Поиск Смарт-процессов по любым полям

Приложение для Битрикс24, которое добавляет роботов и активити для поиска элементов смарт-процессов по стандартным и пользовательским полям.
Помогает не просто получить список карточек, а сразу вернуть результат в удобном виде для дальнейшей автоматизации: количество, массив ID и ID первого найденного элемента.

Компаниям и интеграторам, которые активно используют смарт-процессы в Битрикс24:

• для кастомных воронок;

• для согласования служебных записок и договоров;

• для внутренних заявок;

• для проектов, счетов, отчетов и коммуникаций;

• для автоматизации регулярных проверок и массовых действий.

Особенно полезно там, где смарт-процессы уже стали рабочей базой бизнеса, а стандартного списка и ручной фильтрации уже недостаточно.

• Поиск элементов смарт-процесса по стандартным и пользовательским полям

• Поиск сразу по нескольким условиям без ограничений

• Отдельные робот и активити под каждый смарт-процесс

• Отдельные варианты под каждую воронку, если их несколько

• Результат в виде количества найденных элементов

• Результат в виде массива ID для итератора и массовой обработки

• Результат в виде ID первого найденного элемента

• Переменные-результаты для последующих роботов и бизнес-процессов

• Возможность вывести информацию об ошибках

Главное преимущество приложения в том, что оно возвращает не просто таблицу на экране, а готовые данные для следующего шага автоматизации.

Лендинг приложения:https://searchsmart.digitalforsales.ruТекстовая версия видео:https://digitalforsales.com/case/poisk-smart-processov-po-lyubym-polyam-prilozhenie-dlya-bitriks24

В разных проектах на “смартах” организованы самые различные бизнес-процессы.
Согласование служебных записок и договоров. Направление счетов на оплату. Подача заявок на автотранспорт. Планирование отпусков. Сопровождение проектов. Ведение внутренних реестров. Учет коммуникаций. Контроль задач и заявок.

И даже несложные списки многие интеграторы “на вырост” создают не в одноименном функционале, а в смарт-процессах.

И очень часто в таких сценариях нужно не просто увидеть список карточек, а:

• выполнить массовые действия по найденной выборке;

• получить статистику по сегменту;

• передать количество элементов в уведомление, отчет или дашборд;

• определить самую старую карточку;

• запустить итератор по массиву ID;

• регулярно выполнять проверки по расписанию.

То есть в одном случае нужен массив ID, в другом — число элементов, в третьем — ID первого найденного элемента.
Во всех этих ситуациях и помогает приложение «Поиск Смарт-процессов по любым полям».

Ежедневно нужно проверять находящиеся в стадии согласования служебки сотрудников из списка. Само согласование построено на смарт-процессах. Затем нужно понять, на ком конкретно находится процесс одобрения, отдельно выделить самую старую служебку и направить каждому сотруднику уведомление — в Ленту, Телеграм-бота или другой канал.

Чтобы составить такое уведомление, нужно получить:

• число служебок;

• ID самой старой из них;

• массив ID всех найденных карточек для дальнейшего обхода через итератор.

Именно такую задачу приложение закрывает штатно и без ручной работы.

Приложение добавляет новые Активити в Дизайнер бизнес-процессов, а также новых Роботов.

Для каждого вашего смарт-процесса будут созданы персональные робот и активити.
А если в смарт-процессе несколько воронок — то и под каждую из воронок.

Это важно, потому что в разных смарт-процессах разные поля, а в разных воронках — разные стадии.
За счет этого приложение удобно использовать даже на крупных порталах с большим количеством сущностей и сценариев.

На больших порталах это могут быть десятки роботов и активити. Отличать их друг от друга легко: приложение автоматически прописывает в название робота и активити название смарт-процесса и воронки.

Если вы создали смарт-процессы и/или воронки после установки приложения — просто переустановите приложение и не удаляйте данные приложения.
Все прежние настройки сохранятся, а в систему просто добавятся новые роботы и активити.

Важно, что роботы доступны в любом разделе портала:

• в лидах;

• в сделках;

• в смарт-процессах;

• в умных сценариях;

• в шаблонах бизнес-процессов.

Функционал позволяет выполнять поиск по стандартным и пользовательским полям, в том числе сразу по нескольким условиям.

Итогом поиска будет несколько значений:

• Общее число найденных элементов
  Удобно для уведомлений, отчетов, аналитики и дашбордов.

• Массив ID найденных элементов
  Его можно использовать в последующих роботах, умных сценариях, шаблонах и дизайнере бизнес-процессов, например в итераторе.

• ID первого найденного элемента
  Это элемент, который был создан раньше других и, соответственно, имеет наименьший ID. Полезно, когда нужно найти самую старую карточку в выборке.

Также вы можете вывести информацию об ошибках, если они возникнут.

Штатный функционал Битрикс24 позволяет сегментировать элементы смарт-процесса по одному или нескольким фильтрам. Но в итоге вы получаете просто список, который потом нужно либо обрабатывать вручную, либо выгружать в Excel/CSV.

С помощью наших роботов и активити вы получаете не просто список, а уже готовый результат поиска в виде:

• одного показателя — ID первого найденного элемента;

• числа — количество найденных элементов;

• массива — ID найденных элементов смарт-процесса.

И дальше эти значения можно использовать в полях других роботов и активити, в том числе:

• в шаблонах бизнес-процессов;

• в умных сценариях;

• в итераторах;

• в уведомлениях руководителям и сотрудникам;

• в регулярных проверках и контрольных сценариях;

• в массовой обработке всей базы или отдельного сегмента карточек.

• Найти все карточки со статусом или значением поля и передать их в итератор

• Посчитать количество коммуникаций, заявок, счетов, проектов или согласований

• Найти самую старую карточку в очереди

• Сформировать автоматическое уведомление руководителю

• Выделить проблемные или зависшие элементы

• Запускать регулярную проверку по расписанию через роботов и бизнес-процессы

• Автоматически обрабатывать найденную выборку без ручного поиска в интерфейсе

Варианты решения будут работать на тарифах, где доступен соответствующий функционал.

• Робот — на всех платных тарифах

• Активити — на тарифах не ниже Профессионального

Всегда устанавливайте таймаут ожидания отклика приложения минимум 10 минут, чтобы предотвратить зависания из-за сбоев на сервере авторизации и других технических неполадок.

Это особенно важно в тех случаях, когда поиск используется в длинных цепочках автоматизации или на больших объемах данных.

Смарт-процессы в Битрикс24 все чаще используются не только как отдельные сущности, но и как основа внутренних бизнес-процессов компании.
Поэтому потребность в поиске по смартам внутри автоматизации возникает очень часто.

Он позволяет автоматически находить элементы смарт-процессов по любым стандартным и пользовательским полям. Это удобно, когда нужно массово обработать данные, сформировать статистику или найти конкретный элемент.

Какие результаты выдает поиск?

Приложение возвращает три значения: количество найденных элементов, массив их ID и ID самого раннего элемента. Этого хватает для автоматизации практически любых операций в роботах и бизнес-процессах.

Можно ли искать сразу по нескольким полям?

Да, количество условий не ограничено. Вы можете сочетать значения разных полей, создавая сложные выборки для аналитики и автоматизации.

Где доступны роботы и активити поиска?

Роботы работают во всех разделах портала — в лидах, сделках, смарт-процессах, шаблонах бизнес-процессов и умных сценариях. Активити доступны на тарифах «Профессиональный» и выше.

Зачем нужен ID первого найденного элемента?

Это позволяет определить самую «старую» карточку в выборке. Такой подход полезен в процессах согласования, очередности или приоритетной обработки.

Можно ли использовать результат поиска в итераторе?

Да, массив ID идеально подходит для итератора. Вы можете автоматически пройти по каждой карточке и выполнить нужные операции без ручной работы.

Подходит ли приложение для массовой обработки данных?

Да, это одна из ключевых задач. Вы можете регулярно перерабатывать всю базу смарт-процессов или отдельные сегменты, используя роботов и бизнес-процессы.

Что делать, если смарт-процессы созданы после установки приложения?

Просто переустановите приложение, не удаляя данные. Все настройки сохранятся, а новые роботы и активити будут добавлены автоматически.

Почему важно устанавливать таймаут ожидания?

Это помогает избежать подвисаний, если сервер авторизации временно недоступен или поиск выполняется долго. Рекомендуемый минимум — 10 минут.

Можно ли использовать поиск для уведомлений руководителей?

Да, результаты можно передавать в роботов и шаблоны БП, формируя автоматические отчёты и уведомления, включая отправку данных в Телеграм или Ленту.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов