Журнал изменений Битрикс24

Журнал изменений Битрикс24 — контроль важных полей в CRM.

Когда недостаточно видеть текущее значение поля, а нужно понимать, как оно таким стало. Не просто «Сумма сделки изменилась», а: было 1 000 ₽, стало 2 000 ₽, изменил Иванов — тогда-то. Потому что иногда в карточке пропадает или меняется что-то важное, и нужно быстро восстановить картину: кто внес правку, когда это произошло и что было указано раньше.

Журнал изменений Битрикс24 собирает такой контекст в одном месте. Для выбранных полей сохраняются автор изменения, дата и время, а также значения «Было» и «Стало». Так проще разбирать спорные ситуации, проверять историю значимых данных и понимать, что происходило с конкретным элементом CRM. Приложение дополняет стандартную Историю CRM и дает более точечный контроль именно тех полей, которые важны для вашей работы.

С Журналом изменений Битрикс24 можно:

— заранее выбрать, какие именно поля лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов нужно отслеживать;
— хранить изменения этих полей в отдельном реестре со значениями «Было» и «Стало»;
— настроить выбранным сотрудникам персональные уведомления об изменении нужных полей, создании или удалении элементов;
— получить последнее сохраненное изменение конкретного поля и использовать его в бизнес-процессах.

Это решение работает на сервере Black Hole платформы Битрикс24 Вайбкод. Установка и настройка доступны только администраторам портала.

Как установить решение

1. Откройте Битрикс24 Вайбкод под учетной записью администратора того портала, на который устанавливается приложение.

2. Создайте ключ авторизации VibeCode в разделе «Ключи авторизации» → «Создать ключ». Для ключа указываются его название, право infra и доступ «Чтение и запись». Ключ создается для того же портала, на который устанавливается Журнал изменений.

3. Вернитесь на страницу установки приложения, вставьте ключ в поле «Ключ авторизации VibeCode» и нажмите «Проверить».

4. После успешной проверки нужно выбрать тариф сервера и регион размещения. Минимальный тариф подходит для большинства задач.

5. Разрешите политику доступа PUBLIC, установив соответствующий флажок. Это необходимо для работы приложения.

6. Нажмите «Установить» и дождитесь завершения установки.

7. После установки приложения откройте сервер приложения в Битрикс24 Вайбкод и выберите для него Режим работы → Круглосуточно

Сервер должен работать постоянно, чтобы приложение могло получать и обрабатывать события Битрикс24. Если сервер будет недоступен, часть изменений может не отобразиться. Пересоздание слепка позволит сверить текущее состояние данных, но не восстановит точную последовательность пропущенных изменений.

Как включить логирование

1. Администратору портала нужно открыть Настройки → Логирование.

2. Выбрать нужные сущности: лиды, сделки, контакты, компании или смарт-процессы.

3. Указать те поля, изменения в которых нужно отслеживать.

4. Сохранить настройки.

5. Дождаться создания первого слепка текущих значений. Он становится исходной точкой для дальнейшего сравнения.

После этого, если в выбранных полях что-то изменится – это отобразится в Журнале. На каждое изменение формируется отдельная запись.

Для каждой записи видно:

— кто внес изменение и когда оно произошло;
— к какой сущности и элементу относится;
— какое поле изменилось;
— что было указано раньше и какое значение стало новым.

А для создания и удаления элементов журнал формирует отдельные записи.

Из таблицы можно перейти к связанной сущности или сотруднику.

Фильтры

Чтобы не просматривать журнал целиком, записи можно отфильтровать по автору изменения, сущности и ее воронке, ID элемента, названию или символьному коду поля, а также по дате изменения.

На одной странице можно вывести 20, 50, 100 или 200 записей.

История конкретного элемента — прямо в карточке CRM

Для выбранных в настройках логирования сущностей приложение добавляет в карточку отдельную встройку Журнал изменений Битрикс24.

Например, если нужно разобраться только с одной сделкой, достаточно открыть ее карточку и посмотреть историю именно этого элемента - тогда искать его вручную в общем журнале не потребуется.

При этом сохраняются права CRM: пользователь видит только записи по тем элементам, доступ к которым приложение смогло подтвердить с его правами.

Персональные уведомления

Если нужно отслеживать изменения полей в момент – можно настроить персональные уведомления для каждого сотрудника.  Дополнительно можно сообщать о создании и удалении элементов.

В уведомлении также будет видно, что и кто изменил, какие значения были до и после.

Использование в бизнес-процессах

В дизайнере бизнес-процессов доступно действие «Журнал изменений: получить записи». В нем задаются ID сущности и элемента, период поиска и код поля. Действие находит самую последнюю сохраненную запись об изменении этого поля за выбранный период и передает в бизнес-процесс:

— дату изменения;
— ID пользователя;
— название поля;
— старое значение;
— новое значение.

Если подходящей записи нет, возвращаются пустые значения.

Раздел «Диагностика» содержит в себе записи об ошибках и событиях приложения.

Он пригодится, если нужно проверить работу журналирования или разобраться, почему изменение либо уведомление не появилось ожидаемым образом.

Обратите внимание:

1. Журналирование начинается после настройки приложения.

2. При первой настройке создается слепок текущих значений. Они становятся исходной точкой для дальнейшего сравнения. Более ранняя история не восстанавливается.

3. В журнал попадают только те сущности и поля, которые выбрал администратор.

4. Фиксация зависит от получения и успешной обработки событий Битрикс24. Пересоздание слепка помогает сравнить текущее состояние с ранее известным, но не восстанавливает все пропущенные промежуточные изменения.

5. Приложение предназначено для хранения истории и не изменяет данные.

Журнал изменений Битрикс24 поможет быстро разобраться, кто, когда и как изменил важные данные CRM. Нужные поля отслеживаются отдельно, значения «Было» и «Стало» сохраняются, а историю можно использовать для проверки, уведомлений и автоматизации.

Для хранения кадровых изменений попробуйте решение Оргструктура с историей.

А для регулярных отчетов по сущностям CRM – Мастер отчетов CRM.

Частые вопросы

• Какие сущности и поля можно журналировать?

Можно отслеживать поля лидов, сделок, контактов, компаний и доступных на портале смарт-процессов. Администратор портала выбирает нужные сущности и поля.

• Почему сотрудник может не увидеть запись или не получить уведомление?

Просмотр журнала учитывает права CRM. Сотрудник видит записи только по доступным ему сущностям и элементам.

• Что возвращает действие «Журнал изменений: получить записи» в Бизнес-процессах?

Оно возвращает одну, самую позднюю сохраненную запись об изменении указанного поля конкретного элемента за выбранный период. Полный список изменений за период действие не возвращает.