Запуск бизнеса — особый момент. Вы еще не знаете, что будет дальше, но понимаете, что назад пути нет. В голове — список задач длиной в километр. На счету — сумма, которая кажется достаточной и катастрофически маленькой одновременно.
Чтобы не растеряться на первых этапах, важно двигаться системно. Справиться с хаосом помогут сервисы для помощи бизнесу. Они не дадут сбиться с курса: помогут вести учет, строить процессы и удерживать клиентов. Рассказываю, что это за инструменты и зачем они компаниям.
Какие инструменты нужны бизнесу на старте
Цифровые сервисы для бизнеса — программы, которые помогают автоматизировать ключевые процессы в компании. Они берут на себя ручную работу и рутинные операции.
Руководитель может сам контролировать задачи, общаться с клиентами и управлять деньгами. Но тогда у него не останется времени: все ресурсы займет «операционка». Лучше передать рутинные операции цифровым инструментам.
Например, CRM сохранит контакты покупателей и подскажет команде продаж, когда запускать повторные продажи. А таск-менеджер проконтролирует, чтобы сотрудники не теряли и вовремя выполняли дела. Каждый инструмент решает свои задачи, а вместе сервисы создают единую инфраструктуру для развития бизнеса.
Есть семь инструментов, которые я советую начинающим компаниям. Внедрять их лучше постепенно и системно. Начать с базовых сервисов, а затем переходить к более продвинутым модулям. Например, осваивать искусственный интеллект. Расскажу о каждом решении подробнее и по очереди — по мере усложнения.
CRM
CRM, или Customer Relationship Management, — это система, которая помогает управлять отношениями с клиентами и структурирует продажи.
Сервис собирает всю информацию о покупателях в одном месте: контакты, историю разговоров, сделки и обратную связь. В результате у бизнеса появляется цифровая «картотека» аудитории. В любой момент можно открыть профиль конкретного пользователя и увидеть, какие у него потребности и интересы.
CRM собирает заявки из разных каналов: от звонков до мессенджеров и соцсетей. На основе этих запросов создает сделки и помогает менеджерам их вести. Например, может сама отправить письмо или напомнить сотруднику отдела продаж, что пора связаться с клиентом.
Какую проблему решает: помогает не терять клиентов. Менеджер может забыть про сообщение или не записать контакт потенциального покупателя. CRM не упустит ни одну заявку, напомнит сотруднику про задачу и уведомит руководителя, если где-то возникла проблема.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Поддерживает ли CRM все ваши каналы связи. Например, можно ли интегрировать сервис с «Авито».
- Где находятся серверы разработчика. Хранить персональные данные клиентов по закону можно только на территории России.
- Насколько удобно работать с мобильного телефона. Можно ли просматривать заявки из приложения?
Рекомендация: не стоит сразу покупать все функции системы. Сначала попробуйте программу в бесплатной демоверсии: оцените, насколько удобный интерфейс предлагают разработчики. Затем внедрите базовые возможности. И только потом делайте выводы, стоит ли добавлять дополнительные модули.
Финансовый сервис
Ошибки при работе с деньгами обходятся дорого: штрафами и потерянными средствами. Лучше сразу настроить финансовые процессы, а для этого подключить специальный цифровой инструмент. Такие продукты ведут учет доходов и расходов, рассчитывают налоги и формируют отчетность. Обычно системы работают в режиме реального времени: загружают банковские операции, категоризируют их и готовят документы для ФНС.
Какую проблему решает: устраняет беспорядок в финансах, который ведет к штрафам и переплатам. Современные решения заменяют работу штатного бухгалтера и избавляют предпринимателей от необходимости считать все вручную.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Есть ли интеграция с вашим банком. Получится ли следить за операциями из приложения?
- Работает ли программа с вашим налоговым режимом.
- Как работает поддержка. Насколько быстро и в какое время отвечают операторы?
Рекомендация: не забывайте радоваться каждый раз, когда платформа будет сама рассчитывать и предлагать вам заплатить НДФЛ за сотрудников или отправить уведомления в налоговую.
Таск-менеджер
Когда бизнес растет, держать все в голове становится невозможно. Нужно расставлять приоритеты, контролировать сроки и видеть, что где застряло. Справиться с многозадачностью помогает таск-трекер — система управления задачами и проектами внутри команды.
В нем можно фиксировать дела, назначать исполнителей, устанавливать дедлайны и отслеживать, как движутся проекты. Современные сервисы показывают общую картину: что делается прямо сейчас, что планируется на будущее и где возникли проблемы.
Какую проблему решает: разбирается с хаосом в задачах. Руководителю не нужно держать все в голове и микроменеджерить команду. Достаточно занести обязанность в систему, назначить исполнителя и установить дедлайн — система сама напомнит о том, что нужно выполнить.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Нравится ли вам интерфейс программы. Заходить в нее вы будете каждый день: нужно, чтобы система устраивала и вас, и команду.
- Есть ли мобильное приложение. Получится просматривать задачи с телефона?
Рекомендация: следуйте девизу — «Если задачи нет в системе, значит ее можно не делать». Так вы и команда выработаете дисциплину и начнете вести таск-менеджер системно.
Корпоративный мессенджер
Публичные мессенджеры не могут гарантировать надежную защиту данных: мошенники крадут аккаунты сотрудников и получают доступ к коммерческой тайне. По данным компании «Солар», 35% утечек конфиденциальных данных происходит через B2C-платформы, например Telegram. Это грозит компаниям штрафами и ухудшает репутацию.
Чтобы снизить риск, нужно использовать специальные корпоративные системы. Данные в них защищаются технологией сквозного шифрованияТехнологию называют End-to-End Encryption. Данные кодируют на устройстве отправителя так, чтобы расшифровать ее мог только получатель. Человек со стороны прочитать сообщение не сможет и двойной аутентификацией. А все доступы контролирует администратор — новый пользователь может войти в мессенджер компании только по приглашению.
Какую проблему решает: устраняет риск, что мошенники украдут данные компании. Корпоративные мессенджеры оберегают бизнес от утечек, а значит от штрафов и потери доверия клиентов.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Какие возможности предлагает продукт. Удобно, когда в мессенджере есть сервис видеосвязи, а также интеграция с таск-менеджером и CRM. Коллегам не нужно переходить из разных сервисов, все можно делать в одном пространстве.
- Какую систему безопасности предусмотрели разработчики. Какое шифрование предлагают, есть ли возможность настраивать права доступа.
Рекомендация: чтобы еще больше снизить риски, лучше выбирать мессенджер от российских разработчиков. Так вам не придется искать замену, если компания уйдет и запретит пользоваться продуктом на территории РФ.
Рекламный кабинет
Рекламный кабинет — это инструмент, который позволяет создавать маркетинговые кампании и управлять ими.
Кабинеты можно завести в «Яндекс Директе», «VK Рекламе», Telegram Ads и на других платформах. Они помогают настраивать таргетинг и контекстную рекламу.
Какую проблему решает: увеличивает продажи. Без маркетинга люди не узнают про продукт и не будут его покупать. В рекламных кабинетах можно запускать промоакции и привлекать потенциальную аудиторию.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Выходит ли он на вашу целевую аудиторию. Например, если потенциальные клиенты не заходят в Telegram, лучше выбрать другую площадку.
- Есть ли защита от перерасхода бюджета. Можно ли установить ограничения на рекламные кампании.
Рекомендация: начинайте любую кампанию с тестов, даже если идея кажется беспроигрышной. Проверяйте гипотезы на небольших бюджетах и только потом выделяйте крупные суммы.
Чат-бот с искусственным интеллектом
Сервисы на базе нейросетей могут искать информацию в интернете, отвечать на вопросы, читать законы и договоры, писать тексты и подсказывать идеи. Это не замена сотрудникам, но инструмент, который берет на себя типовые задачи и экономит время.
Кроме того, чат-бота с искусственным интеллектом можно натренировать под запросы команды. Например, рассказать ему о продукте и целевой аудитории, объяснить, как вы пишете тексты и на чем делаете акценты. После этого инструмент будет следовать вашим правилам.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- С какими форматами работает чат-бот. Может ли он выходить в интернет и искать информацию.
- Насколько просто заходить в сервис. Есть ли ограничения для пользователей из России.
- Будет ли нейросеть учиться на вашей информации. Некоторые разработчики позволяют отказаться от этого и сохранить конфиденциальность данных, если человек покупает тариф.
Рекомендация: пробуйте модели от разных разработчиков. Здесь как у людей — кто-то может лучше работать с текстом, кто-то — читать файлы, а кто-то — генерировать изображения.
А в Битрикс24 есть встроенный AI-ассистент, который упрощает повседневную работу. С ним удобно организовывать работу команды.
тексты, заполнит CRM и подготовит резюме встречи.
Отраслевое решение
Для компаний из разных индустрий существуют отраслевые сервисы. Они учитывают особенности работы врачей, логистов, строителей, юристов. Содержат шаблоны специфических документов и особые сценарии работы.
Какую проблему решает: предлагает возможности, которые не дают универсальные сервисы. Профильный инструмент закрывает пробелы и экономит время, которое ушло бы на настройку обычной системы под компанию.
На что обратить внимание, когда выбираете сервис:
- Насколько глубоко разработчики понимают вашу отрасль. Соблюдают ли локальные нормативные акты.
- Насколько гибкий инструмент предлагает компания. Какие возможности есть в сервисе.
Рекомендация: выбирайте сервисы, которые помогают работать в вашей нише и при этом поддерживают связку с универсальными системами. Так специалистам не придется переключаться между продуктами и привыкать к нескольким разным инструментам.
Частые вопросы
Да, на первых этапах бизнесу хватит бесплатных возможностей. Большинство разработчиков предлагают базовые версии продуктов с ограниченным набором функций или демоверсии. Такие варианты инструментов нужно использовать, чтобы понять, подходит ли вам система и какие функции действительно нужны команде.
Когда бизнес вырастет, вы сможете перейти на платный тариф. Например, чтобы добавить больше сотрудников в таск-трекер, увеличить лимиты на количество сделок в CRM и использовать новые возможности корпоративного мессенджера.
Сопротивление — нормальная реакция на изменения. Люди боятся дополнительной нагрузки и не всегда понимают, зачем им осваивать новые инструменты. Задача руководителя — объяснить команде выгоду и сделать адаптацию комфортной.
Для начала объясните, как сервис поможет каждому специалисту. Например, менеджеру покажите, как CRM поможет не терять клиентов и выполнять план продаж. Когда человек видит, что инструмент облегчает именно его работу, сопротивление исчезает.
Внедряйте все новые продукты постепенно: сначала один инструмент, потом другой. Обучите команду работе с сервисом и дайте время привыкнуть — обычно на это требуется 2-3 недели. Поощряйте тех, кто охотно использует новые возможности, и помогайте тем, кто испытывает трудности.
Что в итоге
- Цифровые сервисы позволяют развивать бизнес без суеты и постоянного тушения пожаров. Они помогают принимать решения и освобождают время руководителя.
- Начинающему бизнесу стоит присмотреться к CRM, финансовому сервису и таск-менеджеру. Также внедрить корпоративный мессенджер и зарегистрировать рекламный кабинет. Затем можно осваивать нейросети и изучать отраслевые решения.
- Разработчики часто предлагают бесплатные базовые тарифы или тестовые версии инструмента. Используйте их, чтобы попробовать продукт и оценить, подходит ли он вашей команде.
