Скорость обработки клиента: Сроки работы с лидами и контроль клиентов и их сделок

⌛ ЕСЛИ ОТЧЁТ ФОРМИРУЕТСЯ ДОЛГО

При большом периоде или большом количестве записей приложение получает данные несколькими пакетами и дополнительно проверяет историю стадий и касаний.

Не закрывайте вкладку во время формирования. При необходимости нажмите «Остановить формирование», сохраните уже полученный результат или измените фильтры и запустите отчёт повторно.

После завершения готовый отчёт сохраняется. При следующем открытии приложение сначала показывает сохранённые данные, а затем проверяет новые и изменённые записи.

☆ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ

• «Воронки, по которым ведётся работа с клиентами» — рабочие воронки активных и успешных сделок клиентов.
  
• «Где происходит учёт лидов» — сущность «Лиды», отдельная воронка сделок по лидам или оба источника.
  
• «Воронка сделок по лидам» — появляется, если лиды учитываются через сделки.
  
• «С кем работаете» — контакты, компании или оба типа клиентов.
  
• «Период» — определяет даты создания записей, которые попадут в отчёт.
  
• «Исключить сотрудников» — позволяет убрать из отчёта сотрудников, которые не должны участвовать в расчётах.
  

Общие обязательные настройки сохраняются для портала. Изменять их могут администратор портала и назначенные администраторы приложения.

☆ КАК ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ КАСАНИЕ

• Звонки: входящие, пропущенные и исходящие звонки, отражённые в соответствующей CRM-сущности.
  
• Почта: только отправленные исходящие письма сотрудника. Входящие сообщения клиента не учитываются.
  
• Открытые линии: создание диалога, завершение диалога или последнее обновление переписки сотрудником.
  
• Из допустимых событий выбирается наиболее поздняя дата для контроля касаний.
  
• Для расчёта скорости обработки отдельно определяется первое допустимое касание.
  

Для отчёта по сделке или лиду активность должна быть непосредственно привязана к этой сделке или этому лиду. Активности только контакта или компании в такой расчёт не подмешиваются.

Если телефония или открытые линии не используются, а переписка ведётся через внешний мессенджер без регистрации CRM-активности, переписка может быть не видна приложению как CRM-касание.

Для скорости обработки дополнительно учитывается первое реальное изменение стадии. Изменения в первые 30 секунд после создания могут считаться автоматическими. Для успешного лида или сделки по лиду, если первое изменение определить невозможно, используется последнее изменение стадии.

☆ ВКЛАДКА «КОНТРОЛЬ ОБРАБОТКИ»

★ Контакты и компании

Отчёт показывает:

• количество активных сделок;
  
• сумму успешных сделок;
  
• сумму сделок в работе;
  
• последнее касание и его тип;
  
• движение активных сделок по стадиям;
  
• ответственного сотрудника.
  

Поиск работает по имени или названию, телефону, электронной почте и ИНН. Номера +7 и 8 распознаются как одинаковый формат.

Доступны фильтры периода создания, давности последнего изменения стадии, давности касания, ответственного и наличия активной сделки.

Показатели «Не было касаний и движения сделки более недели/месяца» учитывают только контакты и компании с активными сделками.

Нажмите количество активных сделок или сумму, чтобы открыть встроенную детализацию уже сформированного отчёта.

★ Активные сделки

Отчёт показывает:

• контакт и компанию;
  
• название и сумму сделки;
  
• текущую стадию;
  
• дату и тип последнего касания конкретной сделки;
  
• дату последнего изменения стадии;
  
• количество активных сделок контакта;
  
• ответственного сотрудника.
  

Поиск проверяет название сделки, клиента, телефон, электронную почту, домен и ИНН.

Можно выбрать период создания, давность изменения стадии, давность касания, стадии активных сделок, ответственного и условие по сумме.

★ Лиды и сделки по лидам

Источник определяется обязательной настройкой. В отчёт могут входить:

• классические лиды;
  
• сделки выбранной лидовой воронки;
  
• оба источника одновременно.
  

Для контроля касаний показываются только активные лиды и активные сделки по лидам.

В детализации доступны название, клиент, компания, даты создания и изменения, первое и последнее касание, стадия и ответственный.

Можно фильтровать период, давность касания, ответственного и статусы «В работе», «Успешный», «Проигранный». Успешные и проигранные записи используются также для итоговой оценки качества обработки.

☆ ВКЛАДКА «СКОРОСТЬ ОБРАБОТКИ»

Задайте срок «Как быстро обработать лид». Рабочий день автоматически берётся из настроек рабочего времени Битрикс24; при необходимости время начала и окончания можно изменить.

Скорость считается от даты создания до первого допустимого касания с учётом только рабочего времени. Если допустимой активности нет, используется первое фактическое изменение стадии.

В таблице показаны:

- лид или сделка по лиду;
- связанный клиент;
- дата создания;
- первое и последнее касание;
- первое изменение стадии;
- скорость обработки;
- выполнение установленного срока;
- стадия и ответственный.

Диаграммы сравнивают среднее время, количество обработанных обращений и качество обработки по менеджерам. Вкладка использует уже загруженные данные.

☆ ПРАВА ПРИЛОЖЕНИЯ

Администратор назначает сотрудников в одну из ролей. Один сотрудник может находиться только в одной роли.

- Администратор: весь портал и управление ролями.

- Руководитель: собственные записи, сотрудники подразделения, дочерних отделов и всех уровней ниже по структуре Битрикс24.

- Менеджер: только записи, где он назначен ответственным.

После изменения нажмите «Сохранить права». Текущий администратор не исключается из административного доступа случайным сохранением.

☆ ТАБЛИЦЫ И EXCEL

- Нажмите заголовок для сортировки.

- Перетащите маркер заголовка, чтобы изменить порядок столбцов.

- Потяните правую границу, чтобы изменить ширину.

- Используйте горизонтальные стрелки и полосу прокрутки для широких таблиц.

- «Показать все» раскрывает остальные уже загруженные строки.

- «Выгрузить в Excel» создаёт лист с описанием отчёта и отдельный лист данных с учётом текущих фильтров.

☆ СОХРАНЁННЫЕ ДАННЫЕ И СКОРОСТЬ

После повторного открытия приложение показывает последний сохранённый отчёт текущего пользователя и время его актуальности. Перед обновлением проверьте актуальность фильтров и нажмите «Применить».

Если настройки, область прав и период совпадают, приложение сначала проверяет изменения. При отсутствии изменений полный повторный обход не выполняется. Отчёты разных порталов, пользователей, ролей и наборов фильтров хранятся раздельно.

На больших порталах формирование может занять время из-за проверки касаний и истории стадий. Не закрывайте приложение сразу: разделы загружаются последовательно, а кнопка остановки прекращает дальнейшую обработку очереди.

☆ ЕСЛИ ПОКАЗАТЕЛЬ КАЖЕТСЯ НЕВЕРНЫМ

1. Проверьте рабочие воронки, источник лидов, тип клиентов и период.

2. Откройте карточку CRM и убедитесь, что активность привязана именно к нужной сделке или лиду.

3. Для почты проверьте, что письмо исходящее.

4. Для внешнего мессенджера проверьте, создаёт ли он открытую линию или CRM-активность.

5. Уточните роль пользователя и его положение в структуре компании.

Все порталы уникальны. Если причина не найдена, обратитесь к нам через ссылку в шапке приложения и укажите адрес портала, выбранные фильтры и пример CRM-записи.

Сайт и обратная связь: https://fadea.ru/