Каждому второму доводилось терять документы или переделывать проект из-за собственной невнимательности. Ошибаться — нормально. Ненормально, когда это в порядке вещей для целого отдела. Если сотрудники постоянно срывают сроки и увиливают от ответа на вопрос о задаче, для руководителя это повод задуматься.
Волшебной таблетки, после которой команда будет работать лучше, нет. Зато есть специальные сервисы, которые помогают скоординировать действия сотрудников и освободить подчиненных и себя от рутины.
В статье рассказываем, зачем нужны программы для совместной работы.
Как работают программы для совместной работы команд
Онлайн-сервис для совместной работы — это инструмент, который позволяет сотрудникам делать проекты в одном пространстве.
Обычно в программах для совместной работы решают такие задачи:
- Создают и обсуждают проекты, отслеживают прогресс.
- Согласовывают документы.
- Хранят и редактируют файлы.
- Переписываются в чатах и каналах с новостями, созваниваются.
- Ведут базу контактов и сделок в CRM.
Часто один сервис совместной работы совмещает несколько или даже все эти функции.
Зачем бизнесу платформа для совместной работы
Онлайн-сервисы и сайты для совместной работы подходят любому бизнесу — от стартапов из пяти человек до госструктур и международных корпораций. С ними рабочие процессы двигаются быстрее, ошибок становится меньше, а распределенным командам проще работать вместе.
Вот как выглядит работа компании с организованным рабочим пространством и без:
| До внедрения платформы для совместной работы | После внедрения платформы для совместной работы |
| Хаос в процессах — сотрудники получают задачи устно или в разных сервисах, путаются, кто в ответе за проект. Руководитель не понимает, чем занята команда. Сотрудники срывают сроки. | Руководитель распределяет задачи в общем трекере, там же отслеживает прогресс. Бизнес-процессы всем понятны. Компания быстрее достигает целей. |
| Файлы хранятся на личных дисках. Чтобы коллеги увидели изменения в документе, его нужно переслать по почте. В версиях одного и того же документа легко запутаться, поэтому сотрудники часто ошибаются. | Документы лежат в надежном облачном хранилище. Внести правки может любой, у кого есть доступ к файлу. Версия обновится у всех автоматически — тратить время на то, чтобы переслать новый файл по почте, не придется. |
| Заявки клиентов обрабатывают через раз. Если менеджер уходит в отпуск или заболевает, его задачи никто не подхватывает. По пропущенным вызовам в нерабочее время не перезванивают, потому что телефоны не сохраняются в базе. | Сотрудники обрабатывают заявки клиентов в CRM-системе. Даже если один из менеджеров перестал выходить на связь, его клиента может подхватить руководитель — у него есть все данные. Заявки не теряются, заказы готовят и отправляют вовремя. |
| Сотрудники решают вопросы только лично в офисе. | В компании есть удаленные работники, и это не влияет на рабочие процессы. |
| Каждый сотрудник использует несколько программ и переносит данные из одной в другую вручную. | CRM, электронная почта, календари, чаты, диск — все под рукой. Сотрудники тратят меньше времени на рутину. |
| Руководитель не видит всей картины целиком, лишь ее части. Чтобы понять, как дела с проектом, ему нужно лично поговорить с каждым подчиненным или собрать их на общую планерку. Часто о проблемах он узнает последним. | Отчеты помогают отслеживать прогресс по проектам, развивать команду и компанию. |
Какие функции программ полезны командам
Когда выбираете программу или приложение для совместной работы над проектами, учитывайте потребности команды, ее размер и состав, особенности бизнеса. Одним для работы понадобится CRM-система, чтобы все сделки были как на ладони. Другим — канбан-доска, чтобы управлять разработкой IT-продукта. Еще будут полезны такие функции:
Разберем на примере Битрикс24, как это работает.
Чаты, каналы и видеозвонки
Коллегам не нужно собираться в офисе, чтобы что-то обсудить, — они могут переписываться в чатах, каналах и ленте новостей, ставить встречи в календарях и созваниваться по задачам проектов. Это особенно важно для распределенных команд.
CRM
Ключевой инструмент для продажников — в CRM-системе принимают заявки, отслеживают, на каком этапе сделки, анализируют показатели.
В CRM Битрикс24 хранится вся информация о клиентах — из какого канала пришли и как с ними связаться, сколько раз общались с менеджером и на какую сумму купили товары или услуги. Отчеты формируются автоматически — руководитель отдела может в любой момент проверить, сколько продаж сделал каждый сотрудник.
Онлайн-редактор документов
Внутри Битрикс24 можно работать с документами — создавать и редактировать, оставлять комментарии и вносить правки одновременно с коллегами. Все изменения сохраняются автоматически, любую старую версию можно восстановить.
Общий диск
Файлы можно хранить на общем диске Битрикс24, а доступ к ним — настраивать. Тот, у кого нет прав, не сможет открыть и уж тем более скачать конфиденциальный документ.
Календарь
В Битрикс24 можно планировать и проводить онлайн-встречи даже с внешними участниками. Организатор создает событие, добавляет людей и выбирает время — уведомление коллегам приходит автоматически.
Менеджер задач
В проектах и задачах можно назначать ответственных и наблюдателей, устанавливать сроки и приоритет. Платформа сама напоминает о дедлайне и сообщает, если в задаче что-то изменилось.
Канбан-доска
В Битрикс24 можно создавать канбан-доски под любой проект и отслеживать прогресс.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта похожа на график, который показывает, на каком этапе каждая часть проекта. Инструмент показывает:
- над чем сейчас работает команда;
- почему, если не закрыть одну задачу вовремя, все посыпется, как домино;
- где команда отстает от плана.
Рабочие группы
В Битрикс24 пользователи могут объединяться в группы — создавать проекты, чаты, папки на Диске, которые доступны определенным людям. В такое рабочее пространство можно добавить и внештатных сотрудников — у них будет доступ только к определенной группе.
База знаний
В ней собирают материалы по проектам. Так каждый знает, кто чем занят, даже коллеги из разных отделов. А еще базы знаний помогают обучать новичков.
Мобильная версия
Приложение для совместной работы помогает решать задачи и оставаться на связи, даже когда вы возвращаетесь домой после деловой встречи или застряли в пробке по дороге в офис.
Частые вопросы о сервисах для совместной работы
В онлайн-сервисах для совместной работы создают задачи, назначают ответственных, отслеживают сроки и прогресс. Например, в Битрикс24 для этого есть чаты, видеозвонки, канбан-доски, диаграмма Ганта, диск и онлайн-редактор, календарь и мобильное приложение для совместной работы над задачами.
Ответьте себе на такие вопросы:
- Что нужно сотрудникам? Одной команде достаточно чата и онлайн-редактора для документов, другой не обойтись без видеоконференций, канбан-доски и приложения для совместной работы с документами. Посмотрите, что предлагает конкретная платформа.
- Удобно ли пользоваться платформой? Интерфейс должен быть понятным — это можно проверить в демоверсии.
- Сколько готовы потратить? Небольшим командам часто достаточно функций бесплатных программ, а компании побольше могут подобрать инструменты по гибкому тарифу.
Есть бесплатные программы для совместной работы. В отличие от платных, в них ограничивают число пользователей или дают доступ только к части функций.
Что в итоге
- Сервис для совместной работы — это инструмент, который позволяет команде работать над проектами и задачами, даже если они не сидят рядом в офисе. Цель — создать общее пространство для всех сотрудников.
- Обычно в программах для совместной работы доступны такие функции: ставить задачи, вместе готовить и редактировать документы, отслеживать прогресс проекта, общаться в чатах.
- Без платформ для совместной работы сотрудникам неудобно вести проекты.
- Чтобы правильно выбрать портал для совместной работы, нужно учесть специфику бизнеса, размер команды, будущие задачи.
