Автоматизация логистической компании

О компании

Международная компания существует уже более 20 лет на рынке логистики. Главный офис находится в Калининграде. По некоторым направлениям люди находятся в Беларуси, Москве, Казахстане.

В компании несколько направлений деятельности:

• железнодорожные, контейнерные перевозки для юрлиц;

• торговля щебнем;

• транспортировка продуктов питания.

Доставка в основном осуществляется по странам СНГ, но и есть контракты во в другие страны.

Сотрудников порядка 20 человек. Во главе всей компании стоит Михаил Лукашевич.

Что нужно было решить

На первой встрече Михаил обозначил всего лишь одну задачу, которую нужно было оперативно решать.

Это контроль поручений и ведение проектов, чтобы не упускать мелочи и видеть цепочки задач, так как логистика даже одного вагона из точки А в точку Б, это в первую очередь множество согласований, правильной документации, причем последовательность должна строго соблюдаться.

Так как я всегда подхожу к решению задачи комплексно, я начал выяснять как же построена работа со входящими обращениями. Выяснилось, что все коммуникации завязаны на первых лицах компании. Но есть в планах этот функционал делегировать, как минимум первый контакт. Поэтому мы взяли эту задачу в работу сразу.

Начало работ

Клиент не знал и не понимал как это теоретически можно решить или нет. Были также проблемы с составлением технического задания на внедрение на стороне клиента, так как времени и навыков не было.

Начали мы с аудита основного бизнес-процесса компании, длился аудит около месяца, провели множество встреч, формализовали всё на бумаге. 

Как итог первого этапа - это документ “Техническое задание на внедрение Битрикс24”.

Один из примеров описания воронки, для наглядности на скрине ниже:

Процесс внедрения и особенности проекта

Не всегда компании могут себе позволить проведение качественного аудита, но когда такая возможность есть, то всем участникам проекта понятен конечный результат. Стоимость аудита и разработки технического задания стоил 60 000 рублей. В итоге получился наглядный документ, где клиент понял, что он получит, как результат и понял ценность продукта.

После настройки портала, в течении двух месяцев каждую неделю мы проводили очные встречи для обучения работы на портале.

И еще 2 раза в месяц в течении полугода проводили стратегические сессии по планированию работы руководителями компании на портале.

Работа с решением

Уже больше года компания работает в Битрикс24 на тарифе “Стандартный”, функционала достаточно “с головой”. 

Самый популярный инструмент у клиента - Задачи проекты. CRM работает только на обработку входящих обращений с сайта для первичной обработки, затем если Лид квалифицирован и целевой, передаётся уже ответственным лицам для запуска в работу. И настроены уведомления руководителям, если Лид вовремя необработан.

Под несколько направлений создали проекты/группы, где настроили статусы задач в Канбане для наглядности и общего понимания статуса задач.

Каждый знает свою роль и с чего начинать рабочий день. И самое важное, система показывает на каком этапе и на ком ломается цепочка необходимых действий. 

Результаты внедрения CRM Битрикс24

На результат повлияло 2 инструмента:

1) Задачи и проекты

После внедрения Битрикс24 в компанию стала прозрачная и наглядная , за счет правильного планирования и распределения обязанностей сотрудников, было меньше “косяков”, их можно было предвидеть и если они появлялись, то своевременно применялись меры их пресечения без последствий для компании.

2) CRM

Пусть настройки CRM были небольшими, но они дали важную вещь, сотрудники в итоге перестали терять запросы новых клиентов, они это не могли сделать физически. Так как CRM сразу сигнализировала об этом руководству.

Всего лишь эти два инструмента с простой настройкой в несколько раз повысили эффективность работы персонала.

Это и должны понимать руководители компании, что CRM не просто модно, а жизненно необходимо для построения внутренней работы и даже минимальной автоматизации. Не в экселе же вести базу данных в 2024 году…