От хаоса к порядку: как «Октет Карго» автоматизировал логистику с Битрикс24

О компании

«Октет Карго» — транспортно-логистическая компания, которая занимается международными грузоперевозками из Китая и Европы. Бизнес строится на сопровождении внешнеэкономической деятельности: клиенты получают комплекс услуг — от экспедирования и таможенного оформления до складской логистики.

г. Москва

В штате компании более 80 сотрудников. Каждый день обрабатываются десятки новых заявок, в которых важна оперативность и точность: ошибка в сроках или документе может стоить клиенту времени, денег и репутации. В условиях высокой конкуренции на рынке команда делает ставку на цифровизацию, автоматизацию процессов и прозрачность взаимодействия с клиентами и партнёрами.

Задачи проекта

До старта проекта в компании уже использовали Bitrix24, однако CRM функционировала по устаревшим шаблонам, не учитывающим современные бизнес-процессы. После масштабных организационных изменений внутренняя структура компании претерпела значительные изменения, но логика воронок продаж осталась прежней. Это привело к критическим проблемам: заявки клиентов терялись в хаотичном потоке информации, сделки зависали на неопределённые сроки из-за отсутствия чёткого контроля, а менеджеры были вынуждены выполнять большинство операций вручную, что неизбежно вело к задержкам и ошибкам.

Компания «Октет Карго» обратилась с запросом на глубокую доработку CRM-системы, которая должна была решить несколько ключевых задач:

• Полный редизайн воронки продаж — пересборка логики работы с клиентами с учётом новых бизнес-процессов и организационной структуры компании.

• Адаптация под специфику международной логистики — внедрение дополнительных этапов сделок, связанных с таможенным оформлением, работой с перевозчиками и отслеживанием грузов.

• Автоматизация рутинных операций — минимизация ручного ввода данных за счёт шаблонов документов, автоматических напоминаний и триггеров.

• Контроль сроков на каждом этапе — внедрение системы уведомлений и жёстких дедлайнов, чтобы исключить «зависание» сделок.

• Настройка электронного документооборота — интеграция CRM с внутренним файловым хранилищем для быстрого доступа к договорам, накладным и другим документам.

• Синхронизация данных между отделами — обеспечение прозрачности информации для всех участников процесса, от менеджеров по продажам до бухгалтерии и логистов.

Проект требовал не просто технической доработки, а комплексного переосмысления работы CRM в условиях динамично развивающегося бизнеса. В результате система должна была стать не инструментом учёта, а полноценным помощником, сокращающим временные затраты и минимизирующим ошибки.

Процесс внедрения, особенности проекта

Мы начали с аудита текущей системы. Проанализировали, как менеджеры обрабатывают заявки, как оформляются документы, как передаются задачи между отделами. Важно было выстроить процесс, в котором не будет «висящих» сделок и просроченных заявок.

На базе Битрикс24 мы создали новую воронку под названием «Работа с клиентом Октет Карго». В неё включили все этапы обработки — от первого обращения до получения заявки на перевозку. Лид-воронку решили не выделять отдельно, а встроили этапы обработки первичных обращений в основную. Это упростило навигацию и сделало воронку универсальной.

Дополнительно настроили отдельную воронку для поставщиков логистических услуг. Если обращение поступает от партнёра, система автоматически отправляет его в нужный сценарий. Такой подход позволяет параллельно вести процессы по клиентам и подрядчикам, не смешивая данные.

Работа с решением

Как работает воронка «Работа с клиентом Октет Карго»

• Новый лид (не обработан) – Сюда попадают все обращения: через сайт, почту, менеджеров.

• Лид (новый запрос) – Здесь происходит первичная проверка запроса и присвоение названия — в заголовке сделки отображается название компании.

• Назначение ответственного – Менеджер или координатор определяет, кто будет вести сделку.

• Квалификация клиента – Проверяется, подходит ли клиент по параметрам: направление, тип груза, условия работы. Решение — продолжать или отклонить.

• Просчитываем запрос – Менеджер уточняет детали, делает расчёт по маршруту, цене, срокам.

• КП: предлагаю клиенту – Клиенту отправляется коммерческое предложение.

• Согласование СБ – Внутреннее согласование клиента службой безопасности: проверка на благонадёжность.

• Согласование договора – Согласование текста и условий договора.

• Подписание договора – Финальный этап, после которого возможна работа по заявке.

• Получение заявки – Сделка считается успешно закрытой после получения заявки. Данные передаются в 1С для дальнейшего исполнения.

Настроенные автоматизации

• Разделение потоков

Если в карточке сделки указано, что обращение от поставщика услуг, сделка автоматически перемещается в отдельную воронку.

• Назначение ответственных

Установлен срок, в течение которого ответственное лицо должно распределить заявки. Если этого не происходит, система автоматически переназначает ответственного, включая контакт и компанию.

• Автоматическое создание папки на диске

Для каждой сделки создаётся уникальная папка на Bitrix.Диске, привязанная к клиенту. Все документы по сделке автоматически сохраняются туда — никакой ручной загрузки.

• Генерация документов по шаблонам

В карточке сделки есть поле «Резидентство клиента». На его основе выбирается шаблон (для РФ или Китая), формируется документ, и после выполнения задачи он загружается в клиентскую папку на диске.

• Контроль переноса сроков задач

Если сотрудник меняет дедлайн задачи, в карточку сделки автоматически добавляется комментарий: система просит указать причину переноса.

• Уведомления и напоминания

Все важные действия сопровождаются уведомлениями. Система не даст забыть ни об одной заявке или документе.

Что это дало компании

Внедрение новой системы изменило рабочие процессы, повысив эффективность и снизив операционные издержки. Вот ключевые преимущества, которые получила компания:

• Скорость обработки заявок выросла в разы — теперь каждый клиентский запрос моментально попадает к ответственному менеджеру, исключая задержки и потерю информации. Это ускоряет сделки и повышает удовлетворенность клиентов.

• Документы больше не теряются — все файлы, договоры и письма автоматически сохраняются в строго структурированном цифровом архиве. Доступ к ним есть у всех уполномоченных сотрудников, что исключает хаос и дублирование.

• Контроль сделок на каждом этапе — система напоминает менеджерам о важных действиях: звонках, оплатах, отгрузках. Это минимизирует человеческий фактор и гарантирует выполнение обязательств.

• Автоматизация рутинных задач — большинство документов формируются автоматически по шаблонам. Это экономит часы работы и снижает количество ошибок.

• CRM, заточенная под логистику и ВЭД — система учитывает особенности работы с международными перевозками, таможней и сложной документацией. Это дает конкурентное преимущество в нише.

В результате компания не только оптимизировала внутренние процессы, но и повысила надежность в глазах клиентов и партнеров.