Заявки в АХО

Готовое рабочее место административно-хозяйственного отдела. Сотрудник подаёт заявку из портала, АХО ведёт её по регламенту, а техника учитывается в отдельном реестре — вместо переписки в почте и таблиц на диске.

Проблема. Заявки в АХО обычно приходят отовсюду сразу: письмом, в мессенджер, голосом в коридоре. Единой очереди нет, поэтому не видно, сколько заявок в работе, на ком они стоят и какая висит третью неделю. Согласование держится на словах — технику выдают «по договорённости», а через полгода никто не вспомнит, кто разрешил. Учёт ведётся в таблице, которая расходится с реальностью: сотрудник уволился, а ноутбук всё ещё числится за ним, и расхождение всплывает только на инвентаризации. Заявка на ремонт, которой понадобились детали, теряется между АХО и закупкой: её переоформляют заново или забывают. А закрытой заявка считается тогда, когда исполнитель решил, что закончил, — сотрудник при этом может всё ещё ждать.

Пять видов заявок, каждый со своим маршрутом

• Выдача оборудования — согласование, подготовка, выдача, приёмка получателем
  
• Перемещение оборудования — согласование и перемещение между кабинетами
  
• Ремонт и обслуживание — работа, а при необходимости деталей — переход в закупку
  
• Заявка в IT — быстрый маршрут без согласования
  
• Закупка — два согласования: руководителем и по бюджету, затем поставка
  

Всего 35 стадий и 24 поля. У каждой воронки свои завершающие стадии, включая отклонение с обязательной причиной.

Реестр оборудования

Отдельный процесс с шестью состояниями: на складе, выдано, в ремонте, в перемещении, списано, утрачено. Инвентарный и серийный номера, текущий владелец, размещение, дата постановки на учёт, QR-код для наклейки на технику.

Что происходит само

• Заявка сама встаёт на нужный маршрут по выбранной воронке
  
• Пока не заполнены согласующий или исполнитель, заявка ждёт, а не проскакивает дальше — защита от заявок, заведённых наполовину
  
• Согласование блокирует выдачу: отклонённая заявка уходит в отказ с записанной причиной
  
• Задача ставится сотруднику из поля карточки, а не «на отдел»
  
• Заявитель подтверждает приёмку — заявка не закрывается в одностороннем порядке
  
• Заявка на ремонт, которой потребовались детали, сама превращается в закупку
  
• При выдаче карточка оборудования обновляется: меняются состояние и текущий владелец
  

Тариф

Решение работает на тарифе «Энтерпрайз» — только на нём доступна полноценная работа с готовыми цифровыми рабочими местами.

Кому подойдёт

Административно-хозяйственные отделы, службы эксплуатации, IT-отделы, офис-менеджмент — всем, кто принимает заявки сотрудников и отвечает за парк техники и мебели.

Стадии, поля и автоматизацию можно менять под свой регламент штатными средствами, без программиста.