Закрытый профиль сотрудника

Закрытый профиль сотрудника — решение для хранения важных данных о сотрудниках Битрикс24 с гибкими правами на просмотр и редактирование.

В типовом профиле сотрудника удобно хранить общую информацию: ФИО, дату рождения, отдел, должность, интересы и так далее. Но часть важных данных не должна быть доступна всем подряд. Например, оклад должны видеть сам сотрудник и его руководитель, рабочую роль — коллеги из своего отдела, а грейд — все вышестоящие руководители. Таких примеров может быть много, а доступ к любой карточке пользователя открыт у всех коллег в Битрикс24.

Поэтому обычно такие данные начинают жить где-то отдельно: в таблицах, заметках, чатах или просто «у руководителя в голове». В итоге часть информации теряется, часть устаревает, а доступ к ней приходится контролировать вручную.

Закрытый профиль сотрудника позволяет добавить собственные поля во встройке профиля пользователя и отдельно настроить для каждого из них, кто может его видеть и заполнять.

Ваши данные в безопасности!

1. Приложение учитывает права текущего пользователя Битрикс24. Создание, редактирование и удаление полей доступно только руководителям отделов и администраторам. Просмотр и заполнение полей — в соответствии с настроенными правами на каждое поле.

2. Все данные обрабатываются в вашем браузере и не передаются на сторонние серверы.

В решении можно создать четыре типа полей: текст, число, дата и текстовый блок. Для каждого поля отдельно выбираются права на просмотр и редактирование.

Права можно настроить для:

— самого сотрудника;

— его руководителя;

— сотрудника и руководителя;

— отдела сотрудника;

— сотрудника и вышестоящих руководителей;

— отдела и подотделов;

— вышестоящих руководителей и отделов с подотделами;

— всех руководителей;

— всех сотрудников.

То есть не придется делать одно общее правило для всех внутренних данных. Оклад может быть закрыт для коллег, рабочая роль — открыта отделу, а специализация — всей компании. Права на просмотр и редактирование настраиваются независимо друг от друга. Например, поле можно показывать сотруднику и руководителю, но разрешить изменять его только руководителю.

Обратите внимание: для хранения полей и их значений создаются два Универсальных списка — отдельно для названий и отдельно для значений полей. Вся информация хранится в обфусцированном виде.

Просмотр данных

В основном приложении можно выбрать сотрудника и посмотреть доступные по правам поля и их значения.

Этот раздел предназначен только для просмотра. А заполняются поля во встройке в профиль пользователя.

Так, руководитель может открыть профиль подчинённого и увидеть управленческие поля, сотрудник — свои личные данные, а коллеги — только ту информацию, которая разрешена для общего просмотра.

Обратите внимание: права, связанные с отделами и руководителями, зависят от структуры Битрикс24. Чтобы они работали корректно, сотрудники должны быть привязаны к нужным подразделениям, руководители назначены, а иерархия отделов настроена актуально. Для расширения возможностей типовой структуры — воспользуйтесь решением Оргструктура с историей.

Кто может настраивать поля

• Администратор портала может создавать, изменять и удалять поля, а также видеть и редактировать все значения сотрудников.

• Руководитель отдела также может создавать, изменять и удалять поля. Возможность видеть и изменять конкретные значения при этом определяется настройками самого поля.

• Обычный сотрудник работает только с теми полями и значениями, к которым у него есть соответствующий доступ.

Для кого подойдёт решение

Закрытый профиль сотрудника подойдёт компаниям, где кроме обычной информации о сотрудниках есть внутренние данные, которые нужны не всем. Например, если:

— в компании есть грейды, планы развития, оценки и другие дополнительные сведения о сотрудниках;

— компания растёт, структура становится сложнее и вручную контролировать доступ к внутренней информации уже неудобно;

— часть данных сейчас хранится отдельно — в таблицах, заметках или документах;

— хочется хранить дополнительные сведения прямо рядом с профилем сотрудника, а не искать их по разным сервисам.

Особенно полезно приложение будет компаниям с несколькими отделами и уровнями руководителей, где доступ к информации зависит от положения сотрудника в оргструктуре.

Преимущества приложения:

— Мобильная версия.

— База знаний — справочник полезной информации, которая поможет лучше ориентироваться пользователю.

— Поиск по сотрудникам и полям. В разделе просмотра можно быстро найти нужного сотрудника, а затем поле по названию.

— Единая настройка для всей компании. Поля создаются один раз, а значения хранятся отдельно для каждого сотрудника. Не нужно заново создавать одинаковые поля для разных людей.

Закрытый профиль сотрудника помогает дополнить стандартную карточку пользователя собственными полями и при этом не открывать чувствительные данные всем подряд.

Частые вопросы

Как посмотреть структуру компании в Битрикс24?

Перейдите в раздел Сотрудники → Структура компании. Там можно увидеть отделы, руководителей и сотрудников, а также найти нужного человека.

Кто может создавать и настраивать поля?

Создавать, изменять и удалять поля могут администратор портала и руководитель отдела. Для каждого поля независимо выбирается, кто может его видеть и кто может изменять значение.

Почему сотрудник не видит нужное поле?

Видимость зависит от правила, выбранного для конкретного поля, и от актуальной структуры Битрикс24: подразделения сотрудника, назначенного руководителя и положения отдела в иерархии.

Если сотрудник перейдёт в другой отдел, права изменятся?

Приложение определяет доступ по актуальной структуре Битрикс24, поэтому важно, чтобы отделы, руководители и иерархия были заполнены правильно.