Паспорт портала: документ по настройке вашего портала

Приложение читает настройку портала и собирает её в один документ: тариф и сотрудники, воронки и стадии CRM, пользовательские поля, смарт-процессы, шаблоны бизнес-процессов, универсальные списки, структуру компании, открытые линии, CRM-формы, задачи и проекты, Диск, телефонию и сайты. Паспорт открывается страницей в приложении, скачивается в DOCX и сохраняется в PDF. Каждый сбор остаётся в истории, и любые два снимка можно сравнить: что добавили, удалили и поменяли.

Нужен, когда портал переходит из рук в руки: интегратор сдаёт внедрение, новый администратор принимает портал у прошлого, подрядчик перед доработками разбирается, что уже настроено. На портале приложение ничего не меняет, только читает.

Что в паспорте

• Тариф портала и демо-режим, активные и уволенные сотрудники, внешние пользователи, кто сейчас в сети.
  
• Воронки сделок, лидов, счетов, предложений и смарт-процессов со стадиями и числом записей на каждой стадии сейчас. Справочники CRM: источники, типы контактов и компаний, шаблоны реквизитов.
  
• Пользовательские поля всех типов записей: тип, обязательность, значения списков. Для каждого поля видно, есть ли оно в карточке, в каких шаблонах бизнес-процессов и CRM-формах используется и в какой доле записей заполнено. Отдельный фильтр показывает поля, которые не заполнены ни разу.
  
• Смарт-процессы: включённые возможности, связи с другими типами, число воронок и записей, цифровые рабочие места.
  
• Шаблоны бизнес-процессов: к чему привязан, как запускается (при создании, при изменении, вручную), параметры запуска, число действий, сколько процессов идёт сейчас, действия сторонних приложений внутри шаблона.
  
• Универсальные списки и процессы ленты с полями и числом элементов.
  
• Структура компании: дерево отделов, руководители, численность.
  
• Открытые линии: подключённые каналы, что создаётся в CRM, распределение, очередь, часы работы.
  
• CRM-формы: что создают, какие поля, включены ли.
  
• Задачи: сколько всего, в работе, просрочено, отложено и завершено за 30 дней. Рабочие группы, проекты и скрамы: участники, последняя активность, доступ, архив.
  
• Диск: общий диск компании и его папки, диски групп и личные диски.
  
• Телефония: номера и SIP-подключения, звонки за 30 дней по номерам портала и по интеграциям — видно, через какие приложения телефонии (например, Mango или Novofon) реально идут звонки.
  
• Сайты, магазины и базы знаний.
  

Над разделами — блок «На что обратить внимание»: ни разу не заполненные и скрытые поля, пустые воронки, процессы, которые идут больше 30 дней, просроченные задачи, отделы без руководителя, линии без каналов, демо-режим тарифа. Кнопка «Показать» ведёт к нужному разделу.

Заметки к разделам

Роботов, роли и права доступа и список установленных приложений Битрикс24 по REST не отдаёт. Для них в паспорте есть ссылки на страницы роботов каждой воронки, прав доступа и установленных приложений и поле для заметки. Заметку можно оставить к любому разделу: например, «в воронке „Опт“ на стадии „Счёт“ робот ставит задачу бухгалтеру». Заметки попадают в документ.

Сравнение снимков

Выберите два снимка и посмотрите, что изменилось между ними: новые и удалённые воронки, стадии, поля, шаблоны бизнес-процессов, отделы, линии, формы, группы и проекты, номера телефонии и сайты, смену тарифа, переименования, смену обязательности поля, состава очереди или способа запуска процесса. Если в шаблоне бизнес-процесса поменяли только действия, это тоже видно. Сравнение выгружается в DOCX.

Для партнёров-интеграторов

• В настройках укажите название своей компании: строка «Подготовил: …» появится в шапке паспорта и документа.
  
• DOCX редактируется в Word — допишите своё и приложите к акту сдачи.
  
• Снимок при сдаче проекта и сравнение с ним через месяц покажут, что клиент поменял сам.
  

Требования и ограничения

• Работает на любом тарифе Битрикс24, начиная с «Базового». Бизнес-процессы доступны не на всех тарифах: без них раздел «Бизнес-процессы» будет пустым, остальные соберутся.
  
• Открывает приложение администратор портала: шаблоны бизнес-процессов и смарт-процессы Битрикс24 показывает только ему.
  
• Заполненность полей считается по 2000 последним записям каждого типа.
  
• Отметка «в карточке» работает, если вид карточки настроен для всех сотрудников. Если вид не настраивали, Битрикс24 его не отдаёт, и в паспорте стоит прочерк.
  
• Дату окончания оплаты тарифа и подписки Битрикс24 Маркетплейс, а также дату последнего входа сотрудников Битрикс24 приложениям с минимальным доступом к сотрудникам не отдаёт. Для срока тарифа в паспорте есть заметка.
  
• Номера и SIP-подключения видны, если у администратора есть право «Управление номерами»; разбивка звонков по номерам и интеграциям — по последним 5000 звонкам за 30 дней.
  
• Приложение хранит на сервере в России последние 20 снимков: названия и коды воронок, стадий, полей, шаблонов, списков, отделов, линий и форм, счётчики записей и задач, имена руководителей отделов, сотрудников в очередях линий и авторов шаблонов, названия групп, папок общего диска и сайтов, номера телефонии портала и число звонков по ним. Записи CRM (сделки, контакты, телефоны, суммы) в снимки не попадают. При удалении приложения данные портала удаляются.
  
• Коробочная версия Битрикс24: нужны активная лицензия и подписка Битрикс24 Маркетплейс, портал должен быть доступен из интернета.
  
• Дополнительное ПО, внешние сервисы и партнёрские решения не нужны.