Отчёт PRO Счета

Отчёт PRO Счета — это комплексная панель управления оплатами, которая помогает руководителю быстро оценивать нагрузку, активность и качество обработки счетов. В одном инструменте собраны ключевые показатели: скорость, конверсия, суммы, причины отказов и распределение работы внутри отдела.

По умолчанию в отчёте отображаются счета, созданные за последний год. Для получения полной картины рекомендуется установить фильтр с даты создания портала.

1. Период — выборка счетов по фильтру «Дата создания» (по умолчанию: Сегодня −365 дней). Для полной картины рекомендуется расширить период с даты создания портала.

2. Месяц — последний календарный месяц Периода, с 1-го числа (по умолчанию: Текущий месяц).

3. Старые — счета, созданные до начала месяца.

4. Новые — счета, созданные с начала месяца.

5. Закрытые — счета в любых финальных стадиях.

6. Открытые — счета в любых промежуточных стадиях.

7. Прогноз = Сумма оплаченных / текущий день × количество дней в месяце.

8. Средний чек = Сумма оплаченных / количество оплаченных счетов.

Обратите внимание: в SQL-таблицах по счетам отсутствует разделение стадий на группы («в работе», «успешные», «отказные» — как у сделок). Поэтому по умолчанию все счета считаются открытыми. Чтобы расчёты были корректными, необходимо в фильтре явно указать, какие стадии относятся к открытым, успешным и отказным именно у вас на портале.

Отчёт PRO Счета состоит из десяти вкладок: Дашборд, Динамика, Нагрузка, Результаты, Успешные, Отказы, Активность, Скорость, Качество и Анализ. Каждая вкладка раскрывает отдельный аспект работы, а вместе они формируют единую систему управления процессом работы со счетами.

Позволяет быстро оценить загрузку, темп оплат и качество работы со счетами:

• Динамика по годам — график сумм и количества счетов.

• Нагрузка за месяц — сумма старых открытых и новых счетов.

• Результаты: Оборот — суммы Успешных, Отказов и Прогноз — график сумм закрытых счетов и прогноз на текущий месяц.

• Результаты: Сумма по компаниям — распределение сумм счетов по компаниям.

• Отказы: Доля по сумме — процент неоплаченных счетов.

• Активность — круговая диаграмма с разбивкой всех счетов по активности на горячие, активные, забытые и закрытые.

• Успешные: Количество, конверсия и средний чек.

• Скорость: Закрытых успешно — длительность оплаченных счетов с момента создания до закрытия.

• Сроки: Открытых — круговая диаграмма с разбивкой счетов по полю «Срок оплаты»: вовремя и просроченные.

Отвечает на вопрос «Сколько счетов на портале?». Все счета разделяются на Старые закрытые (созданные и завершенные до начала месяца) и Нагрузку (то, что участвовало в работе в течение месяца).

• Все счета — полный объём данных.

• Самый ранний счёт — начало периода анализа.

Графики помогают увидеть сезонность, влияние маркетинга и рост нагрузки.

Отвечает на вопрос «Какие счета участвуют в работе за месяц?». Тут счета делятся на Старые открытые (создано до начала текущего месяца и не закрыто на начало этого же месяца) и Новые (создано в этом месяце). Здесь можно оценить динамику по новым и старым счетам, наглядно видно, хватает ли менеджерам ресурсов и насколько равномерно распределяется работа.

Отвечает на вопрос «Какие результаты и Прогноз продаж до конца месяца?». Итоги анализируются целиком:

• Оборот — сумма Успешных, Отказов и Прогноз — это общий график по месяцам.

• Прогноз суммы Успешных по дням — график соответствия факта и прогноза.

• Суммы, количество и общий прогноз успешных, отказных и текущих счетов.

Руководитель может видеть фактическое и планируемое поступление денег и управлять этим процессом.

Вкладка отвечает на вопрос «Из чего складываются результаты продаж?».

Формула: Закрытых * Конверсия * Средний чек = Оборот. При этом Конверсия — это Количество успешных / Количество закрытых, а Средний чек —это Сумма успешных / Количество успешных.

Руководитель получает возможность увидеть, кто приносит максимум выручки и какие этапы чаще всего ведут к успешному закрытию. Это помогает определять эффективные практики и масштабировать их на весь отдел.

Отвечает на вопрос «Какова доля отказов и что влияет на проигрыш счетов?». Анализируется сумма и количества неоплаченных счетов, а также Доля отказов — она рассчитывается как Отказов / Закрытых. Это позволяет выявить причины потерь, проблемы и слабые этапы.

Отвечает на вопрос «Кто активно работает над счетами, а кто забывает?». Категориями оценки являются:

• Забытые >30 дней — счета без активности более 30 дней.

• Активные от 4 до 30 дней — счета с активностью за 30 дней кроме горячих.

• Горячие за 3 дня — счета с активностью за последние 3 дня.

• Закрытые — работа по счетам завершена с начала месяца.

• Нагрузка — счета, участвующие в работе в течение месяца.

Под активностью подразумевается любое изменение в карточке счета — дела, письма, звонки, заполнения полей и тд.

Это позволяет увидеть задержки и вовремя реагировать.

Отвечает на вопрос «Какая скорость обработки счетов по воронкам и стадиям?». Под длительностью счетов подразумевается промежуток от даты создания до сегодня — для открытых, и до даты Срок оплаты— для завершенных.

Для руководителя это инструмент поиск узких мест: где счета могут «застревать», на каких этапах теряется время, и как перераспределить нагрузку, чтобы ускорить обработку и увеличить оплаты.

Тут происходит поиск счетов, выбившихся из запланированного графика. Все счета делятся на Без срока (если поле по каким-то причинам пустое), Просрочены (срок прошел, а счет еще в работе) и Вовремя (срок еще не наступил).

Эта вкладка показывает ошибки в данных CRM:

• Нет суммы — счета с незаполненным полем Сумма.

• Без срока — закрытые счета с пустым Сроком оплаты.

• Ранний срок — закрытые счета со Сроком оплаты < Дата создания.

• Поздний срок — закрытые счета со Сроком оплаты > Сегодня.

• Пока без срока — открытые счета с пустым Сроком оплаты.

• Без менеджера — открытые счета с уволенным Ответственным.

• Забытые — старые открытые счета без активности >30 дней

Эти ошибки напрямую влияют на точность данных и могут возникать как при ручном вводе, так и после импорта или интеграций с внешними сервисами.

Таблица с ошибками и ссылками на счета позволит быстро поправить данные, обеспечивая корректность аналитики  и прогнозирования продаж.

• Источники — какие каналы больше всего привлекают клиентов: реклама, сайт, холодные звонки и т.д.

• Воронки  — на каких направлениях сделок скапливается наибольшее количество счетов.

• Сотрудники — как распределяется работа между менеджерами, кто перегружен, а кто имеет свободный ресурс.

• Компании — с какими клиентами связано больше всего оплат.

«Рейтинг влияния» в таблицах поможет быстро понять, на что нужно обратить внимание и на что тратится рабочее время отдела продаж.

Анализ

Таблица с полным списком счетов. Она позволяет сортировать данные, быстро находить нужные строки с помощью поиска, а также переходить по активным ссылкам в сами счета. Это полезно для детального разбора и оперативных проверок.

Для уточнения данных можно воспользоваться фильтрами:

• по дате создания, успешным и отказным стадиям счетов;

• по компании, контакту, источнику, валюте и диапазону сумм;

• по ответственному сотруднику;

• метрикам Динамики (Нагрузка / Старые закрытые) и Нагрузки (Новые и Старые открытые);

• метрикам Активности (Активные / Горячие / Забытые / Закрытые);

• метрикам Сроков (Вовремя / Закрытые / Просроченные);

• и метрикам Качества (Без менеджера / Забытые / Нет суммы / Поздний и ранний срок / Без ошибок).

Фильтры гибкие — можно выбрать сразу несколько значений, чтобы получить более точную картину. Это особенно удобно, если нужно получить отчет только по конкретному сотруднику или проекту.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу.  Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах.

Отчёт PRO Счета предназначен для директоров и руководителей, которым важно видеть движение денег и загрузку и управлять оплатами системно.

Для глубокого анализа лидов используйте Отчёт PRO Лиды. Когда возникает необходимость глубже разобраться в процессах продаж, подойдёт Отчёт PRO Сделки — более 100 метрик по воронке, конверсии и эффективности.  А чтобы понять, как эта нагрузка реализуется в ежедневной работе команды, используйте Отчёт PRO Задачи.

Анонсы обновлений, короткие видео-гайды и практичные подсказки по работе с отчётами в Битрикс24 в Telegram.