заказчика также являлось отсутствие систематизированной базы по мотивации сотрудников и отчёта, который облегчил бы процесс расчёта мотивационных выплат. Это могло приводить к снижению эффективности работы сотрудников, потере их заинтересованности и уменьшению общей результативности компании. У клиента наблюдались сложности в контроле и управлении большим количеством различных типов документов, каждый из которых имеет свои особенности и требования к оформлению. Без автоматизации этого процесса сотрудники тратят много времени на поиск и подготовку нужных документов, что снижает их продуктивность и увеличивает вероятность ошибок.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
В процессе анализа компании были выявлены определенные проблемы, для решения которых были сформулированы следующие задачи:
Настройка бизнес-процесса по обработке заказов менеджеров-администраторов, отделом продаж и отделом логистики;
Настройка системы сквозной аналитики;
Программирование универсального отчета по итогам произвольного периода и настройка системы расчета мотивации;
Настройка бизнес-процесса по автоматическому формированию договоров и коммерческих предложений с заданными параметрами;
Подбор серверного оборудования и переезд на него;
Организация тестовой среды разработки по принципу PROD/DEV/Git.
При формировании универсального отчета и системы мотивации, необходимо было учитывать прибыль по сделке на момент оплаты счета клиентом и прибыль на момент полного завершения сделки, т. к. из-за продолжительного цикла сделки, этот показатель мог отличаться.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Произведена интеграция с облачной АТС Мегафон, подключены почтовые ящики организации и внешний SMTP. Клиенты не «теряются», появилась возможность контроля коммуникации. Настроен бизнес-процесс по обработке входящих обращений администраторами, воронка «Продажи» для работы менеджеров отдела продаж, и воронка «Производство/логистика» для работы отделов снабжения и логистики. Выстроен смарт-процесс «Заявки в логистику» и бизнес-процесс, позволяющий сотрудникам отдела снабжения создавать новые элементы смарт-процесса с заданными параметрами. 

В систему заведены все имеющиеся источники трафика, настроен «коллтрекинг». Настроен бизнес-процесс, создающий копию сделки в воронке «Производство/логистика» в момент ее успешного завершения в воронке «Продаже». В данную копию записывается информация о первоначальной сделке, чтобы в момент полного завершения сделки можно было рассчитать отклонение от прибыли на момент продажи и передать данные в отчет. 

Разработан универсальный отчет, показывающий прибыль по сделкам, количество новых и завершенных сделок по новым и старым клиентам, конверсию и количество звонков, и время разговоров менеджеров отдела продаж. 

Автоматизировано формирование договоров и коммерческих предложений: в систему заведены шаблоны документов заказчика, настроен бизнес-процесс, формирующий необходимый документ с необходимыми параметрами, зависящими от направления сделки, ее этапа, и типа клиента. 

Настроен бизнес-процесс по формированию коммерческого предложения, в которое, помимо товаров из стандартного списка товаров карточки сделки, можно добавлять товары для альтернативного предложения, а также указывать информацию, связанную с системой лояльности Заказчика. Создан реестр доверенностей. 


5. Преимущества от внедрения Битрикс24
Процесс оформления сделок стал более удобным и быстрым, что повлекло за собой увеличение конверсии. После интеграции ATC и корпоративной почты с Битрикс24 заметно сократился % потери потенциальных клиентов, внутренняя коммуникация стала проще и эффективнее. Настройка воронок продаж и привязка к SMART-процессам позволила лучше контролировать сделки и повысила эффективность продаж. В результате настройки бизнес-процессов и внедрения шаблонов заказчик эффективнее использует свои ресурсы, сократил время на обработку заявок и повысил качество предоставляемых услуг перевозки. Кроме того, снижается вероятность ошибок.

6. Отзыв клиента