Как студия дизайна перешла с американского Wrike на Битрикс24 CRM
TB.Design — архитектурно-дизайнерское бюро полного цикла, реализующее проекты «под ключ» — от концепции до финальной сдачи объекта. Сегодня компания ведёт одновременно множество проектов, управляя работой дизайнеров, архитекторов, менеджеров и подрядчиков, а основатель и руководитель бюро выступает спикером отраслевых мероприятий и обучает дизайнеров, что подчёркивает её экспертный статус в индустрии.
О ситуации
До перехода на Битрикс24 для управления проектами компания использовала Wrike, который полностью устраивал команду и закрывал задачи бюро. Однако после ухода западной платформы с российского рынка бизнесу потребовалось в сжатые сроки найти отечественную замену в рамках импортозамещения — без потери текущей логики работы, контроля над проектами и управляемости команды.
В качестве временного решения был протестирован Мегаплан, но система не справлялась с проектной нагрузкой и сложной структурой задач. На этом этапе в проект подключилась команда Интеринк: мы провели демонстрацию Битрикс24 с учётом специфики работы клиента и реализовали пилотную версию системы, в которой воспроизвели ключевые процессы компании.
Именно это позволило команде TB.Design оценить решение не на уровне презентации, а на практике — и принять решение о переходе. Перенос на новую платформу был выполнен за 1,5 месяца, без остановки текущих проектов.
На сегодняшний день сотрудничество TB.Design и Интеринк продолжается уже более двух лет: за это время компания не только перешла на новую систему, но и развивает её дальше — включая CRM и инструменты лидогенерации.
Задачи
В рамках проекта перед командой стояла задача не просто адаптировать и внедрить новую систему, а выстроить устойчивую модель управления проектами, способную поддерживать текущую нагрузку и дальнейший рост компании.
Сложность заключалась в том, чтобы создавать проекты с большим количеством задач зависимых друг от друга в определенной последовательности - всего от 200 до 300 задач, часть из которых выполняется всегда, а часть - от проекта к проекту.
Ключевые требования:
- Обеспечить прозрачное управление проектами при одновременной работе над несколькими объектами
- Выстроить понятную структуру задач и этапов выполнения, исключив перегрузку и хаос в работе команды
- Объединить все коммуникации в едином пространстве и исключить потерю информации
- Связать процессы продаж и реализации в единую систему
- Обеспечить контроль сроков, загрузки команды и ответственности на каждом этапе проекта
В результате система должна была не просто заменить предыдущий инструмент, а стать основой для управляемой и масштабируемой работы компании.
Выбор платформы
В подобных проектах мы начинаем с экспресс-диагностики текущих процессов. Она позволяет понять, как на практике устроена работа компании, как используется существующее программное обеспечение и на каких этапах возникают сбои — потеря задач или задержки в реализации проектов.
По результатам диагностики мы фиксируем ключевые узкие места и предлагаем 2–3 решения, которые могут дать быстрый эффект и улучшить управляемость. Это не полноценный аудит, а прикладной инструмент, позволяющий быстро разобраться в ситуации и определить дальнейшие шаги.
Ход работ
Данный кейс стал не просто внедрением новой CRM, а переходом компании на единую цифровую экосистему, объединяющую продажи, проектную работу и коммуникации.
Управление проектами и задачами
Стандартное копирование проектов "зависало" и часть задач не копировалась. Тогда мы реализовали в Битрикс24 кастомную логику создания копии проекта через бизнес-процесс, позволяющую работать с нагрузкой 200-300 задач на проект.
Уже на этапе пилотной версии, создание новых проектов занимало считанные минуты, а сотрудники бюро могли сразу начинать работу по новому проекту. Задачи были структурированы по принципу “задача → подзадачи”, что формирует понятный маршрут выполнения и исключает хаос.
Дополнительно внедрён контроль сроков и загрузки команды, а также настроены роли и права доступа, чтобы каждый сотрудник работал только в своей зоне ответственности.
Связка продаж и реализации
В CRM настроены воронки, отражающие этапы работы с клиентом, и реализованы туннели между ними: сделка автоматически передаётся из этапа продаж в этап реализации проекта.
Это позволило связать продажи и производство в единый процесс и исключить разрывы между отделами.
Централизация коммуникаций и заявок
Все каналы коммуникации объединены в системе:
- сайт (Tilda)
- лид-формы ВКонтакте
- телефония
- мессенджеры (WhatsApp, Telegram, MAX)
Все заявки автоматически попадают в CRM и распределяются между менеджерами. Команда больше не теряет обращения, а эффективность каналов стала измеримой.
Автоматизация процессов
В системе настроены роботы, которые сопровождают сотрудника и помогают на всех этапах:
- постановка повторяющихся задач
- уведомления и напоминания
- создание дел на звонки и сообщения
Процесс перестал зависеть от ручного контроля — CRM направляет работу сотрудников.
Контроль трудозатрат и загрузки
Дополнительно внедрён контроль трудозатрат по каждой задаче - “Задачи KPI”.
Теперь:
- сотрудники фиксируют время в задачах
- задачи связаны с проектами и сделками
- руководитель видит плановые и фактические затраты по проекту
Это позволило контролировать загрузку команды, предотвращать переработки, считать экономику и вовремя реагировать на отклонения.
Гибкая система и развитие
После внедрения система продолжает развиваться: команда получает регулярные консультации, процессы дорабатываются по мере роста компании, а функционал постепенно расширяется.
CRM стала не статичным инструментом, а частью операционной системы управления бизнесом.
Результат
- По оценке клиента, время на управление проектами сократилось на 25–35% за счёт систематизации задач и контроля загрузки команды.
- Компания перешла от 3–4 разрозненных инструментов к единой системе управления проектами, продажами и коммуникациями.
- 100% заявок с сайта и мессенджеров фиксируются в CRM - обращения больше не теряются между каналами.
- Скорость обработки обращений выросла на 60% за счёт открытых линий и автоматического распределения заявок.
- Передача сделки из продаж в производство ускорилась в 2 раза благодаря связке воронок и туннелям.
Отзыв клиента
«Мы долго работали в западной системе, которая нас полностью устраивала по логике и управлению проектами. Поэтому, когда пришлось в короткие сроки с неё уходить, было ощущение, что мы неизбежно потеряем часть привычного уровня работы.
Мы рассматривали разные варианты, но не хотелось принимать решение на основе презентаций. В Интеринк предложили собрать пилот под наши реальные проекты. Мы начали в нём работать и быстро поняли, насколько система нам подходит. Это стало ключевым моментом.
Дальше уже шла настройка под нашу модель работы. У нас сложная структура проектов, много задач и зависимостей, и часть привычных для нас вещей в Битрикс изначально отсутствовала. Их не стали упрощать, а аккуратно доработали, чтобы сохранить логику процессов и не ломать привычный ритм работы.
В какой-то момент стало понятно, что это не просто замена, а более удобная и управляемая среда, в которой многие процессы работают быстрее и требуют меньше ручного участия.
Сейчас это полноценная рабочая система, где проекты, команда и коммуникации связаны между собой. Появилась прозрачность по срокам и загрузке, и многие вещи перестали зависеть от ручного контроля.
Спасибо команде Интеринк за внимательность к процессам и за то, что довели систему до состояния, в котором она действительно работает под нас.»
