Когда заявки, рейсы и документы жили в разных местах

Компания «Мэйлянь» занимается автомобильными перевозками: получает заявки на перевозку автомобилей, планирует вывоз со складов, согласовывает перевозчиков, водителей и транспортные средства, формирует документы для отгрузки и сопровождает перевозку до закрытия.

До внедрения значительная часть логистического процесса велась вручную. Заявки поступали в 1С, после чего сотрудник выгружал Excel-файл за период или конкретную дату. Далее данные распределялись по нескольким отдельным файлам: для внутреннего контроля, для передачи клиенту, для проверки количества заявок и сроков вывоза, а также для отправки перевозчикам в WhatsApp при бронировании и лотировке рейсов.

Отдельная часть работы была связана с лотировкой. Логисту нужно было вручную определить, какие автомобили можно объединить в один рейс, с каких складов они забираются, кто является получателем, какой перевозчик выполняет перевозку, какой водитель и транспортное средство будут задействованы. При этом нужно было учитывать вместимость транспорта: один перевозчик мог вывезти один автомобиль, другой — несколько автомобилей автовозом.

После планирования рейса сотруднику требовалось подготовить комплект документов: доверенности на водителя, транспортные накладные и Excel-заявки на отгрузку. У разных складов могли использоваться разные шаблоны заявок, а транспортные накладные и доверенности должны были формироваться с учётом складов, получателей и состава рейса.

В результате процесс был рабочим, но сильно зависел от ручного контроля. Данные приходилось переносить между 1С, Excel, Word, внутренними файлами и переписками. Связи между заявками, рейсами, водителями, складами и документами не были зафиксированы в единой системе.

Задача: убрать ручной хаос из автомобильной логистики

Клиенту было необходимо адаптировать коробочную версию Битрикс24 под специфику автомобильной логистики. Стандартная CRM-модель не закрывала этот процесс полностью, потому что объектом работы является не классическая продажа, а транспортная заявка, автомобиль, рейс, склад, водитель, транспортное средство и комплект сопроводительных документов.

Главная задача проекта — перенести ключевую операционную логику логистического отдела из разрозненных Excel-файлов, ручных шаблонов и переписок в структурированную CRM-среду.

Клиенту было важно, чтобы Битрикс24 стал не просто базой данных, а рабочим инструментом логиста. В системе каждая заявка должна иметь понятный статус, быть связана с нужными справочниками, объединяться в рейс через лот и использоваться для дальнейшего формирования документов.

В рамках проекта требовалось решить несколько задач:

1. Создать CRM-контур для ведения заявок на перевозку автомобилей.

2. Настроить карточку заявки так, чтобы в ней хранились данные клиента, склада, получателя, автомобиля, перевозчика, ставки, даты и документы.

3. Настроить воронку, отражающую фактическое движение заявки: от создания и планирования до отгрузки, получения документов, оплаты или отмены.

4. Добавить смарт-процесс «Лот», чтобы объединять несколько заявок в один рейс.

5. Создать справочники водителей, транспортных средств и складов.

6. Настроить связи между заявками, лотами, складами, водителями, ТС, компаниями и документами.

7. Добавить возможность создавать лот на основании выбранных заявок.

8. Реализовать автоматическое формирование комплекта документов по лоту.

9. Сократить ручной перенос данных между Excel, Word и внутренними файлами.

Снизить риск ошибок при подготовке документов и лотировке рейсов.

Решение: Битрикс24 как единый рабочий контур логиста

CRM-контур для перевозок автомобилей: одна заявка — один автомобиль

Основной рабочей сущностью стала заявка на перевозку. В отличие от классической сделки, она используется не для продажи, а для операционного сопровождения перевозки автомобиля.

Одна заявка соответствует одному автомобилю. В ней фиксируются клиент, отправитель, склад отгрузки, город доставки, получатель, адрес доставки, VIN, марка, модель, цвет, масса, стоимость, дата и время отгрузки, фактическая дата доставки, перевозчик, ставки, номер накладной, связь с лотом и документы.

Карточка заявки была разделена на смысловые блоки, чтобы логисту было удобно работать с данными.

В блоке «Заявка» собраны данные маршрута и клиента: номер заявки, дата получения, клиент, отправитель, склад отгрузки, город доставки, получатель и адрес доставки.

В блоке «Автомобиль» фиксируются VIN, марка, модель, цвет, масса и стоимость автомобиля.

В блоке «Отгрузка» указываются дата и время отгрузки, фактическая дата доставки, перевозчик, ставки, комментарий и связь с лотом.

В блоке «Документы» хранятся подписанная транспортная накладная и счёт.

Такая структура карточки позволила сделать заявку полноценным рабочим объектом. Пользователь видит всю информацию по перевозке в одном месте и понимает, какие данные относятся к маршруту, какие к автомобилю, какие к отгрузке, а какие к документам.

Карточка заявки на перевозку: маршрут, клиент, склад отгрузки, получатель и статус обработки заявки.

Воронка «Заявка на перевозку»: статус каждой перевозки под контролем

Для заявок была настроена отдельная воронка, отражающая фактический жизненный цикл перевозки.

Заявка начинается с первичного создания, затем переходит в планирование, после этого фиксируется факт отгрузки, получение документов, оплата или отмена. Такая структура позволяет логисту и руководителю видеть, на каком этапе находится каждая перевозка и какие действия по ней ещё не завершены.

Этап «Начало» используется для первичной фиксации заявки и заполнения базовых данных.

Этап «Запланирован» означает, что по заявке определены параметры вывоза: перевозчик, дата и время отгрузки, ставки и другие данные.

Этап «Отгружен» фиксирует факт вывоза автомобиля.

Этап «Отгружен получены документы» используется после получения подписанных документов.

Этап «Отгружен оплачен» отражает завершение заявки с точки зрения оплаты.

Этап «Отмена» используется для заявок, которые не были выполнены или были сняты с перевозки.

На ключевых этапах предусмотрен контроль заполнения данных. Это снижает риск, что заявка уйдёт в работу без склада, адреса, VIN, получателя, перевозчика или документов.

Канбан воронки «Заявка на перевозку»: заявки проходят этапы от создания и планирования до отгрузки, документов и оплаты.

Смарт-процесс «Лот»: несколько заявок в одном рейсе

Лот стал центральной сущностью проекта. Если заявка отвечает на вопрос «какой автомобиль нужно перевезти», то лот отвечает на вопрос «каким рейсом будет выполнена группа перевозок».

В один лот можно объединить несколько заявок. Например, если один автовоз забирает несколько автомобилей, логист выделяет нужные заявки и создаёт один лот. В карточке лота фиксируются перевозчик, водитель, транспортное средство, номер подтверждения или бронирования, а также сформированные документы.

Лот связывает единичные перевозки с фактическим рейсом. Благодаря этому в системе видно, какие автомобили входят в рейс, с каких складов они отгружаются, каким получателям доставляются и какие документы были сформированы по этому лоту.

Смарт-процесс «Лот»: отдельная воронка для рейсов, объединяющих несколько заявок на перевозку.

Список лотов: по каждому рейсу видны стадия, дата и время отгрузки, перевозчик, водитель, ТС и связанные счета.

Справочники водителей, ТС и складов: данные для рейсов и документов без повторного ввода

Чтобы данные не вводились вручную каждый раз, были настроены отдельные смарт-процессы-справочники.

Смарт-процесс «Водители» хранит данные водителей перевозчиков: ФИО, телефон, дату рождения, паспортные данные, данные водительского удостоверения, файлы и комментарии. Водитель выбирается в карточке лота, а его данные используются при формировании доверенностей и транспортных накладных.

Смарт-процесс «ТС» хранит данные транспортных средств: тип ТС, тип прицепа, номер прицепа, модель тягача и номер тягача. Это позволяет связать рейс не только с перевозчиком и водителем, но и с конкретной машиной или автопоездом.

Смарт-процесс «Склады» хранит данные площадок отгрузки: название, юридическое лицо, адрес, время работы, рабочие дни, контактные номера, время последнего заезда и комментарии. Склад выбирается в заявке на перевозку и участвует в логике формирования документов.

Так справочники стали не просто списками, а частью общей модели данных. Логист выбирает нужные значения из карточек, а система использует эти данные дальше — в лотах и документах.

Смарт-процесс «Водители»: структурированное хранение данных водителей для дальнейшего использования в лотах и документах.

Смарт-процесс «ТС»: транспортные средства перевозчиков с типом, номером прицепа, номером тягача и другими параметрами.

Карточка склада: юридическое лицо, адрес, график работы, рабочие дни и время последнего заезда.

Компании и контакты: единая база участников перевозки

Стандартные карточки «Компания» и «Контакт» были адаптированы под процесс перевозок.

Карточка компании используется как единый справочник организаций: клиентов, перевозчиков, складов, партнёров и других контрагентов. Ключевым стало поле «Тип», которое позволяет использовать одну сущность в разных ролях. Например, компания может быть клиентом, перевозчиком или складом.

В карточке компании фиксируются реквизиты, адреса, ответственные, контакты, договоры, сроки оплаты, направления услуг и ставки. Это позволяет не хранить данные контрагентов в отдельных файлах и не вводить их заново в каждой заявке.

Карточка контакта используется для представителей компаний. В ней хранятся ФИО, должность, телефон, e-mail, WeChat, компания и комментарии.

Кнопка «Создать Лот»: рейс из выбранных заявок в один клик

Одна из ключевых доработок проекта — кнопка «Создать Лот».

Раньше логисту нужно было вручную сопоставлять заявки, VIN-номера, склады, получателей, перевозчиков и вместимость транспорта. После доработки сценарий стал проще: пользователь открывает список заявок, выделяет те, которые нужно объединить в один рейс, и нажимает кнопку «Создать Лот».

Система получает выбранные заявки, создаёт новый элемент смарт-процесса «Лот», присваивает ему уникальный номер и связывает с ним выбранные заявки. После этого логист работает уже с карточкой лота: указывает перевозчика, водителя, ТС и номер подтверждения бронирования.

Доработка реализована в коробочной версии Битрикс24 через изменение интерфейса и серверную логику. Пользователь видит простую кнопку, а внутри запускается кастомный обработчик, который создаёт лот и фиксирует связи между сущностями.

Кнопка «Создать Лот» в списке заявок: выбранные заявки можно объединить в один рейс.

Кнопка «Создать Документы»: комплект документов из карточки лота

Вторая ключевая доработка — кнопка «Создать Документы».

После создания лота логисту нужно подготовить комплект документов по рейсу: доверенности, транспортные накладные и Excel-заявки на отгрузку. Раньше эти документы заполнялись вручную по данным из заявок, складов, получателей, водителей и транспортных средств.

Теперь пользователь открывает карточку лота и нажимает «Создать Документы». Система анализирует связанные заявки, определяет склады и получателей, берёт данные водителя и ТС, выбирает нужные шаблоны и формирует документы автоматически.

Кнопка запускает не один документ, а целый сценарий генерации: транспортные накладные, доверенности и Excel-заявки создаются последовательно, с учётом правил группировки.

Кнопка «Создать Документы» в смарт-процессе «Лот»: запуск автоматического формирования документов по рейсу.

Автоматическая генерация документов: доверенности, ТН и Excel-заявки по правилам

Генерация документов стала самым важным прикладным блоком проекта.

Доверенности на водителя формируются с группировкой по складам-отправителям. Если в лоте все заявки относятся к одному складу, создаётся одна доверенность. Если в лоте есть заявки с разных складов, система создаёт отдельную доверенность для каждого склада.

Транспортные накладные формируются по комбинации «склад-отправитель + получатель». Если в лоте есть автомобили с одного склада, но для разных получателей, система создаёт отдельную ТН на каждого получателя. Если отличаются и склады, и получатели, документы формируются по каждой уникальной комбинации.

Excel-заявки на отгрузку формируются по складам. Для каждого склада используется индивидуальный Excel-шаблон, потому что у разных складов могут отличаться требования к форме заявки. Система сама выбирает нужный шаблон на основании склада, указанного в заявках.

Так логисту больше не нужно вручную собирать данные в Word и Excel. Документы формируются из структурированных данных Битрикс24.

Кастомная архитектура в коробочном Битрикс24: стандартный интерфейс, специализированная логика

Проект был выполнен на коробочной версии Битрикс24. Для реализации специфической логики были добавлены кастомные доработки интерфейса и серверный модуль обработки.

В интерфейс были добавлены пользовательские действия «Создать Лот» и «Создать Документы». За обработку действий отвечает JavaScript-скрипт, который определяет выбранные элементы и запускает нужные серверные обработчики.

Серверная логика создаёт лоты, связывает заявки, формирует номера, группирует данные, подставляет значения в Word- и Excel-шаблоны и возвращает готовые документы в карточку лота.

Для работы с документами используется библиотека для обработки Word и Excel. Для разных складов предусмотрены отдельные Excel-шаблоны. Это позволило сохранить работу пользователей внутри стандартного интерфейса Битрикс24, но добавить бизнес-логику, которой нет в типовой поставке продукта.

Результат: меньше ручного ввода и ошибок

В результате проекта Битрикс24 стал для заказчика единым рабочим контуром для сопровождения автомобильных перевозок.

Логисты получили возможность вести заявки в CRM, видеть статус каждой перевозки, объединять несколько заявок в один рейс, работать со справочниками водителей, транспортных средств и складов, а также формировать документы по лоту без ручного переноса данных.

Раньше информация была распределена между 1С, Excel-файлами, шаблонами документов, WhatsApp и переписками. После внедрения ключевые данные стали храниться в карточках Битрикс24 и использоваться повторно: в заявках, лотах, справочниках и документах.

Оценочный эффект от внедрения:

• Время подготовки комплекта документов по одному лоту сократилось примерно на 80–90%. Если раньше на подготовку документов по рейсу могло уходить от 1,5 до 3 часов ручной работы, то после внедрения логист выполняет основные действия через две операции: «Создать Лот» и «Создать Документы». Оставшееся время требуется в основном на проверку данных.
• Ручной перенос данных между Excel, Word и внутренними файлами сократился примерно на 60–70%. Основные данные теперь берутся из карточек Битрикс24 и подставляются в документы автоматически.
• Скорость формирования рейса и комплекта документов выросла примерно в 3–5 раз. Раньше логист вручную сопоставлял заявки, склады, получателей, перевозчиков, водителей и документы. Теперь значительная часть этой логики выполняется системой.
• Риск ошибок при заполнении документов снизился ориентировочно на 50–70%. Система использует структурированные данные из карточек, а не ручной перенос значений между файлами.
• Прозрачность процесса выросла за счёт связей между заявками, лотами, складами, водителями, транспортными средствами и документами. Руководитель или логист может открыть карточку заявки или лота и увидеть контекст перевозки в одном месте.
• Операционная нагрузка на логистов снизилась. При регулярной работе с лотами экономия может составлять десятки часов в месяц, особенно если в месяц формируется большое количество рейсов и документов.

Прямой рост прибыли в процентах корректно считать только на основании финансовых данных клиента. В рамках данного кейса можно говорить об операционном эффекте: сокращение трудозатрат, уменьшение количества ручных ошибок, ускорение обработки рейсов и возможность обрабатывать больший объём заявок без пропорционального увеличения нагрузки на сотрудников.

Проект позволил:

• сократить ручную работу при подготовке рейсов и документов;
• уменьшить риск ошибок при переносе данных между файлами;
• стандартизировать процесс лотировки;
• связать заявки, лоты, склады, водителей, транспортные средства и документы в единой системе;
• ускорить подготовку документов на отгрузку;
• адаптировать коробочную версию Битрикс24 под специфику автомобильной логистики;
• сохранить для пользователей привычный интерфейс CRM, дополнив его специализированной логикой.

Итог: цифровой контур перевозок вместо разрозненных файлов

В результате проекта для компании «Мэйлянь» была создана кастомизированная CRM-система на базе коробочной версии Битрикс24, адаптированная под процесс перевозки автомобилей.

Главная ценность внедрения — перевод ручного логистического процесса в связанную цифровую модель. Теперь заявка, автомобиль, склад, получатель, перевозчик, водитель, транспортное средство, лот и документы связаны между собой в едином контуре.

Битрикс24 стал не просто местом хранения данных, а рабочим инструментом логиста: система помогает вести заявки по статусам, объединять автомобили в рейсы, назначать исполнителей и автоматически формировать комплект документов.

За счёт кастомных доработок коробочная версия Битрикс24 получила специализированную бизнес-логику: создание лота по выбранным заявкам и массовую генерацию документов по данным CRM. Это позволило закрыть нетиповой для стандартной CRM процесс — управление автомобильными перевозками от заявки до оформленного рейса.