Замещающие сотрудники

Замещающие сотрудники помогают заранее передавать работу другому пользователю на время отсутствия сотрудника в Битрикс24: задачи, входящие звонки и письма

Приложение полезно для отпусков, больничных, опозданий и сменных графиков, когда обращения клиентов и задачи не должны зависать на недоступном сотруднике. Руководитель настраивает расписание и пары замещения, а передача выполняется автоматически в нужные дни и время

Кому подходит приложение

• Руководителям отделов и РОП, которые распределяют нагрузку при отпусках, больничных и сменах

• HR и администраторам Битрикс24, которые настраивают регламент замещений на портале

• Интеграторам, которые внедряют правила передачи задач, звонков и писем у клиентов

• Командам продаж, поддержки и сервиса, где важны сроки реакции на обращения

Сценарии использования

• Передать работу заместителю на время отпуска или больничного без ручного переназначения задач

• Подстраховать сотрудника на одну смену, если он опоздал или не вышел на работу

• Перевести входящие звонки и письма на замещающего, чтобы обращения не оставались без ответа

• Передавать задачи только перед дедлайном, например за один или несколько дней до окончания

• Сразу передать все текущие задачи заместителю, если замещение нужно включить сегодня

• Оставить исходного ответственного в соисполнителях, чтобы он видел переданную работу после возвращения

Как это работает

В настройках задается расписание запусков: дни недели и время, когда приложение проверяет правила и выполняет передачу. Для нерабочих или особых дней можно добавить даты-исключения

Затем формируются пары «сотрудник - замещающий» и выбирается, что именно передавать: задачи, звонки, письма. Для задач отдельно задается срок передачи за N дней до окончания. Значение 0 передает все задачи сразу, значение 1 - задачи с окончанием сегодня

При передаче задач можно оставить исходного ответственного в соисполнителях и добавить в начало названия отметку «Делегировано». Так заместитель видит, что задача пришла по правилу замещения, а основной сотрудник сохраняет контекст

Результаты запусков отображаются в статистике. По каждой записи видно, от кого и кому передавалась работа, к каким отделам относятся сотрудники и сколько задач, звонков или писем было передано

Что можно передавать

• Задачи Битрикс24 с учетом срока до окончания

• Входящие звонки

• Входящие письма

Фильтры и настройки

• Дни недели запуска

• Время запуска: час и минуты

• Даты-исключения, когда передача не выполняется

• Пары «сотрудник - замещающий»

• Выбор передаваемых сущностей: задачи, звонки, письма

• Срок передачи задач за N дней до окончания

• Добавление исходного ответственного в соисполнители задачи

• Префикс «Делегировано» в названии переданной задачи

• Статистика запусков с фильтрами по сотруднику, заместителю и датам

Ограничения

• Передача выполняется только по заданному расписанию и настроенным парам

• Итог зависит от выбранных сотрудников, сущностей и правил передачи задач

• Для корректной работы нужны права доступа к соответствующим задачам, звонкам и письмам

На что обратить внимание

1. Перед массовым внедрением проверьте правило передачи задач на тестовой паре сотрудников

2. Если замещение нужно включить сразу, используйте значение 0 для срока передачи задач и дождитесь ближайшего запуска по расписанию

3. Для разных отделов лучше настраивать отдельные пары и расписания, чтобы заместители не получали лишнюю нагрузку

4. После первого запуска проверьте статистику, чтобы убедиться, что задачи, звонки и письма ушли нужным сотрудникам

Телеграм-канал для интеграторов,      администраторов и руководителей Кейсы и статьи от интеграторов и разработчиков, об использовании Битрикс24 и автоматизации; Новые приложения Bambit, обновления и доработки приложений; Личный опыт руководителя Bambit.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов:

Получайте отчеты автоматически (раз в день/неделю/месяц):


Полезные приложения для работы с задачами:


Полезные отчеты для руководителей и сотрудников:

Полезные приложения для маркетологов:


Real-time отчеты:


Для B2B-компаний: