Как мы организуем крупные ивенты в одном окне: пошаговая инструкция команды Битрикс24

Кто мы и о чем речь

Наша ивент-команда состоит из пяти человек. Один занимается онлайном — вебинарами и онлайн-конференциями, остальные ведут офлайн-интеграции: фестивали и спецпроекты. Есть понятные форматы вроде отраслевых конференций, куда мы выходим с простыми стендами, а есть истории, где бренд-зону нужно придумывать с нуля. Все это команда придумывает, менеджерит и реализует сама, без ивент-агентства: к внешнему подрядчику мы обращаемся, по сути, только за застройкой.

Этим летом мы почти без паузы провели две такие большие интеграции — на музыкальном фестивале Chess & Jazz и на спортивном IRONSTAR. Два совершенно разных по духу события: модный городской фестиваль и триатлон на три дня. И оба проекта, от первой идеи до отчетного поста, целиком уложились в один продукт. Дальше покажу это по шагам, где на каждом этапе подготовки свой инструмент и вся цепочка складывается в единую воронку, из которой мы почти не выходим.

Шаг 1. Концепция и мудборд — на досках

Любая интеграция начинается с анализа: что бренд сейчас транслирует, какая на площадке аудитория и атмосфера, какой элемент продукта органично впишется в формат. Например, на лайфстайл-фестивале стенд про CRM был бы неуместен, а тема совместной работы ложится хорошо. Для двух летних проектов мы нашли общую идею: work-life balance и освобождение времени. Для Chess & Jazz она превратилась в слоган «Битрикс24 — там, где хочется быть вместе».

На старте все это собирается в Битрикс24 Досках. Туда мы складываем первые наброски концепции и все референсы подряд — по застройке, дизайну, мебели, мерчу. Получается один визуальный холст, где виден весь замысел целиком, а не разрозненные картинки по переписке. Когда концепция на доске оформилась, она отсюда же уходит дальше — в работу к дизайнерам. Здесь начинает закладываться структура, которой креативному процессу обычно и не хватает.

Шаг 2. Задачи дизайнерам — через Потоки

Дизайн мы дробим сразу на небольшие задачи — полиграфия, карточки активностей, мерч, элементы стенда, — не сваливая все в одну общую «сделать дизайн». Дальше начинается самое удобное. Задачу мы не назначаем конкретному человеку вручную, а кидаем в тематический поток: например, в поток продакшен-направления. Поток сам показывает свою загрузку: сколько задач в ожидании, сколько в работе, какая эффективность, — и команда внутри него разбирает задачи и назначает ответственного сама. Мне как менеджеру не нужно держать в голове, кто сейчас перегружен, а кто свободен: я вижу это прямо в потоке и просто ставлю задачу туда.

Для команды это снимает главную боль креативного аврала — ощущение, что непонятно, за что хвататься и кто что делает. И штатные, и привлеченные дизайнеры видят свои задачи, дедлайны и зоны ответственности, а вся переписка по макету идет внутри задачи, а не в личных сообщениях.

Шаг 3. Готовые макеты — на диске, в общем контуре

Когда макеты готовы, их нужно передать подрядчику, и здесь важна не сама передача файлов, а то, что она не выводит нас из системы. Дизайн-макеты почти всегда тяжелые и в разных форматах, и обычно их гоняют по почте и мессенджерам, где они то не открываются, то теряются между людьми. У нас дизайнеры складывают проверенные макеты на Битрикс24 Диск, а мы отдаем подрядчику одну ссылку с доступом.

Файлообменник, конечно, есть у всех, но выигрыш здесь в едином контуре: макеты лежат рядом с задачами, по которым их делали, и с документами, по которым их будут оплачивать. Правки вносятся в одном месте, у команды и у подрядчика доступ к одной и той же актуальной версии, и никто не собирает файлы по десяти чатам. Внешнему исполнителю это тоже удобно: ему не нужно регистрироваться и осваивать систему — достаточно ссылки.

Шаг 4. Созвоны внутри системы даже с внешними подрядчиками

Дальше идут обсуждения — и внутри команды, и с застройщиками, — и они тоже не выводят нас наружу. Встречи мы проводим в Битрикс24. С внешними подрядчиками помогают Битрикс24 Проекты AI: подрядчика можно пригласить в проект как гостя — по ссылке, без полноценного аккаунта и доступа к остальной информации компании. Он общается в чатах, работает с задачами и участвует во встречах прямо внутри проекта, не переключаясь на сторонние мессенджеры.

После встречи по ее итогам собирается BitrixGPT Follow-up — короткое резюме договоренностей, из которого сразу расставляются новые задачи: и на внешних застройщиков, и на внутреннюю команду. Итоги созвона при этом подводит ИИ, так что ничего не теряется между «поговорили» и «сделали». То есть даже согласование с партнерами со стороны остается внутри той же системы, что и все остальное.

А когда задач и обсуждений становится много, на помощь приходит Коворк/Код: он связан с Битрикс24 и видит всю переписку и задачи проекта, поэтому делает сводки по комментариям и подсказывает приоритеты — что горит и за что браться в первую очередь. Отдельно выручает после отпуска: если участник выпал из подготовки на неделю — другую, Коворк быстро пересобирает ему контекст: что происходило за это время, какие решения приняли и что изменилось, вместо того чтобы вручную отматывать десятки сообщений. Там же можно оперативно собрать презентацию, таймлайн проекта или отчеты или проанализировать сметы подрядчиков.

Шаг 5. Документы — через смарт-процессы

Дальше идет то, что обычно тонет в переписке, — договоры и счета. У нас это смарт-процессы: отдельные рабочие сценарии, где документ движется по этапам. На согласование договора заводим смарт, вносим всю информацию по подрядчику и услугам (что оказывает, даты, отгрузка), прикладываем сам договор — и он уходит на юристов и бухгалтерию. Оплата счета — тоже смарт, уже бухгалтерский: подгружаем счет, он проходит согласование у руководителя и уходит в оплату. Весь путь виден в одной карточке: отправлен ли договор, вернулся ли с правками, заведен ли счет, завизирован ли, — а обсудить вопрос можно в чате прямо там же. Креатив с прошлых шагов и эта финансовая рутина идут не в разных программах, а рядом.

Шаг 6. Само мероприятие — сбор контактов через формы и CRM

К этому моменту все готово и система продолжает работать уже на площадке. Один из сценариев игровой механики — собрать контакты гостей: человек оставляет их в форме, чтобы, например, участвовать в розыгрыше, и там же дает согласие на обработку персональных данных. Контакты сразу попадают в CRM — без бумажных анкет и сторонних сервисов, с корректно оформленным согласием. Через ту же форму удобно проводить и опрос гостей прямо на стенде: через готовую форму, ответы из которой тоже собираются в системе.

Шаг 7. Итоги — в Ленте или новостных каналах

После мероприятия мы разбираем результаты на созвоне и рассказываем о них всей компании в Ленте — на внутренней корпоративной стене, как в соцсети. Мы публикуем отчет в логике самой игровой механики, с благодарностью всем причастным, — и результат проекта таким образом доходит сразу до всех коллег, не выходя из того же контура, в котором мы его готовили. Круг замыкается: идея, продакшен, документы, площадка и итоги — все прошло через одну систему.

Про мерч — та же схема

Мерч мы готовили под оба ивента и вели по тем же шагам: референсы — на досках, задача на дизайн — через поток, согласование — смартом. На Chess & Jazz звездой стал «аклет», брендированный держатель для телефона: обычные телефонные шнуры на фестивалях приелись, а мы хотели вещь, которую человек захочет носить и после площадки, поэтому осознанно уменьшили логотип ради носибельности. Также сделали кожаный картхолдер и стикеры для ноутбуков.

Что из этого следует

Два совершенно разных проекта прошли по одной и той же цепочке, где мы использовали все инструменты Битрикс24 для работы. Ровно поэтому нам и не нужно внешнее агентство: весь проект — от первой идеи до финального счета и отчета — собирается в одном окне. Обратная связь быстрее, правки вносятся сразу, а рутина и креатив идут рядом и не мешают друг другу.

Креативной команде организованность нужна не меньше, чем любой другой, — просто ей особенно важно, чтобы среда не убивала гибкость. Нам подошла та, что мы делаем сами. И если у вас есть инструмент, в котором задачи, документы, файлы, встречи и общение живут вместе, большие и сложные ивенты вполне реально вести своими силами — при условии, что внутри хватает рук.