Мастер отчетов по Задачам

«Мастер отчётов по Задачам» — удобное приложение с расширенными возможностями для контроля и анализа задач.

Преимущества решения:

• Выбор полей как по Задачам, так и по связанным с ними сущностям CRM (Сделки, Лиды, Счета). Не только типовых, но и пользовательских.
  

• Гибкая работа с датами — выборка по любому типу дат (например, по Крайнему сроку или Дате закрытия).

• Настройка полей, сортировки, группировки и фильтров.

• Регулярные отчеты — публикация в Ленте новостей по расписанию.

• Визуализация с помощью графиков.
  

• Выбор итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.

Внимание!

1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM и Задачам конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник, у которого настроены права на просмотр только своих задач — в отчете увидит только их.

2. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Пример №1. Контроль крайних сроков Проекта

В проекте или группе может быть множество задач, и работы ведутся параллельно. Для того, чтобы проконтролировать «просроченные» задачи, выберите тип даты Крайний срок (в поле «по»— дата до сегодняшнего дня) и добавьте поля Название, Проект и Статус. Примените фильтр по не пустому значению поля Проект (или по конкретным названиям проектов) и нужным статусам задачи.

Пример №2. Рейтинг сотрудников по закрытым задачам

Для того, чтобы проанализировать эффективность команды в разрезе закрытых задач, выберите поля: Название, Ответственный и Статус. Выберите фильтр в поле Статус «Завершена» и примените группировку по Ответственному. Вы увидите, кто из ваших сотрудников закрыл больше всего задач за период.

Пример №3. Незавершенные задачи в Сделках

Для того, чтобы избежать ошибок и не двигать Сделку дальше по стадиям, если в ней есть незакрытые задачи, выберите поля по Задачам: Название и Статус, по Сделкам – также Название и Стадия Сделки. Для поля Статус задачи выберите всё, кроме «Завершена», а для поля Стадия сделки выберите те стадии, на которых незавершенных задач уже быть не должно. Примените группировку по названию Сделки. Вы увидите общее количество, а также промежуточные итоги - сколько таких задач в каждой Сделке.

Пример №4. Мониторинг времени

Сотрудники могут вести как свои личные задачи, так и задачи, привязанные к Сделкам или Группам. В типовом функционале Битрикс24 получить комплексный отчет сразу по всем задачам сотрудника весьма непросто, если у задач были разные постановщики.

Для полного контроля всех потраченных часов добавьте к стандартным полям (Дата создания, Название, Ответственный) поле Затраченное время из истории изменений. Для того, чтобы получить отчет по закрытым задачам этого месяца — выберите «по Дате закрытия за текущий месяц». Отфильтруйте по сотруднику.

Вы можете добавлять в отчеты дополнительные поля по Контактам и Компаниям. Для этого сначала нужно выбрать поле Компания или Контакт в основной сущности, связанной с Задачами (например Сделка.Компания). Тогда выбор типовых и пользовательских полей будет доступен.

Обратите внимание: все адреса выводятся в одной строке. Аналогично с реквизитами. Кроме того на текущий момент выводится только один привязанный к Сделке (Лиду или Счету) Контакт. Привязанные напрямую к Задаче Компании или Контакты не отображаются.

Любой отчет можно сохранить как шаблон с заданными полями, сортировкой и фильтрами. Шаблон можно сделать публичным — тогда он будет доступен всем сотрудникам портала. При необходимости им легко поделиться по ссылке.

Кроме того, шаблон можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей. Эта функция доступна только администраторам портала. Почитать про особенности и настройки регулярного отчета можно тут.

Для того, чтобы выделить в вашем отчете самое важное — используйте графики. Так воспринимать информацию станет проще. Кнопка «Построить график» находится под таблицей, можно выбрать тип графика и подходящие поля для осей Икс (любая дата) и Игрек (числовые и списочные поля).

Полученное изображение можно скачать и использовать для дальнейшего анализа.

Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по задачам»:

• Можно быстро искать поля по любой части названия.

• Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать  даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.

• Менять типы фильтров: по значению, по пустым и по не пустым значениям.

• Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Счета, Сделки и Лиды.

• Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы и Excel.

• Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.

• Опубликовать отчёт в Ленте новостей для обсуждения с коллегами.

Для отчётности только по сущностям CRM — используйте приложение Мастер отчетов CRM. А для отчетов по всем смарт-процессам (в том числе и по Цифровым рабочим местам) — Мастер отчетов по смарт-процессам.