Цифровизация рабочих мест в проектной группе

Страховая компания «ГАРДИЯ» занимается представлением широкого спектра страховых услуг. Компания находится на рынке страхования 30 лет с 1994 года.
По итогам 2023 года среди страховщиков имущественного и личного страхования «ГАРДИЯ» входит в ТОП 22.

Количество сотрудников - более 100

В Компании не существовало единой технической платформы для управления проектами и единого информационного пространства, что осложняло коммуникацию внутри компании и увеличивало накладные расходы на проектную деятельность компании, в т. ч. планирование проектов и контроль.
Для задач использовался сервис , который не удовлетворяет всем требованиям к процессу управления проектами.

Среди основных задач для создания корпоративного портала были:

1. Создание общей информационной системы управления проектами, электронного документооборота, базы знаний в рамках проекта.
2. Создание системы управления контрактами с внешними подрядчиками
3. Конфиденциальность. Информация, хранимая на портале, должна оставаться строго внутри системы и не передаваться третьим лицам.

Для решения задач были подключены такие отделы, как:

• финансовый отдел
• отдел продаж
• отдел страхования
• юридический отдел.

Первым этапом провели анализ потребностей. Согласовали техническое задание.
Вторым этапом подготовили техническую инфраструктуру 
Третьим этапом создали бизнес модель и протестировали. 
Четвертый этап, запуск системы тестирования по ролям.
Пятый этап, доработка.  
После успешного тестирования, запустили программу в использование. 

В рамках реализации работы с задачами:

1. Настроили платформу для контроля проекта заказчика в одном месте и в едином формате;
2.Настроили жизненный цикл проекта с фиксацией контрольных точек и отслеживание движения проекта
3.Реализовали постановку задач, контроль выполнения и приемку результатов задач в рамках проекта
4.Для сотрудников настроили персональный рабочий стол- перечень задач, поддержка методологии Канбан
5. Реализовали отслеживание выполнения работ по проекту-списком, на Канбан-доске
6. Создали единый файловый ресурс с доступом для сотрудников и подрядчиков
7.Разграничили доступ к функциям и данным проекта по ролям
8.Настроили онлайн-коммуникацию и живую ленту событий
В рамках реализации дополнительного функционала для проектного управления:
Для повышения производительности, улучшения качества работы и балансирования рабочей нагрузки между подразделениями, реализовали балансировку ресурсов, анализ загрузки подразделений и управление трудовыми ресурсами.

Для хранения регламентов, инструкций, документов в единой системе, создали базу знаний с поддержкой версионности и многопользовательского режима редактирования в закрытом контуре.
Результатом проекта стал функциональный и удобный портал, который соответствует заданному техническому заданию.
В результате внедрения корпоративного портала Битрикс24 увеличились эффективность работы над проектами. Появилась единая платформа для управления проектами, наладилась коммуникация внутри компании, уменьшились накладные расходы на планирование и контроль проектов.

- Отзыв от руководителя проектного офиса 

   "Интерфейс программы оказался интуитивно понятным. Наша команда, состоящая из людей с разными уровнями компьютерной грамотности, быстро освоила все функции. Возможность создавать и назначать задачи, устанавливать сроки и отслеживать их выполнение значительно упростила наше взаимодействие. также многие сотрудники отметили улучшение коммуникации. 

Программа предоставила возможность ведения отчетности. Теперь мы можем в любой момент увидеть, на каком этапе находятся проекты, какие задачи выданы каждому сотруднику и кто задерживается с выполнением. Это дало нам возможность более эффективно управлять временем и ресурсами."