Маржа под контролем: опыт внедрения Битрикс24 в компании “ОРБИТА”

Клиент: ООО “ОРБИТА”

Город: : Самара 

Сфера работы:   Проектирование и дизайн (B2B) 

Годовой оборот:  ~ 40,4 млн руб.

Тариф Битрикс24: Битрикс24 - Профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

ООО “ОРБИТА” — проектное бюро полного цикла, выделившееся в отдельный бизнес из структуры крупной сети общепита. Компания занимается архитектурным проектированием, дизайном интерьеров и инженерными изысканиями для B2B-сектора по всей России. В штате работают проектировщики, ГИПы, дизайнеры и BIM-менеджеры.

До старта проекта компания столкнулась с “потолком” ручного управления. 

Основные боли бизнеса:

• Разрозненность данных. Информация о проектах находилась в четырех разных системах (Битрикс24, Pyrus, 1С, Excel).

• Финансовая непрозрачность. Руководству было сложно оценить, сколько компания реально зарабатывает на конкретном объекте. Расчеты велись в Google Таблицах, что приводило к кассовым разрывам и ошибкам.

• Медленная отчетность. Встроенные отчеты в старой системе могли загружаться до 15 минут, что делало оперативную аналитику невозможной.

• Сложность коммуникаций.  Взаимодействие между архитекторами и смежниками зависело от человеческого фактора, а передача ТЗ превращалась в бесконечную пересылку ссылок в мессенджерах.

Возникла острая необходимость полной оцифровки производства и финансов.

Что было важно:

  1. Миграция на отдельный корпоративный портал для чистоты данных.

  2. Создание сквозной аналитики: Контракт ↔ Проект ↔ Задачи ↔ Зарплата.

  3. Автоматизация формирования документов (КП, договоры, спецификации).

  4. Внедрение системы контроля дебиторской задолженности.

Что было сделано во время реализации проекта:

Проект реализовывался по методологии ОЦТ (Отдел цифровой трансформации), разделенной на четкие этапы: исследование, настройки, обучение и поддержка.

1. Архитектура на смарт-процессах. Вместо стандартных сделок CRM была спроектирована сложная система из 5 смарт-процессов: “Контакты”, “Компании”, “Контракты”, “Проекты” и “Начисление зарплат”. Это позволило разделить юридические данные (договоры) и фактическое производство (объекты).

2. Интеллектуальный калькулятор себестоимости. В рамках проекта реализован уникальный механизм расчета рентабельности. Система автоматически вычисляет себестоимость часа работы каждого из 22 сотрудников на основе их окладов, НДФЛ и страховых взносов. При запуске проекта ГИП задает плановые часы, а система в реальном времени прогнозирует маржинальность.

3. Автоматизация производства. Создан бизнес-процесс автоматической постановки задач. При переходе проекта в работу система сама нарезает дерево подзадач (АР, ВК, ЭОМ и др.), пробрасывая в каждую из них ссылки на ТЗ, рабочие папки на сервере и шифры объекта. Это освободило операционного менеджера от 30 минут рутины на каждом проекте.

4. Интеграция с ГосКлюч. Согласование документов теперь инициируется из Битрикс24, а статусы возвращаются в таймлайн сделки автоматически. Для работы с самозанятыми внедрено подписание документов через “ГосКлюч”, что сократило цикл подписания актов с недель до нескольких часов.

Использованные инструменты Битрикс24

• CRM и Смарт-процессы: для ведения реестров и финансовых расчетов.

• Роботы и Бизнес-процессы: для автоматизации документооборота и постановки задач.

• Задачи и Проекты: для контроля сроков и учета трудозатрат.

• BI-аналитика: кастомные дашборды по маржинальности и нагрузке.

• Диск: для структурированного хранения проектной документации.

• КЭДО: для юридически значимого обмена документами.

Что было сделано:

• Прозрачность экономики. Руководство видит маржинальность каждого проекта еще на этапе коммерческого предложения. Больше нет “невидимых” убыточных проектов.

• Скорость аналитики. Отчеты, которые раньше требовали сведения таблиц в Excel, теперь доступны в один клик на дашборде. Что сократило трудозатраты на подготовку отчетности до 80%. 

• Дисциплина и сроки. Внедрена система “светофоров” по загрузке сотрудников. ГИП видит “узкие места”, где задачи блокируют работу смежных отделов.

• Цифровой документооборот.  Полностью исключена ручная пересылка документов юристам. Все шаблоны генерируются автоматически, а подписи ставятся в мобильном приложении.

Внедрение Битрикс24 превратило проектное бюро в технологичную компанию, где управление строится на данных, а не на интуиции. Автоматизация не только упростила жизнь сотрудникам, но и стала инструментом стратегического масштабирования бизнеса.

Оценка сотрудничества с INVO Group

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Глубокое погружение в бизнес-логику. Команда не просто “поставили софт”, а помогла “выровнять туман”. Разобралась в запутанных процессах ООО “Орбита” и предложила структуру там, где её не было.

• Архитектурный подход к настройкам. Клиент отметил четкое понимание этапов по каждому объекту. Команда грамотно спроектировали воронки и автоматизацию так, чтобы информация была наглядной, а не избыточной.

• Фокус на управленческий результат. Специалисты  INVO Group  настроили систему так, что она стала инструментом принятия решений для руководителя, а не просто “базой данных”.