Как создать удаленную команду и управлять ее работой

Чем хороша и плоха удаленка

Плюсы

Больше свободы, меньше стресса и времени на дорогу до офиса — основные выгоды удаленки для сотрудников. Они работают из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому могут чаще путешествовать, совмещать задачи и личные дела, не выгорая.

Для работодателей в удаленке тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. А еще экономить на аренде и обустройстве рабочих мест, коммунальных услугах, клининге.

Минусы

В формате хоум-офис сотрудникам сложнее настроиться на работу и приступать к задачам, чувствовать себя частью большой команды. А иногда даже понимать, что от них нужно в проекте, — многие привыкли обсуждать вопросы с коллегами лично в офисе.

При этом в управлении удаленными сотрудниками руководителю сложнее:

• оценивать продуктивность подчиненных;
• контролировать их рабочее время;
• ставить задачи и отслеживать выполнение;
• проводить онбординг;
• поддерживать командный дух участников.

Проблемы удаленной работы решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления распределенной командой.

Что нужно сотруднику для работы из дома

Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке. Если у кого-то нет техники или платного софта, то их предоставляет работодатель.

Чтобы ставить и отслеживать задачи, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте платформу для совместной работы.

В таких сервисах обычно есть таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, ЭДО, облако для файлов и другие функции. Все инструменты собраны в одном месте — пользователям не нужно переключаться между разными сервисами.

Как общаться с коллегами на удаленке

От того, как успешно компания сможет организовать удаленную работу сотрудников, зависит прибыль бизнеса. Когда участники разбросаны по всему свету, в первую очередь страдает общение. Вот несколько простых инструментов, которые делают его комфортным и доступным:

1. Чаты — командные или личные, проектные или общие — это удобный способ совместно обсуждать вопросы и быстро находить ключевую информацию по проектам.
2. Аудио- и видеосвязь — виртуальный конференц-зал для тех, кто находится далеко друг от друга. Инструмент-помощник для мозговых штурмов и планерок.
3. Виртуальное хранилище и онлайн-редактирование документов — есть сервисы, которые не только упорядоченно хранят все файлы в одном месте, но и позволяют работать в них совместно. А это значит, что вопрос можно обсудить в комментариях к конкретному участку текста, не выходя из документа.

Чтобы постоянно не переходить в отдельные сервисы, компании используют платформы для совместной работы распределенных команд, которые объединяют разные инструменты для быстрой и удобной связи всех участников.

Как настроить коммуникацию в распределенной команде

Чтобы все работали согласованно, составьте общие правила, как сотрудникам организовать удаленную работу вне офиса:

Составьте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и как часто. Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, на которой команда делится планами, обсуждает задачи и вопросы.

Договоритесь, какие каналы связи будете использовать. Выберите один основной и один запасной. Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея.

Обсуждайте работу в проектных чатах или таск-менеджере. Публикуйте новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах в одном месте. Обсуждайте там только задачи, чтобы найти информацию было легко.

Создайте отдельные чаты для отделов, проектов и неформального общения. Это ускорит взаимодействие и не будет отвлекать коллег от работы.

В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. В каждом из них доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, голосовые сообщения, цитирование, упоминание участников.

Ставьте задачи только в планировщике. Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Задайте универсальное правило — если о чем-то договорились в чате или на созвоне, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.

Систематизируйте документы и файлы в облаке. Разграничьте доступ, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.

Составьте базу знаний. Сохраняйте в ней полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.

Выберите инструмент с мобильной версией — она позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на запросы в любом месте. К примеру, у Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что и в десктоп-версии.

Какой режим установить для удаленного сотрудника

Удаленная работа — не фриланс, поэтому сразу задайте рабочий ритм. Ниже даем несколько советов, которые позволят соблюсти баланс между дисциплиной и свободой для удаленщиков:

• Если переводите сотрудников в онлайн, оставьте тот же режим, который действовал в офисе.
• Если создаете удаленную команду с нуля, установите общее начало и конец рабочего дня. Если сотрудники в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве.
• Подходы к тому, как контролировать работу сотрудников на удаленке, отличаются. Если вам в первую очередь важен результат, позвольте сотрудникам самостоятельно планировать время. Не устанавливайте жестких рамок, а продуктивность отслеживайте при помощи таск-трекера.
• Установите количество и продолжительность перерывов. Если жесткий контроль сотрудников на удаленке не нужен, предоставьте сотруднику возможность использовать 1–2 часа рабочего времени, чтобы решать личные вопросы. Такая гибкость выгодна всем — вы не оформляете официальный отгул, а подчиненный не мучается от зубной боли до выходных.

Как планировать рабочие задачи

Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Чтобы исполнители точно знали, что и когда сделать, используйте планировщики:

• Таск-трекер — инструмент, в котором руководитель распределяет работы и устанавливает сроки. Задачу ставят внутри групп и проектов, назначают ответственного и исполнителей, а также наблюдателей, которые ее контролируют.

  

• Канбан — виртуальная доска с простым интерфейсом. Она показывает стадии, на которых находится каждая задача по проекту, и помогает лучше распределять ресурсы в команде. Можно создавать как индивидуальные доски, так и общие для совместной работы над проектом.

  

• Календарь — самый простой инструмент для управления задачами и событиями. Возможностей для визуализации в нем намного меньше, чем в CRM-системах. Им есть смысл пользоваться в случае, когда вся коммуникация в команде целиком построена на инструментах Google.

  

Введите планировщик как обязательный инструмент в управлении задачами сотрудников, чтобы исполнители видели, кто за что отвечает, а руководитель ничего не упустил.

Как контролировать работу

Важна и система контроля удаленной работы. Для этого можно использовать сервисы учета рабочего времени.

Принцип работы таких сервисов схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день. Если отлучается по личным вопросам или уходит на обед, то нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».

Роль HR в организации удаленной работы

HR-менеджер активно участвует в переводе сотрудников на удаленку:

1. Отслеживает, достаточно ли команде инструментов для комфортной работы вне офиса, не снизилась ли мотивация.
2. Проводит онбординг — знакомит новичков с правилами в команде.
3. Контролирует отпуска, больничные или отгулы, чтобы руководитель нашел замену участнику и перераспределил обязанности.
4. Оформляет трудовые договора с новыми сотрудниками. Подписание договора с кандидатом, который находится в другом городе или стране, может затянуться. Чтобы сотрудник приступил к работе как можно скорее, обменивайтесь документами онлайн. В Битрикс24 для этого есть Кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Как поддерживать командный дух на удаленке

Сохранять рабочий настрой просто, когда коллеги собираются за одним столом на мозговой штурм, устраивают корпоративы и делятся мыслями в обеденный перерыв. Но в распределенной команде задача усложняется. Вот несколько способов, которые помогут сплотить сотрудников на удаленке:

• Чат хороших новостей. Создайте групповой чат, в котором сотрудники смогут делиться всем, что их радует и вдохновляет — забавными мемами на злобу дня, фотоотчетами из отпуска, смешными историями. Это не самый важный инструмент для работы, но он отлично объединяет, снижает стресс, помогает разрядить обстановку.
• Мозговые штурмы. Используйте видеоконференции и видеочаты. На звонке можно включить демонстрацию экрана и провести яркую презентацию.
• Честная обратная связь. Хвалите продуктивных сотрудников, оставляйте комментарии к задачам, публикуйте дайджесты о событиях, которые происходят в компании, — все это отлично мотивирует и укрепляет командный дух.
• Неформальное общение онлайн. В время адаптации к удаленке сотрудникам особенно остро не хватает живого контакта с коллегами. Помочь команде лучше узнать друг друга и преодолеть психологические сложности помогут онлайн-активности, например совместные занятия йогой, викторины и челленджи.

Частые ошибки

Когда действия сотрудников не согласованы, компания теряет время и деньги. Переходя на удаленку, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• Команда общается в разных мессенджерах. В таких условиях легко упустить важную информацию. Удобнее, когда все собрано в одном месте. Все каналы общения объединены в одном пространстве, в котором сотрудники остаются в курсе новостей, вовремя отвечают на сообщения, проводят онлайн-встречи.
• Нет регламентов для созвонов. Если заранее не определить время видеоконференции и не составить список тем для обсуждения, то она вместо запланированного часа продлится два. Решение — пишите адженду, ограничивайте время для выступлений и вопросов.
• Нет сроков выполнения задач. Грамотный тайм-менеджмент — основа успешной работы из дома. Чтобы сотрудники могли планировать рабочие дни, четко озвучивайте сроки для каждой задачи. Исполнители должны понимать, когда и что вы хотите от них получить.
• Задачи теряются в групповых чатах. Все поручения переносите из чата в таск-менеджер, назначайте ответственных и сроки.
• Чрезмерный контроль. Ничего хорошего не выйдет, если требовать от подчиненных, чтобы они моментально отвечали на сообщения, каждый час уточнять, точно ли они на рабочих местах. Это выглядит как недоверие и неуважение, порождает конфликты. Используйте систему управления задачами сотрудников. Распределяйте работу, отвечайте на вопросы, отслеживайте выполнение, ведите учет рабочего времени в одном пространстве.