Как создать удаленную команду и управлять ее работой

Что такое удаленная команда

Удаленная команда — это группа сотрудников, которые не работают в офисе и взаимодействуют через цифровые инструменты. Иногда работать дистанционно могут лишь некоторые члены команды, а иногда почти все.

Пик популярности формата пришелся на пандемию коронавируса: офисы закрыты, на улицу выходить нельзя, но работать нужно. Оказалось, что с помощью разных инструментов и сервисов рабочие процессы можно организовать вне офиса:

• коммуникацию — в мессенджерах и сервисах видеозвонков;
• отслеживание задач — в таск-трекерах и CRM-системах.

Чем удаленная команда отличается от распределенной

Распределенная команда — это формат, при котором люди изначально работают из разных городов и даже стран. Процессы выстроены асинхронно — так, чтобы сотрудники в разных часовых поясах могли эффективно взаимодействовать. Удаленные сотрудники обычно находятся в пределах одного города.

Чтобы разобраться и не путать два формата, сделали таблицу:

Также есть гибридный формат работы, когда сотрудник, например, три дня работает удаленно и два дня из офиса. График зависит от договоренностей с компанией.

Преимущества удаленной команды

Все преимущества вытекают из того, что бизнесу необязательно физическое присутствие на рабочем месте.

Во-первых, сокращаются расходы на содержание офиса. На одного человека нужно не меньше 4,5 квадратных метра площади. Получается, что компании из 210 сотрудников требуется офис почти на тысячу квадратных метров. На окраине Москвы аренда такой площади обойдется минимум в миллион рублей ежемесячно.

Во-вторых, больше кадровых возможностей. Компания может нанимать лучших специалистов, которые живут в других городах или странах, или точнее подбирать экспертов под узкую задачу. Например, если требуется переводчик с редкого языка.

Третье — появляется гибкость в процессах. Удаленка дает больше свободы сотрудникам. В итоге команда сосредоточена на результате, а не на часах, проведенных в офисе.

С какими сложностями сталкиваются удаленные команды

1. Самый большой вызов — коммуникация в команде. Например, сотрудник может потерять важное сообщение в мессенджере или на почте. Важные звонки нужно планировать заранее, ведь опции «обсудить у кулера» тут нет. К тому же иногда рабочий день менеджера может состоять только лишь из конференций в Zoom.
2. Многим руководителям труднее дается управление командой, которую не видно. Может появиться микроменеджмент: «А присылай мне статус по задачам раз в час!». Другая сложность — нечеткие задачи. Сотрудники могут неверно расставлять приоритеты, из-за этого больше ошибаться и терять дисциплину.
3. Отсутствие живого общения может вызывать у сотрудников чувство одиночества. Они не считают себя частью коллектива, чаще выгорают и не находят мотивации для профессионального роста.

Хорошая новость в том, что все эти сложности можно преодолеть. Рассказываем как.

Как создать удаленную команду

Определите формат работы

Удаленная работа не фриланс, и сотрудник должен это понимать. Вот несколько советов, которые помогут соблюдать баланс между дисциплиной и свободой:

• Если сотрудник раньше работал в офисе, а теперь переходит на удаленку, оставьте прежний график.
• Если создаете удаленную команду с нуля, установите общее начало и конец рабочего дня. Если она еще и распределенная, введите общее окно для звонков — например, с 11:00 до 16:00 по московскому времени.
• Если вам в первую очередь важен результат, позвольте сотрудникам самостоятельно планировать время. Не устанавливайте жестких рамок, а продуктивность отслеживайте при помощи таск-трекера.
• Установите количество и продолжительность перерывов. Если жесткий контроль сотрудников на удаленке не нужен, дайте сотруднику возможность использовать один-два часа рабочего времени, чтобы решать личные вопросы. Такая гибкость выгодна всем: вы не оформляете официальный отгул, а подчиненный не мучается от зубной боли до выходных.

Выберите инструменты

Базовый набор выглядит так: корпоративный мессенджер, хранилище файлов, таск-трекер и сервис для видеозвонков.

Чтобы постоянно не переходить в отдельные сервисы, компании используют платформы для совместной работы распределенных команд, которые объединяют разные инструменты для быстрой и удобной связи всех участников.

Настройте процессы

Удаленка не работает, когда в компании никто не понимает, как ставить задачи, принимать решения, соблюдать стандарты качества и договариваться. Вот несколько быстрых советов, которые помогут:

1. Подготовьте инструкцию «Как мы работаем». Расскажите, как пользоваться корпоративными инструментами, работать с задачами, где искать информацию о сотрудниках и кто за что отвечает.
2. Опишите стандарты качества. Какие этапы должен пройти проект от идеи до финала: кто ставит задачи, какая цель, сроки. Кто подключается на каждом этапе. Где смотреть результат и как понять, что он качественный.
3. Распределите зоны ответственности. Это внесет ясность в рабочий процесс, поможет команде работать слаженно, а руководителю — не тонуть в операционке и заниматься стратегическими задачами.

Определите правила коммуникации

• Составьте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и как часто. Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, на которой команда делится планами, обсуждает задачи и вопросы.
• Договоритесь, какие каналы связи будете использовать. Выберите один основной и один запасной. Использовать личные аккаунты в мессенджерах не лучшая идея: рабочая переписка смешивается с приватной и сотрудник становится невнимательным.
• Обсуждайте работу в проектных чатах или таск-менеджере. Публикуйте новости, сообщайте о форс-мажорах, предупреждайте о срочных созвонах в одном месте. Обсуждайте там только задачи, чтобы найти информацию было легко.
• Создайте отдельные чаты для отделов, проектов и неформального общения. Это ускорит взаимодействие и не будет отвлекать коллег от работы.

Как управлять удаленной командой

Создайте условия, где каждый сотрудник будет знать цели компании, правила и понимать свою ответственность.

Фокус на результатах, а не на времени

Фиксируйте цели на период — неделю, две, месяц, квартал. Для каждой выберите ответственного, обсудите ресурсы и разбейте большую цель на конкретные задачи. Например, «Выпустить восемь статей и получить 10 000 трафика через два месяца». В такой формулировке понятен объем, сроки и критерии качества.

Понятные задачи

Ведите работу в таск-трекере — обсуждайте задачи, сроки, статусы, результаты и материалы. Правило «если задачи нет в трекере — ее не существует» поможет соблюдать дисциплину. Каждый член команды будет понимать, что ему делать сегодня, что — завтра и как выполнить задачу качественно.

Регулярная коммуникация

Оставьте минимум встреч, но сделайте их регулярными. Например, можно использовать такой план:

1. Раз в день — короткий стендап на 15 минут. Каждый сотрудник рассказывает, что он сделал вчера и что будет делать сегодня.
2. Раз в неделю — большая планерка. Участники команды обсуждают приоритеты, разбирают задачи и задают друг другу вопросы.
3. Раз в месяц — звонок один на один с каждым сотрудником. Помогает отслеживать настроения в команде и, например, вовремя заметить, что ключевому участнику пора сходить в отпуск.

После каждого звонка делайте фоллоу ап: что решили, кто это делает, когда будет результат.

Контроль выполнения задач

Давайте сотрудникам свободу, но оговаривайте границы. В первую очередь это касается решений — кто может их принимать, где нужна проверка, кто согласовывает финал. Например, UX-дизайнер может сам продумать сценарий в приложении, но окончательный макет должен одобрить менеджер продукта.

Смотрите на скорость, с которой задача проходит через ключевые этапы, где возникают одинаковые ошибки. Если что-то постоянно ломается — это сигнал, что процесс можно улучшить: пересмотреть инструкцию, составить чек-лист для самопроверки или продумать автоматизацию.

Поддержка командного духа

Сохранять рабочий настрой просто, когда коллеги собираются за одним столом на мозговой штурм, устраивают корпоративы и делятся мыслями за кофе. Но в распределенной команде задача усложняется. Вот несколько идей, которые помогут сплотить сотрудников на удаленке:

• Чат хороших новостей. Создайте групповой чат, в котором сотрудники смогут делиться всем, что их радует и вдохновляет: забавными мемами на злобу дня, фотоотчетами из отпуска, смешными историями. Это не самый важный инструмент для работы, но он отлично объединяет, снижает стресс, помогает разрядить обстановку.
• Честная обратная связь. Хвалите продуктивных сотрудников, оставляйте комментарии к задачам, благодарите команду за вклад в проекты.
• Новости о компании. Публикуйте дайджесты о событиях, которые происходят в компании, собирайте пожелания о работе и процессах.
• Совместные активности онлайн. Занимайтесь вместе йогой, устраивайте квизы и книжные клубы, собирайтесь на кинопросмотры. Это поможет команде лучше узнать друг друга.

Инструменты для управления удаленной командой

Корпоративный мессенджер

Для коммуникации в удаленной команде удобнее всего корпоративный мессенджер, который встроен в рабочее пространство:

1. Если сотрудник в одном месте решает и личные, и рабочие дела, граница между работой и отдыхом стирается. Человек может отвлечься, потерять важное сообщение или по ошибке отправить мем в чат с руководителем.
2. Можно легко управлять ролями и доступами. Например, в обычном мессенджере администратор вручную следит за составом каждого чата, а в корпоративном есть встроенная структура. Можно один раз настроить роли и доступы — тогда новый сотрудник будет автоматически попадать в нужные чаты.
3. В корпоративный мессенджер попадают только авторизованные пользователи. Риск, что к чувствительным данным компании получит доступ сторонний человек, снижается.

Как выбрать мессенджер, рассказывали в отдельной статье. Здесь поделимся простым алгоритмом:

В мессенджере Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые каналы и чаты, созваниваться, ставить задачи прямо из аудиосообщений и создавать стикерпаки (отлично объединяют любые команды!).

Таск-трекер

Основа для работы удаленной команды. Позволяет создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки, управлять проектами и оптимизировать работу.

Таск-менеджеры экономят время, повышают продуктивность и структурируют проект. Сотрудник может сам оценить свою загруженность, расставить приоритеты и сроки, а руководитель избавляется от необходимости микроменеджмента.

Выбор планировщика зависит от размера вашей команды и задач. Например, небольшому коллективу достаточно простого сервиса, где можно фиксировать задачи, сроки и исполнителей. А крупной компании потребуется возможность настраивать автоматизацию, управлять сервисными процессами и следить за доступами.

В таск-менеджере Битрикс24 можно гибко управлять проектами: ставить задачи с чек-листами, строить диаграммы Ганта и канбан-доски, автоматизировать рутину и использовать AI.

Сервис для видеозвонков

Позволяет удаленной команде синхронизироваться, планировать задачи и обсуждать трудности. Обычно при выборе инструмента компаниям важно количество участников, качество изображения и звука, а также возможность записывать звонки.

В Битрикс24 видеосвязь встроена в мессенджер. Участники встречи могут показывать экран и общаться во внутреннем чате, а резюме встречи готовит искусственный интеллект.

КЭДО

Еще удаленным командам потребуется сервис для кадрового электронного документооборота. Так получится подписывать локальные акты и документы удаленно. Это можно организовать с помощью Битрикс24 КЭДО.

Советы по управлению удаленной командой

Поделимся несколькими рекомендациями:

1. Проверяйте на собеседовании гибкие навыки: самоорганизацию, умение писать понятные сообщения и отчеты. Спросите, работал ли сотрудник удаленно, если да — как организовывал рабочий процесс.
2. Договоритесь о времени, когда нужно быть на связи. Задайте два-четыре часа в день, когда все участники должны быть доступны для быстрых вопросов и обсуждений. Остальное время — индивидуальная работа. Так сотрудники будут понимать, когда можно быстро уточнить информацию или согласовать задачу. При этом не будут стрессовать, если им кто-то напишет по работе, например, вечером.
3. Закладывайте время на согласования, уточнения и ожидание ответа.
4. Отслеживайте настроение команды. На удаленке сложнее увидеть, что у человека много задач и он не справляется. Но есть косвенные признаки, что ему нужно помочь, — например, когда он пишет вечером в корпоративный мессенджер, агрессивно отвечает коллегам или сутками молчит.
5. Проводите общие собрания. Командам важно осознавать вклад в развитие бизнеса, на удаленке это сложнее. Регулярные собрания с корпоративными новостями помогут выстроить связь между топ-менеджментом и линейными сотрудниками.
6. Контролируйте в меру. Если вы постоянно будете просить статусы задач, задавать однотипные вопросы «А тут что у нас? А когда сделаешь?», сотрудники будут напрягаться от постоянного контроля и чаще ошибаться.

Частые вопросы