Автоматизация производителя кабельной продукции
1. Краткая информация о клиенте
Число сотрудников – 15 сотрудников (работает с Битрикс24 – 7 сотрудников);
Количество офисов/филиалов, география - Расположен в г. Санкт-Петербург.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Основной запрос: организовать работу в Битрикс24 для отделов продаж, проектирования и производства. Приглашение сотрудников на портал Битрикс24 с дальнейшей разработкой и внедрением организационной структуры компании. Жесткое разграничение прав доступа к блоку CRM в зависимости от должности, либо отдела компании. Организовать работу в Битрикс24 посредствам получения обращений с сайтов группы компаний, а также обращений с телефонных звонков. Автоматизация процессов.
До работы в CRM системе Битрикс24 вся работа велась посредствам использования электронной почты, а также эксель таблиц. Проблем возникало множество. Сотрудники просто забывали про входящие обращения со стороны клиентов так, как поток их очень велик, что в свою очередь приводило к огромным потерям денежных средств компании. Невозможность контроля сделок и сотрудников. Сложность коммуникации между отделами – все велось в мессенджерах и при помощи телефонной связи.
Основные критерии, которые играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24 — это широкий спектр возможностей CRM системы, позволяющий полностью закрыть потребность клиента в контроле и коммуникации с сотрудниками, а также видеть всю текущую информацию по сделкам и обращениям. Более того, здесь можно организовать шаблоны документов и выстроить основные бизнес-процессы компании.
Клиент выбрал именно нашу компанию из-за того, что мы имеем опыт создания бизнес-процессов. Также клиент выбрал нас из-за большого опыта интеграций со сторонними приложениями, в том числе телефониями.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Изначально была проведена первая встреча с бизнес-аналитиком и техническим специалистом. Были выявлены основные пожелания клиента по внедрению Битрикс24 в процессы компании. Также были проговорены основные этапы бизнес-процесса компании, что в свою очередь дало ясность в решении поставленной задачи. Далее были настроены воронки лидов и сделок, а также применена автоматизации за счет роботов. Далее была настроена организационная структура компании с разграничением прав доступа. После этого были реализованы интеграция с телефонией и настройка шаблонов документов.
В первую очередь решались проблемы отдела продаж, поскольку основные бизнес-процессы компании велись посредствам обработки писем и телефонных звонков. Специалисты нашей компании произвели настройку воронки лидов, для обработки входящих обращений. Также в воронке лидов были созданы роботы, для уведомления и контроля сроков сотрудников компании.
Создана воронка сделок и наложена автоматизация на них, в виде роботов: контроль оплат, отгрузки и закрывающих документов.
Затем производилась настройка карточек сделок, контактов и компаний. Также были произведены интеграции с сервисами телефонии и настройка шаблонов документов.
Для обучения и вовлечения пользователей проводились онлайн встречи, на которых было проведено обучение сотрудников основным инструментам Битрикс24 «Пользователь портала» и блока «СРМ». Для закрепления полученной информации сотрудникам даются простые задания по блокам портала Битрикс24. В течение недели мы собирали фидбэки, и дорабатывали воронку, чтобы клиенту и его сотрудникам было максимально удобно работать в Битрикс24.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Наиболее активно используется блок CRM, в котором сотрудники видят входящие заявки, а также ведут свои сделки. Благодаря автоматизации, сотрудники перестали терять обращения от клиентов, что в свою очередь увеличило количество положительных отзывов клиентов, обратившихся в компанию подрядчика. За счет того, что руководители своих отделов видят по каждому сотруднику его сделки и на какой стадии они находятся, стало проще распределять нагрузку, что в свою очередь увеличило эффективность работы персонала. Коммуникация через Битрикс24 облегчила общение между отделами, что в свою очередь увеличило скорость ответа на появившееся вопросы.
5. Преимущества от внедрения
Компания начала активно пользоваться Битрикс24. Посмотреть информацию о клиенте стало гораздо проще, чем раньше, поскольку сейчас все указано в карточке клиента.
Были решены проблемы сотрудников компании, которые теряли большое количество потенциальных клиентов. Вследствие проделанной работы в компании автоматизировали основные этапы работы с клиентами. Сотрудники фиксируют в CRM все запросы клиентов и условия для их выполнения.
Руководство теперь ставит задания, а также планы по продажам сотрудникам не через мессенджеры и телефоны, а в CRM. За счет этого контролировать результаты проще, а сотрудникам удобнее выстраивать расписание дня и работать максимально эффективно.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Настройка Битрикс24, и обучение осуществлены успешно. Сотрудники смогли быстро разобраться с функционалом и использовать его в работе. Процессы стали более прозрачными, что в свою очередь облегчило контроль по всем сотрудникам и их этапов работы.
