Место коммуникаций и обучения 14 000 сотрудников: HRM-портал компании DNS

О компании

DNS – крупный IT-ритейлер, включающий сеть супермаркетов электроники и бытовой техники по всей России.

За 25 лет DNS стала федеральной сетью из 2680 розничных точек с собственными сервисными и логистическими центрами, а также надежными партнерскими отношениями с мировыми производителями.

Главный офис находится во Владивостоке, это центр компетенций по всем направлениям деятельности. Здесь зарождаются новые проекты для роста компании.

Один из таких проектов – внедрение и развитие корпоративного портала Битрикс24 Enterprise HRM. Рассказываем о нем вместе с Марией Зыковой, руководителем направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS.

Обучение по блокнотам и проблема взаимодействия: почему решили внедрить корпоративный портал Битрикс24

Внедрение корпоративного портала произошло в 2020 году, инструмент должен был решить главные проблемы: затруднения в коммуникациях подразделений компании и неэффективный процесс обучения и адаптации сотрудников.

В компании 11 дивизионов, каждый со своей культурой и коммуникационными каналами. Розничный персонал часто не знал, куда обращаться с идеями и предложениями. Сотрудники мало взаимодействовали друг с другом, это не поддерживало корпоративную культуру и обмен опытом.

Обучение персонала было разрозненным и часто формальным, это не решало проблем адаптации и удержания сотрудников.

Множество рабочих и информационных сред усложняло работу. К тому же существующими ресурсами нельзя было пользоваться вне рабочего места, не было удобного мобильного приложения.

«В компании есть децентрализованность относительно вопросов обучения, адаптации сотрудников. Дивизионы могут внедрять свои решения. Множественность решений приводила к тому, что не было единого источника достоверной информации, не было управления коммуникациями, живого обмена знаниями, опытом, а не формального обучения. Было и такое, что база знаний по сути хранилась в реальных блокнотах или умах людей, которые обучали своих сотрудников. Это тормозило развитие, плохо сказывалось на адаптации персонала. Единый портал позволил бы доносить до дивизионов стратегию развития компании и ее идеологию более эффективно, создавал бы единое место коммуникаций».

– Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS

Корпоративный портал был внедрен с базовой функциональностью в качестве MVP. Были выделены несколько метрик успеха, при соблюдении которых проект имел шансы на развитие в будущем:

• Возможность масштабировать систему на большее кол-во сотрудников;
• Стабильная пользовательская активность: ежедневное использование портала, Живой ленты как места для диалога в контексте интересного контента;
• Вовлеченность пользователей без давления и рекламы, портал должен предлагать уникальный контент;
• Возможность отслеживать активность через встроенные инструменты аналитики Битрикс24;
• Корпоративный университет должен удовлетворять разные потребности: проверка знаний, ознакомление с процессами, обучение;
• Система должна стать не просто порталом для получения новостей о компании, но полноценной коммуникационной платформой.

Следующие несколько лет были посвящены развитию проекта и кастомизации существующей функциональности под нужды компании.

2024 год: корпоративная экосистема DNS с Битрикс24

С 2020 года численность уникальных посетителей портала выросла с 1500 до 14 000. Сейчас портал закрывает задачи по вовлечению, обучению и адаптации сотрудников, остается единым местом коммуникаций.

Инструменты в корпоративном портале DNS

Помогают вовлекать сотрудников:

• Полностью кастомизированная Главная страница. Центральное место для начала работы и доступа ко всем сервисам.
• Брендирование Битрикс24. Поддерживает корпоративную идентичность и культуру.

Позволяют работать с запросами:

• HelpDesk. Инструмент для получения и обработки запросов от сотрудников. Через него можно задать вопросы по рабочим процессам и получить ответы от поддержки.

Способствуют адаптации новых сотрудников:

• Автоматизация Программы Испытательного Срока (ПИС). Позволяет автоматически назначать задачи и развивающие действия для новых сотрудников.
• Наглядная страница оргструктуры. Помогает новым сотрудникам быстро ориентироваться в структуре компании.
• Страница «О компании». Представляет основную информацию о компании.

Помогают автоматизировать обучение:

• Корпоративный университет. Образовательная платформа для обучения и повышения квалификации сотрудников.

Объединяются на портале, создавая единую точку входа:

• Сервисы DNS, доступные для перехода с главной страницы Битрикс24:
  - База знаний Docs. Сборник документации и справочных материалов.
  - TVDNS. Видеоплатформа компании.
  - Дашборд BI. Интерактивные панели для анализа данных.

«Битрикс24 как швейцарский нож: благодаря готовым решениям уже на входе закрывал много потребностей. Под них подходили и другие решения, доступные на рынке, но пришлось бы подтягивать много разных сервисов, и мы не смогли бы взять их на самостоятельную поддержку, пришлось бы раздувать штат. Если бы создавали что-то абсолютно свое, то сильно бы зависели от конкретных разработчиков. Ушел программист – всё, проект встал. А тут не сломается система, это еще один плюс комплексного решения. С 2020 года проект пережил смену нескольких внутренних заказчиков без проблем и продолжает развиваться вместе с компанией».

– Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS

Дальше рассмотрим подробнее, как основные инструменты портала помогают сотрудникам взаимодействовать и получать новые знания.

Коммуникации на портале: главная страница, живая лента и работа с обратной связью

Корпоративным порталом ежедневно пользуются около 10 000 человек, причем до 35% уникальных пользователей регулярно читают новости на Главной странице.

Главная страница

Первое, что видишь при входе на портал – Главная страница, кастомизированная под фирменный стиль DNS. Здесь размещаются все сервисы для быстрого доступа и можно узнать самую актуальную информацию из новостной ленты. Это как зайти в open space офис – быстро встречаешь нужных коллег и сразу получаешь дозу свежих новостей.

Таргетированные новости

Актуальная и интересная повестка ленты новостей формируется из фокусов компании, текущих событий и тем, интересующих аудиторию. Бывают ситуации, когда оповестить о событиях нужно не всю компанию, а отдельные группы сотрудников. Лента новостей позволяет выделять группы пользователей, которые увидят контент. Таргетированные ленты новостей в DNS охватывают более 50% всех сотрудников, обеспечивая эффективное распространение информации.

Пользовательский контент (UGC)

Отдельные группы со своими лентами новостей позволяют объединять пользователей для общения на определенные темы. Это могут быть нерабочие активности (клубы по интересам) или группы для обмена идеями и кейсами по направлениям деятельности компании. В таких лентах все участники могут оформлять свой уникальный опыт в виде постов и вовлекаться в дискуссии с коллегами из разных регионов, с которыми было бы невозможно вот так быстро встретиться и перекинуться парой слов на интересующую тему.

«Дивизионы могут создавать новостные ленты под себя и делиться в них не только новостями о компании, доступными в общей ленте, но и жизненными вопросами, которые волнуют сотрудников. Это сближает и делает общение на портале более ценным».

– Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS

Обратная связь через HelpDesk

HelpDesk – отдельный сервис внутри корпоративного портала, через который можно задать вопрос, оставить идеи и предложения для улучшения рабочих процессов. Инструмент особенно полезен для новых сотрудников, которые еще не знают, к кому обратиться с конкретным вопросом. Если прямой руководитель занят здесь и сейчас и не может срочно ответить на вопрос, HelpDesk помогает не чувствовать себя потерянным и получить поддержку.

Все перечисленные сервисы помогают сотрудникам лучше адаптироваться к непривычным условиям, закрепиться на новой работе. Но еще один важный аспект в этом – удобный и эффективный процесс обучения, который автоматизирован в корпоративном университете на портале.

Корпоративный университет DNS

Корпоративный университет DNS на портале Битрикс24 позволил перейти от множества разрозненных источников обучения к единой платформе. Раньше обучение сотрудников проходило офлайн, в длительных командировках. На воркшопах нужно было предоставить теорию и практику. Сейчас теоретическое обучение проходит онлайн, поэтому командировки удалось сократить по времени.

«2020 год – был бумом коммуникаций в онлайне. Когда ковидные ограничения сошли на нет и люди вернулись в офис, не все инструменты остались ценными в офлайне. Битрикс24 это пережил и остается верным помощником в работе и обучении. Раньше у нас в практике были двухнедельные офлайн-интенсивы, где сотрудники по сути изучали теорию. Их удалось перевести в онлайн. Живые интенсивы тоже остались, но они сократились по времени и затратам, а участники приезжают уже теоретически подготовленными – можно разбирать практику, глубже погружаться в темы».

– Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS

Обучение сотрудников розничной сети происходит через распределенные команды. Учебные материалы готовятся внутри дивизионов. Федеральный офис DNS разрабатывает контент для руководителей и помогает дивизионам адаптировать материалы.

Модуль с университетом находится внутри корпоративного портала. Это позволяет сотрудникам обсуждать темы в процессе обучения, обмениваться опытом.

Главная страница университета представляет собой Личный кабинет сотрудника и состоит из важных блоков:

• Информация о текущей Программе Испытательного Срока (ПИС) или Индивидуальной Программе Развития (ИПР), которую проходит сотрудник;
• Обязательные развивающие действия. Сюда подтягиваются задания для для сотрудника из ПИС или ИПР;
• Рекомендуемые развивающие действия, которые сотрудник формирует для своего роста;
• Благодарности, полученные сотрудником от коллег за помощь в работе;
• Блок с курсами, которые были пройдены за месяц.

Доступ в университет сохраняется и в мобильном приложении Битрикс24. Раньше сотрудники могли учиться только на рабочем месте, доступ к базам знаний был локальным. Тестирование проходило только на рабочих компьютерах. Теперь изучать курсы можно с личного смартфона, как и проходить тесты. Это облегчает и ускоряет процесс обучения и тестирования сотрудников.

Автоматизация программ развития: как назначается обучение сотрудникам

Автоматизация обучения включает в себя Программы Испытательного Срока (ПИС) и Индивидуальные Программы Развития (ИПР). Программы состоят из обязательных развивающих действий, которые автоматически назначаются сотруднику (или группе) для адаптации в компании или повышения квалификации.

Также существуют рекомендованные развивающие действия, которые предлагаются системой для продвижения сотрудника в карьере. Он сам может брать на изучение предложенные системой материалы.

Чтобы получить от системы рекомендации по развитию, нужно зайти в наглядную схему путей развития сотрудника внутри организации и построить карьерный путь. Затем выбрать, какие из предложенных компетенций стоит прокачать.

Информация, об успехах сотрудника, что он изучает сейчас и какие действия закрывал за последний месяц, содержится в его профиле. Дашборд развития сотрудника показывает победы на пути к новой должности, активность сотрудника, в какие дни он наиболее продуктивен. Руководители с помощью фильтра могут быстро просматривать динамику обучения своих подчиненных.

Помощник в обучении и адаптации: чат-бот

Новым сотрудникам может быть сложно сразу сориентироваться на корпоративном портале компании.

Чат-бот помогает быстро найти информацию из базы знаний, а еще запустить бизнес-процессы по документообороту: заказать справку, подать заявление или выбрать другие услуги.

Результат и инсайты от внедрения HRM-портала

Корпоративный портал Битрикс24 стал для компании устойчивым цифровым решением, которое уже не один год переживает трансформацию процессов в компании, гибко подстраивается к изменениям.

Вот каких успехов удалось достичь с помощью HRM-портала:

• На корпоративном портале ежедневно работают около 10 000 человек;
• Более 50% пользователей читают новости в таргетированных лентах;
• Период отрыва руководителей от работы из-за командировок сокращен с 10 рабочих дней до 5;
• Программы обучения в 2024 году охватили более 33 000 сотрудников.

«В 2024 году мы глубже погрузились во взаимодействие с порталом. Развитие разных модулей портала в качестве отдельных проектов берут на себя внутренние заказчики. Инструменты аналитики Битрикс24 позволяют отслеживать, насколько изменения откликаются среди сотрудников. Хотя в определенные моменты времени нужно делать, а на статистику смотреть потом – сейчас именно такой период, идей много, очень ждем обновлений.

Вот инсайты, которые мы получили от работы с порталом за последний год:

• Если тебе что-то известно, это не значит, что это известно всем: распространять информацию о рабочих процессах и идеологии компании очень важно. Если для этого есть единый источник, это сильно упрощает жизнь, помогает прийти к неожиданным открытиям;
• Чем многограннее инструмент, чем больше обновлений происходит, тем важнее регулярно говорить пользователю о его возможностях, освещая это на широкую аудиторию. При этом не ждать сиюминутного отклика. Даже если 10-20 человек возьмут нововведения в работу – уже не зря».

– Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR‑сервисами и корпоративной информационной средой DNS