51% сотрудников российских компаний работают в гибридном формате, согласно исследованию консалтинговой компании get experts. В офисе постоянно находится 41%, полностью на удаленке — 8%. Если компания работает в гибридном формате, могут возникать проблемы. Например, сотрудникам не хватает свободных переговорных комнат или большая часть рабочих мест пустует, сложно проводить совмещенные планерки. Поэтому руководителю важно понять, сколько нужно рабочих мест и как их распределять, как организовать встречи и совместную работу команды.
Что такое гибридный офис и чем он отличается от гибридного графика
Гибридный офис — это организация помещения компании под смешанный режим работы распределенной команды. В таком офисе нет закрепленных за каждым сотрудником столов, мало кабинетов. Но зато есть больше зон для командной работы, переговорных комнат.
Термин часто путают с гибридным графиком и виртуальным офисом:
- Гибридный график описывает, сколько дней сотрудник проводит в офисе и на удаленке, как это оформлено документально. Подробнее об этом рассказывали в статье о гибридном графике работы.
- Гибридный офис описывает среду компании: планировку, оснащение, систему бронирования столов и переговорных, цифровые сервисы для работы.
Подробные отличия разобрали в таблице:
| Параметр | Гибридный график | Гибридный офис |
| Что это | Режим работы сотрудника | Среда и инфраструктура компании |
| Кто отвечает за организацию | HR и руководитель | Административный отдел, IT-специалист, HR, руководитель |
| Как вводят | Подписывают допсоглашения, приказ, локальный акт | Делают перепланировку, распределяют оборудование, прописывают правила, подключают сервисы |
| Что нужно определить | Когда и сколько сотрудник работает из дома и в офисе, как оценивать результат | Как организовать пространство, как бронировать места, выдавать доступы |
Еще одно понятие, с которым путают гибридный офис, — виртуальный офис. Так называют юридический адрес компании без постоянного физического пространства для команды. Подробнее об этом рассказывали в статье о виртуальном офисе.
Почему компании переходят на гибридный офис
Компании переходят на гибридный офис, потому что эта модель помогает сохранить личное взаимодействие и корпоративную культуру — и при этом дать сотрудникам возможность экономить время на дорогу. Еще гибрид позволяет рациональнее использовать дорогие офисные площади и снизить текучесть. Так, эксперимент Trip показал, что два дня работы из дома в неделю снизили увольнения на 33%, повысили удовлетворенность работой и не ухудшили оценки эффективности.
Гибридный формат работы снимает географические ограничения при найме и повышает конкурентоспособность вакансии — по данным Русской школы управления и сервиса «Зарплата.ру», 44% опрошенных предпочитают гибрид. Поэтому такая организация офиса — это преимущество работодателя.
Из каких зон состоит гибридный офис
В гибридном офисе рабочие места в основном делят по типам задач: для делового и личного общения, командной или самостоятельной работы. Например, в офисе обустраивают:
- Зону фокусной работы. Тихие места для самостоятельного труда. Обычно их обустраивают подальше от общей кухни и других шумных мест.
- Зону хот-дескинга. Незакрепленные рабочие места в общем зале, которые бронируют на день или на несколько часов. В такой зоне нужно предусмотреть шкафчики для личных вещей.
- Закрепленные места. Их оставляют за теми, кто постоянно находится в офисе, например, для администратора, офис-менеджера, руководителя.
- Переговорные разного размера. Это малые комнаты на 2-4 человека и один зал для собраний большой команды. В нем устанавливают доски, флипчарты, проектор.
- Акустические кабины для звонков. Одноместные кабины, благодаря которым созвоны не мешают коллегам.
- Общие зоны. Это кухня, комната отдыха и другие места, где люди могут общаться на любые темы, отвлекаться от рабочих задач.
Как рассчитать, сколько рабочих мест нужно гибридному офису
Количество мест считают по пиковой посещаемости. Для этого нужно:
- Собрать данные о фактической посещаемости за 4-8 недель. Для этого можно посмотреть брони в календаре, график работы сотрудников или провести опросы.
- Найти пиковый день недели. Обычно это вторник, среда или четверг.
- Определить, за кем закреплены места, и вычесть количество сотрудников из общего числа.
- Посчитать коэффициент совместного использования: общее число сотрудников с гибкими местами разделить на количество мест.
- Добавить резерв 10-15% на всплески посещаемости во время стратегических сессий, общих совещаний команд.
- Пересчитывать раз в квартал или после крупных изменений штата.
Пример. В компании работают 80 сотрудников. У 20 человек закрепленные места. Остальные 60 работают по гибкому графику. В пиковый день в офисе присутствуют 55% из этих 60 — это 33 человека. Компания добавляет резерв 10% на непредвиденные всплески посещаемости.
Формула расчета:
(Общее число сотрудников – Сотрудники с закрепленными местами) × Пиковая доля посещаемости + 10% = Количество гибких мест
(80 – 20) × 55% + 10% = 36 местКак организовать бронирование рабочих мест и переговорных
Небольшие компании до 30 человек могут обходиться без специальной системы бронирования. Вместо нее можно использовать общий календарь или таблицу. Компаниям с большими командами таких инструментов будет недостаточно: начнется путаница. Поэтому стоит подключить специализированную систему.
В идеале система должна уметь:
- показывать карту офиса с занятыми и свободными местами;
- бронировать столы и переговорные комнаты;
- автоматически снимать бронь при неявке через определенное время;
- собирать статистику загруженности;
- интегрироваться с корпоративными системами компании.
Еще важно установить внутренние правила, чтобы у всех сотрудников была возможность занять места и переговорные. Так, можно ограничить время бронирования, например, не более чем за пять дней до нужной даты. Или сделать лимит на количество допустимых часов работы в переговорной.
Как проводить встречи, где часть участников в переговорной, а часть на экране
В офлайне люди слышат и видят друг друга лучше, чем те, кто подключился по видеосвязи. В итоге удаленщики могут отмалчиваться, упускать важные детали. А те, кто в офисе, — пропускать чужие идеи, перебивать удаленщиков. Можно избавиться от этих проблем с помощью правил и техники.
Для качественной трансляции в переговорной нужны:
- камера с углом обзора, в который попадает весь стол;
- микрофонный массив или потолочные микрофоны;
- колонки;
- один большой экран или проектор;
- экран с достаточным размером лиц удаленных участников;
- стабильное подключение к сети.
Если бюджет ограничен, можно купить один направленный микрофон (конференц-микрофон) и разместить его в центре стола. Его нужно подключить к ноутбуку, который выводит видео на большой экран.
Правила встречи зависят от внутренних договоренностей в команде: у кого какая очередность, допустимо ли перебивать говорящего или нужно подождать своей очереди. Универсальные правила такие:
- У встречи есть модератор, который следит за очередью, прерывает диалоги не по теме.
- Когда говорит один человек, остальные отключают микрофоны.
- Удаленные участники пишут в чат, если хотят высказаться.
- Решения и итоги фиксируют письменно в общем чате или документе, который отправляют всей команде.
Если удаленных участников больше половины, встречу лучше проводить онлайн. Так все участники будут в равных условиях.
Какая цифровая инфраструктура нужна гибридному офису
Если задачи, переписки и файлы для работы будут в разных сервисах, информация будет теряться. Что стоит внедрить для организации гибридного офиса:
- корпоративный мессенджер с группами по отделам или для объявлений и обсуждений;
- CRM-систему, где можно ставить задачи, назначать ответственных, прикладывать файлы для работы;
- систему бронирования рабочих мест;
- базу знаний с ответами на частые вопросы и планами адаптации новичков;
- электронный документооборот, чтобы подписывать договоры, акты и другие документы.
Больше о принципах устройства общего цифрового пространства команды — в статье об онлайн-пространстве для совместной работы.
Как гибридный офис устроен в Битрикс24
Битрикс24 — это единая платформа, где собраны все инструменты для работы сотрудников в офисе и из дома. Ее можно использовать вместо десятка разных сервисов.
Для гибридного офиса в Битрикс24 есть:
Бронирование ресурсов. Система позволяет закреплять сотрудников, переговорные и технику за задачами в едином календаре. Например, можно забронировать переговорную комнату и проектор на нужное время — система не даст записать двух человек на один ресурс одновременно. Все можно настроить прямо в карточке сделки или лида в CRM. О механике бронирования переговорных и оборудования — в статье о бронировании ресурсов в Битрикс24.
Карточки задач. В них можно вести переписку, прикладывать файлы, назначать сроки и ответственных. Привязаны к чатам, документам и календарю.
Корпоративный мессенджер. Внутри можно создавать групповые чаты, каналы для новостей, проводить видеозвонки и ставить задачи прямо из диалога.
Искусственный интеллект. Помогает расшифровывать встречи, подводить итоги обсуждений и создавать задачи по голосовым сообщениям.
КЭДО. Позволяет подписывать кадровые документы без визита в офис.
Набор доступных инструментов зависит от тарифа, изучите их до внедрения.
Как оформить гибридный формат по закону
Понятий «гибридный офис» и «гибридный график» в Трудовом кодексе РФ нет. Гибридный формат в законе называется «периодической дистанционной работой» (ст. 312.1 ТК РФ). Оформить его можно только по соглашению сторон: работодатель не вправе перевести сотрудника на такой режим в одностороннем порядке.
Обязательный документ — дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать, что работа носит дистанционный характер с чередованием работы в офисе и вне его. В соглашении укажите, как чередуются дни: фиксированные дни недели, график на месяц или другой порядок. Пропишите порядок взаимодействия с работодателем и требования к отчетности. Чтобы все сделать правильно, сверяйтесь со ст. 72 ТК РФ.
По ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать подчиненных оборудованием, инструментами и технической документацией для работы. Если у сотрудника нет компьютера для удаленки, компания должна его выдать.
Подробно о переводе читайте в статье о гибридном графике работы.
Как перевести компанию в гибридный офис
Делимся последовательностью шагов: от планирования до сбора обратной связи.
- Определить, какие сотрудники могут работать вне офиса, а кого нельзя переводить на гибридный формат работы.
- Собрать данные о фактической посещаемости офиса за 4-8 недель.
- Решить, должны ли члены команды находиться в офисе в определенные дни и какие. Либо предоставить сотрудникам выбор, когда и сколько раз в неделю приходить в офис.
- Рассчитать необходимое количество рабочих мест и определить закрепленные.
- Спроектировать зоны с учетом нужно количества мест и задач команды.
- Оснастить переговорные под гибридные встречи камерами, микрофонами и экранами.
- Выбрать и настроить систему бронирования, подключить корпоративный портал, CRM и другие нужные порталы. Назначить ответственного за внедрение.
- Прописать правила бронирования рабочих мест и переговорных, необходимые инструкции.
- Оформить документы для перевода сотрудников и подписать их.
- Провести обучение сотрудников: как пользоваться цифровыми инструментами.
- Через месяц собрать обратную связь, скорректировать количество мест и правила при необходимости.
Если в компании уже есть опыт удаленной работы, стоит использовать его: учесть обратную связь удаленщиков. Подробнее об этом формате работы читайте в статье о том, как организовать удаленную работу сотрудников.
Как понять, что гибридный офис работает
Эффективность гибридного офиса оценивают по загрузке пространства, стоимости рабочего места и другим метрикам.
| Метрика | Как считать | О чем говорит |
| Загрузка мест в пиковый день | Количество занятых мест в самый загруженный день / общее число доступных мест | Хватает ли рабочих мест |
| Загрузка переговорных | Число забронированных часов переговорных в день / общее доступное время всех переговорных в этот день | Нужно ли больше переговорных |
| Доля неявок по броням | Количество броней без фактического прихода / общее число броней за период | Насколько дисциплинированно сотрудники подходят к бронированию |
| Средняя занятость по дням недели | Отдельно посчитать среднее число сотрудников в офисе для каждого дня недели за 4-8 недель | В какие дни офис загружен, а в какие пустует. Показывает реальный пик и помогает пересчитывать количество мест |
| Стоимость одного рабочего места | Все расходы на офис за месяц на аренду, коммунальные платежи, уборку / число рабочих дней в месяце / количество рабочих мест | Динамика этого показателя показывает экономический эффект гибридного формата |
| Текучесть в разрезе «офис / гибрид» | Посчитать текучесть отдельно среди сотрудников, которые работают из офиса, и среди тех, кто работает удаленно 2-3 дня в неделю | Если у гибридных сотрудников текучесть заметно выше — формат создает неравные условия |
Какие ошибки допускают при переходе на гибридный офис
В основном ошибки при организации гибридного офиса связаны с количеством мест и правилами бронирования. Разберем основные:
- Сократить площадь и число мест раньше, чем собрали данные о фактической посещаемости.
- Не предусмотреть, где сотрудник хранит личные вещи между визитами.
- Сделать одну большую переговорную вместо нескольких малых для встреч на 2-4 человека.
- Не оснастить переговорные под гибридные встречи, поставить один слабый микрофон.
- Разрешить бронировать места на неделю вперед.
- Записывать решения в офисе на флипчарте или доске, а не в общем онлайн-документе.
Частые вопросы
Все зависит от размера компании и графика работы сотрудников, стоимости и размера арендованной площади, условий в договоре аренды. По разным оценкам компании могут сэкономить от 20 до 50%.
Новичку в первые недели нужен наставник, который будет ставить и проверять задачи, помогать с трудностями. Еще новому сотруднику нужно предоставить доступ к базе знаний, правилам бронирования мест и другим регламентам компании.
Формат не подходит компаниям, где нужно постоянное очное взаимодействие с коллегами и клиентами — например, в розничной продаже. Или же когда нужно использовать оборудование, соблюдать требования к качеству и безопасности, как на производственных компаниях. Еще формат не подойдет тем, у кого нет ресурсов на цифровые сервисы.
Что в итоге
- Гибридный офис — это организация пространства под смешанный режим работы. В таком офисе обустраивают рабочие места, переговорные, общие зоны.
- Количество мест считают по пиковой посещаемости, а не по штату. Формула: (Общее число сотрудников – Сотрудники с закрепленными местами) × Пиковая доля посещаемости + 10% резерва. Пересчитывать показатель нужно раз в квартал.
- Чтобы проводить гибридные встречи, нужно оборудование. Например, камера с широким углом, микрофонный массив, экран. Важно прописать правила и следовать им. Если удаленных участников больше, чем тех, кто находится в офисе, встречу лучше проводить онлайн.
- Компании нужно внедрить корпоративный мессенджер, CRM, систему бронирования, базу знаний и электронный документооборот. Инструменты должны быть в единой системе, чтобы информация не терялась.
- Гибридный формат по ТК РФ — это периодическая дистанционная работа. Оформляют ее только по соглашению сторон через дополнительное соглашение к трудовому договору.
