Интеграция с Яндекс Диск

В CRM Битрикс24 часто нужно хранить документы, фото, сканы, договоры, счета, акты, КП, презентации и другие файлы, связанные с клиентами, сделками и внутренними процессами.

Но если файлы лежат отдельно на Яндекс Диске, менеджерам приходится вручную открывать другой сервис, искать нужную папку, загружать документы, пересылать ссылки и следить, чтобы все сохранялось в правильном месте.

Приложение для Битрикс24 “Интеграция с Яндекс Диск” подключает корпоративный Яндекс Диск прямо к карточкам CRM и смарт-процессов. Сотрудники работают с файлами внутри Битрикс24, а документы хранятся в привычном файловом пространстве компании.

Главная идея простая: менеджер остается в карточке лида, сделки, контакта, компании или смарт-процесса, а нужные папки и файлы Яндекс Диска доступны прямо там.

Не грузится видео? Смотрите обзор на RUTUBE | YouTube | VK Видео

Основной функционал

Приложение добавляет в карточки CRM и смарт-процессов удобную работу с файлами на Яндекс Диске.

В вашем распоряжении:

– вкладка Яндекс Диск в карточке лида, сделки, контакта, компании или смарт-процесса
– просмотр папок и файлов Яндекс Диска прямо из карточки
– переход по вложенным папкам
– загрузка одного или нескольких файлов
– скачивание файлов
– просмотр изображений во встроенном просмотрщике
– миниатюры для картинок
– специальное пользовательское поле Файлы Яндекс Диска
– отдельные папки для разных сущностей CRM
– отдельные папки для разных воронок сделок и направлений смарт-процессов
– гибкие права доступа
– история загрузок файлов

Через пользовательское поле менеджер может выбрать папку и загрузить файлы на Яндекс Диск. После загрузки они отображаются прямо в карточке в виде удобных плиток.

Для изображений приложение показывает превью и открывает внутренний просмотрщик. Остальные файлы можно скачать в понятной и привычной логике.

Почему приложение востребовано?

Во многих компаниях Яндекс Диск уже используется как основное место для хранения документов. При этом работа с клиентами, сделками и процессами идет в Битрикс24.

Из-за этого появляется разрыв: CRM живет отдельно, файлы – отдельно. Сотрудники тратят время на ручной переход в Яндекс Диск, поиск папок, загрузку документов и передачу ссылок коллегам.

Приложение “Интеграция с Яндекс Диск” помогает объединить эти процессы. Менеджеры работают в CRM Битрикс24, а файлы сохраняются на корпоративном Яндекс Диске.

Это особенно удобно, если нужно:

– хранить документы по сделкам в едином месте
– собирать файлы от менеджеров в нужные папки
– разделять документы по лидам, сделкам, клиентам и смарт-процессам
– использовать разные папки для разных направлений бизнеса
– контролировать, кто и когда загрузил файл
– не передавать сотрудникам логин и пароль от Яндекса

Ключевые преимущества

– Работа с Яндекс Диском прямо из карточек CRM
– Поддержка лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов
– Отдельная вкладка для просмотра папок и файлов
– Пользовательское поле для загрузки файлов на Яндекс Диск
– Разные стартовые папки для разных сущностей
– Настройка папок по воронкам сделок и направлениям смарт-процессов
– Гибкие права на просмотр, загрузку и удаление файлов
– История загрузок с пользователем, датой, папкой и названием файла
– Подключение через OAuth без передачи паролей сотрудникам
– Вкладка диагностики для проверки корректности настройки

Бизнес-кейс

Отдел продаж работает со сделками в Битрикс24. По каждой сделке нужно хранить договоры, счета, спецификации, акты, КП, сканы и дополнительные материалы.

Без приложения менеджер открывает Яндекс Диск отдельно, ищет папку клиента, загружает файл, копирует ссылку и возвращается в CRM. Если сотрудников много, быстро появляются ошибки: документы попадают не в те папки, ссылки теряются, а понять, кто и когда загрузил файл, сложно.

С приложением “Интеграция с Яндекс Диск” все проще. В карточке сделки открывается вкладка Яндекс Диск, менеджер видит нужную папку, загружает файлы и продолжает работать в Битрикс24.

При этом администратор может заранее настроить разные папки для сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов. Для разных воронок можно указать свои директории, например для продаж, договоров, входящей корреспонденции, HR, производства или сервисных обращений.

Где особенно удобно использовать приложение?

Приложение особенно полезно, если вам нужно:

– загружать договоры и спецификации в папку клиента
– хранить фото, сканы, акты, счета, КП и презентации
– работать с документами по сделке без перехода в Яндекс Диск
– организовать централизованное хранение файлов отдела продаж
– собирать документы от менеджеров в нужные папки
– вести файлы по смарт-процессам: заявки, договоры, HR, производство, сервисные обращения
– разделять файлы по направлениям сделок или воронкам смарт-процессов
– контролировать загрузки и доступ к файлам

Это делает приложение полезным для отделов продаж, администраторов Битрикс24, руководителей, проектных команд, HR, сервисных подразделений и всех сотрудников, которые регулярно работают с файлами в CRM.

Права доступа

В приложении можно настроить права по операциям:

– просмотр вкладки
– загрузка файлов
– удаление своих файлов
– удаление любых файлов
– доступ к настройкам приложения

Права можно задавать глобально, по сущностям, по воронкам и для конкретных пользователей.

Например, менеджерам можно разрешить просмотр и загрузку файлов, но запретить удаление чужих документов. А право удалять любые файлы оставить только администраторам или ответственным сотрудникам.

Если у пользователя нет права на вкладку, он увидит уведомление об ограничении доступа. Если нет права на загрузку, приложение покажет понятное сообщение и не позволит загрузить файл.

История загрузок

На странице настроек есть отдельная вкладка История загрузок. В ней видно:

– название файла
– тип файла
– пользователя, который загрузил файл
– папку загрузки
– дату и время загрузки

Также доступны поиск по названию файла или папки, фильтр по пользователю, фильтр по датам и пагинация.

Это удобно для контроля файлов в Битрикс24: можно быстро понять, кто, когда и куда загрузил документ.

Как работает подключение

Приложение использует корпоративный Яндекс Диск. Администратор портала подключает Яндекс-аккаунт через OAuth.

Пользователям не нужно вводить логин и пароль от Яндекса в приложении. После подключения приложение получает доступ к Диску в рамках разрешений, выданных при авторизации.

При необходимости можно отключить Яндекс Диск от портала или подключить другой Яндекс-аккаунт. При смене аккаунта настройки приложения и история загрузок остаются в Битрикс24, но дальнейшая работа идет уже с новым подключенным Диском.

На что обратить внимание при настройке

– Корневая папка должна уже существовать на Яндекс Диске
– Приложение выбирает существующие папки, а не создает структуру автоматически
– Если папка задана для конкретной сущности или воронки, она имеет приоритет над общей папкой
– Если права заданы для конкретной сущности или воронки, они имеют приоритет над общими правами
– Право Удалять свои работает для файлов, которые пользователь загрузил через приложение
– Для сделок и смарт-процессов с разными воронками лучше заранее продумать структуру папок
– После изменения папок и прав нужно сохранить настройки
– Во вкладке Диагностика можно запустить проверку и скопировать безопасный технический отчет без токенов и секретов

Что в итоге получает пользователь?

Вы получаете удобную интеграцию Яндекс Диска с Битрикс24, которая помогает работать с файлами прямо в карточках CRM и смарт-процессов.

Приложение позволяет:

– подключить корпоративный Яндекс Диск к Битрикс24
– загружать файлы из карточек CRM
– просматривать папки и документы без ручного перехода в другой сервис
– настраивать разные папки для разных сущностей и воронок
– управлять правами пользователей
– контролировать историю загрузок
– хранить документы компании в привычном файловом пространстве

Если вам нужна работа с Яндекс Диском в Битрикс24, загрузка файлов из CRM, хранение документов по сделкам, папки для смарт-процессов, гибкие права доступа и контроль загрузок, это приложение закрывает все эти сценарии в одном интерфейсе.

Вопросы и ответы

Что делает приложение “Интеграция с Яндекс Диск”?

Приложение подключает корпоративный Яндекс Диск к карточкам CRM и смарт-процессов. Пользователи могут смотреть папки, загружать файлы, скачивать документы и работать с материалами прямо из карточек Битрикс24.

Где в Битрикс24 появляются файлы Яндекс Диска?

Приложение добавляет вкладку Яндекс Диск в карточки лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов. Также можно использовать специальное пользовательское поле Файлы Яндекс Диска для загрузки файлов.

Можно ли загружать файлы прямо из карточки CRM?

Да. Пользователь может выбрать нужную папку и загрузить один или несколько файлов на Яндекс Диск прямо из карточки CRM или смарт-процесса.

Нужно ли каждому сотруднику вводить логин и пароль от Яндекса?

Нет. Подключение выполняет администратор через OAuth. Сотрудникам не нужно знать или вводить пароль от Яндекс-аккаунта в приложении.

Можно ли настроить разные папки для разных сущностей?

Да. В настройках можно указать общий корень Яндекс Диска, а также отдельные папки для лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов.

Можно ли использовать разные папки для разных воронок?

Да. Для сделок и смарт-процессов можно настроить отдельные папки по воронкам и направлениям. Это удобно, если разные процессы должны хранить файлы в разных разделах Яндекс Диска.

Какие файлы можно загружать через приложение?

Через приложение можно загружать документы, изображения, сканы, договоры, счета, акты, КП, презентации и другие рабочие файлы. Изображения можно просматривать во встроенном просмотрщике, остальные файлы доступны для скачивания.

Есть ли права доступа?

Да. Можно настроить, кто видит вкладку, кто может загружать файлы, кто может удалять только свои файлы, кто может удалять любые файлы и кто имеет доступ к настройкам приложения.

Можно ли посмотреть, кто загрузил файл?

Да. В приложении есть История загрузок. Там отображаются название файла, тип файла, пользователь, папка загрузки, дата и время загрузки. Также доступны поиск и фильтры.

Создает ли приложение папки на Яндекс Диске автоматически?

Нет. Корневая папка и папки для сущностей должны уже существовать на Яндекс Диске. Приложение выбирает существующие папки и использует их для работы с файлами.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов