Гласс пром (Производство изделий из стекла)

Клиент: Гласс-Пром (заказать-стекло.рф)

Сфера бизнеса: производственная фабрика из стекол и зеркал в Ростове-на-Дону

Кол-во сотрудников: 20 человек

Подключены отделы: Отдел продаж, Производство, Снабжение, Бухгалтерия

Роли: менеджер отдела продаж, руководитель производства, снабженец, инженер-технолог, прораб-замерщик, бухгалтер
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Команда

Внедрение Битрикс24 в производственную компанию
Гласс-Пром это производственная компания по изготовлению изделий из стекла и зеркал. Изготавливающая такие товары как: душевые кабинки, зеркала различных форм, стекленные перила, стеклянные витрины для магазинов и т.д.

 С какими задачами обратился клиент:
 

Основная задача: организовать системную работу с заказами от момента обращения до отгрузки и монтажа

Изначально руководитель компании Гласс-Пром сам установил AMOcrm для фиксации заказов в свою организацию, но с ростом количества заявок росло и количество рутинных процессов. Менеджеры начали забывать клиентов, так как не успевали обрабатывать новые заявки, заказы которые передавались замерщику терялись и клиенты оставались недовольными, дозвонится нужному менеджеру на общий номер телефона было практически невозможно. После того как замерщик выезжал на встречу, ему приходилось приезжать в офис, чтобы передать бланки замеров и после того как менеджеры получали предоплату приезжал руководитель производства и брал кучу стопок заказов от каждого менеджера и ехал на производство. По некоторым заказам естественно не всегда хватает комплектующих и необходимо передать снабженцу, чтобы тот заказал необходимые материалы. Но потом сталкивались со следующим вопросом, а как теперь определить по какому заказу привезли комплектующие, а какие нет... В общем и целом, наш клиент столкнулся с теми же проблемами, как и иная другая молодая и быстроразвивающаяся производственная компания, которые следовало решить нашей команде INFO CLICK

После проведения презентации возможностей системы Битрикс24 и более глубоко погрузившись в компанию, выявили вот такие проблемы:
 

• менеджеры не успевали обработать новые заказы

• клиенты начали теряться 

• из-за большого кол-во рутинных процессов (передача информации по клиенту замерщику, согласование ТЗ, сбор документов по заказу и передача на производство и тп.) снизилась эффективность менеджера

• клиенты не могли дозвонится нужному менеджеру

• руководитель не понимал, что происходит с заказами

• при смене менеджеров передача клиентской базы занимала длительный процесс 

Почему решили внедрять Битрикс24?

Чтобы решить данные задачи было принято переходить в Битрикс24, который позволит: 

• минимизировать кол-во использования сторонних программ и сервисов

• объединить компанию в едином информационном пространстве

• автоматизировать бизнес-процессы коммуникаций в одном сервисе

• снизить затраты на CRM-лицензии (по итогам Битрикс24 оказался в 2-3 раза дешевле чем Amo)

 
 Чтобы оцифровать все процессы компании от момента получения заявки до момента отгрузки и монтажа были проделаны следующие работы:

• Провели предпроектный анализ. С помощью аудита бизнес-процессов компании нам удалось найти тех. решения и составить дорожную карту внедрения

• Подключили переписку с рабочего номера в WhatsApp. Вся история взаимодействий с клиентом фиксируется в карточке заказа

• Перенесли всю клиентскую базу и ранее созданный задачи из Amo в Битрикс24

• Отстроили процессы обработки входящих заявок с сайта 

• Отладили маршрутизацию звонков на общий номер телефона и на рабочие мобильные телефоны менеджеров

• Наладили работу 

Какие сценарии были автоматизированы?

• Прием заявок с рекламных источников

• Распределение звонков на общий номер телефона и мобильные номера менеджеров

• Распределение заявок между менеджерами

• Согласование выездов на замер (клиент/менеджер/замерщик)

• Передача и хранение документов по замеру

• Согласование ТЗ (менеджер/клиент/инженер-технолог) 

• Передача заказа на производство

• Снабжение по заказам, где не хватает комплектующих

• Передача заказов на доставку и монтаж

Какие решения были использованы?

• Телефония. Подключен старый номер компании в IP-телефонии Zadarma, АТС Мегафон для фиксации звонков менеджеров, АТС Битрикс для настройки сценарием распределение звонков, “Мои звонки” для фиксации звонков замерщиков 

• I2CRM. Сервис позволил подключить 7 номеров WhatsApp и фиксировать переписку в карточки Заказа (Сделки)

• Почта. Штатная интеграция общей почты компании и почты сотрудников

• Tilda. Интеграция рекламных лендингов/квизов

• Самописный сайт. Подключили получение заявок через почту

• Мигратор CRM. Приложение для переноса базы из AmoCRM

• Настройка роботов и бизнес-процессов (БП):

• Автоматическая отправка каталогов/презентации  для лидов с Квиза

• Бизнес-процесс “Согласование выезда на замер” (Задача, Запрос информации, Запись в календарь)

• Бизнес-процесс “Выезд на замер” ( Задача, Запрос информации)

• Задания напоминания по срокам

БП - СОГЛАСОВАНИЕ ТЗ:

• Бизнес-процесс “Создание Папки клиента на диске” (Задача сотруднику прикрепить документы в созданную системой папку)

• Задачи с напоминаниями

• Бизнес-процесс “Создание сделки в воронке Поставка”

• Уведомления руководителя производства о приближении даты Выдачи

• СМС клиенту о готовности заказа к самовывозу

• Распределение Заказов по этапам Доставка/Монтаж, при переходе на стадию Заказ готов к выдаче

• При успешном закрытии сделки Задача бухгалтеру, подтвердить получение оплаты и документов

• Автоматические задания напоминания

• Бизнес-процесс “Оплата счета” (Согласование, Оплата, Задача на ожидание поставки)

 Обучение
 Для того, чтобы внедрение прошло максимально эффективно мы провели несколько обучений
 
 1) Ознакомительное обучение
 Рассказываем сотрудником что такое Битрикс24, какой у него функционал, что где находится, и какие инструменты в работе будет использовать данная компания
 

2) Вторая встреча проходила во время процесса внедрения Битрикс24. Показываем как работать вашей компании в Битрикс24, а после даем Д/з, чтобы сотрудники самостоятельно на практике смогли их выполнить
 
 3) Третья встреча. Собираем список вопросов, и отвечаем на них. Также внесли различные правки в работе сотрудников чтобы им было удобней работать
 
 

Результат от внедрения CRM Битрикс24

• Настроили IP-телефонию с помощью которой все звонки теперь фиксируются в CRM

• Эффективность менеджеров увеличилась с помощью системной и автоматической передачи информации о заказе от одного сотрудника к другому

• Руководитель видит все передвижения в своем бизнесе, с помощью этого он может решать возникшие вопросы

• При смене менеджеров передача клиентской базы теперь занимает минимальное количество времени

• Минимизировано кол-во использования сторонних программ и сервисов, тем самым сэкономлено время всех сотрудников

• Объединили компанию в единую информационную среду

• Сократили лишние передвижения сотрудников от места замера к офису, от офиса к месту производства, теперь весь документооборот происходит на портале Битрикс24

• Автоматизировали бизнес-процессы коммуникаций в одном сервисе, тем самым

• Снизили затраты на CRM-лицензии (по итогам Битрикс24 оказался в 2-3 раза дешевле чем Amo)

 Польза от внедрения Битирикс24

С помощью внедрения Битрикс24 в компанию Гласс-Пром увеличила скорость работы всех отделов компании, таких как: Производство, Снабжение, Бухгалтерия и отдел Продаж

А также с помощью автоматизации рутинных обязанностей сэкономили время сотрудников

В итоге с помощью систематизации и автоматизации бизнеса увеличилось как обработка лидов, так и процесс производства изделия из стелка и зеркал - это привело к  увеличению прибыли в компании Гласс-Пром