Внедрение СRM ООО «БизнесСервис»

Компания: ООО «БизнесСервис»

О Компании: Компания занимается оказанием страховых услуг, услуг по выпуску Банковских гарантий.

Число сотрудников работающих в Битрикс24: 8 человек

Город: Пермь.

К нам в компанию обратился руководитель ООО «БизнесСервис» Ольга с вопросом по автоматизации и оптимизации процессов в CRM системы Битрикс24. В компании уже было внедрение, но, к сожалению, результаты оказались отрицательными. Мы предложили провести аудит бизнеса заказчика и выстроить правильную, удобную логику работы.

В ходе аудита настроенного портала и составления технического задания были выявлены следующие задачи:

• Исправление ошибок системы коробочной версии 
• Донастройка и разграничение прав доступа в CRM
• Разделение продаж по направлениям: Страхование, Банковские гарантии, Пролонгации
• Автоматизация работы направлений Продаж
• Автоматизация работы с рассрочкой по клиентам
• Настройка анкетирования клиентов. Сохранение данных анкетирования в Контакте.
• Настройка интеграции с WhatsApp и Telegram
• Настройка почтовых ящиков.
• Обучение сотрудников компании работе в Битрикс24.

Решение задач выглядело следующим образом:

С момента приобретения продукта ни разу не производилось обновление. В связи с этим некоторые функции системы не работали. Силами наших разработчиков были устранены ошибки на портале и восстановлена работоспособность функций.

Для обработки входящих обращений была создана короткая воронка в лидах. В лидах происходит первичное общение с клиентом и далее Лид конвертируется в сделку.

В текущей работе заказчик вел продажи разных услуг в одной воронке. В ходе общения стало ясно, что необходимо направления разделить, т.к. этапы продаж разные. Т.к. оказываемые услуги периодические, то заказчик через определенное время оказывает повторные услуги клиентам.

В результате были настроены отдельные воронки для ведения продаж по страхованию, оформлению банковских гарантий и автоворонка для ведения пролонгаций.

В направлении «Страхование» на каждой из стадии настроены задания/задачи для напоминания сотрудникам о необходимых действиях. Клиент предоставляет услуги в рассрочку. Для понимания какие сделки ведутся по рассрочке сделана отдельная стадия «Рассрочка». Так же для ведения оплат по рассрочке создан отдельный реестр, в который вносятся график платежей по рассрочке и, когда клиент вносит платеж, то сотрудник меняет статус у платежа. В сделку в отдельное поле записывается история оплат и остаток по рассрочке.

Так же в сделке происходит автоматический расчет прибыли компании и сумму отчисления вознаграждения агентам.

При успешном закрытии сделки система обязательно просит указать дату пролонгации и создается отдельная сделка в Автоворонке «Пролонгация». Система проверяет дату пролонгации и автоматически перемещает сделку по стадиям. За 1 день до даты пролонгации сделка переходит в направление Страхование и Сотрудник начинает с ней работать.

Так же при успешном завершении сделки в направлении «Страхование» был реализован механизм анкетирования клиента. Сотруднику ставится задание произвести опрос клиента и указать данные в бизнес-процессе. Все указанные данные заносят в карточку клиента.

Заказчик использовал телефонию от Ростелекома, подключенную через Sip-коннектор. Телефонию перенастроили через приложение от Ростелекома и звонки стали попадать в Битрикс24 и начали создаваться Лиды.

Подключили WhatsApp и Telegram для возможности получения входящих заявок и переписки

Следующей задачей стояло подключить общий почтовый ящик к Битрикс24. Совместно с заказчиком успешно произвели подключение и почта заработала в Битрикс24.

По итогам внедрения клиент получил:

1. Настроенную структуру компании с отделами и настроенными правами доступа. Это позволило во-первых видеть подчиненность сотрудников, во-вторых удобно раздавать права доступа сотрудников, просто перемещая сотрудников в нужный отдел. 
2. Настроенные каналы коммуникации (Телефония, Почта, WhatsApp, Telegram), что позволило в одном месте видеть все обращения и их обрабатывать.
3. Настроенную CRM систему, которая объединила в себе источники коммуникации с клиентами, а так же работу отдела продаж. Это позволило в одной системе вести продажи, не забывать о клиентах и видеть качество работы сотрудников.
4. Настроенный механизм по учету графиков платежей по рассрочке и из оплат.
5. Настроенный механизм по анкетированию клиентов при завершении сделки, который позволяет анализировать, какие дополнительные услуги можно предложить клиенту.
6. Настроенный механизм по ведению пролонгаций, который позволил отделить сделки по пролонгации от сделок по страхованию. Это позволило удобно работать с направлением Страхование и не видеть там сделок по пролонгации.
7. Отдельно настроенное направление продаж услуг по оформлению Банковских гарантий. В направлении настроены стадии по сценарию работы с Банковскими гарантиями и так же автоматизация на каждой стадии для напоминания сотруднику о его действиях.
8. Благодаря выполненным работам Заказчик получил проработанные алгоритмы работы с каждым направлением, что позволило уменьшить время на обработку клиента.
9. Благодаря трех дневному курсу обучения сотрудники компании  обрели понимание, что такое Битрикс24, как сделать его удобным и как работать с настроенными новыми направлениями.
10. Записи уроков обучения, размещены на общем диске в Битрикс24. Теперь новые сотрудники компании, перед началом работы с Битрикс24, просматривают видео-уроки, что заметно ускоряет процесс адаптации для работы в компании.