По данным Минспорта России, около 24,3 млн детей систематически занимаются физкультурой — это 88,5%. К 2030 году этот показатель должен превысить 90%. Профессионально занимаются в спортивных школах и центрах подготовки свыше 3,2 млн ребят.
Поток учеников в спортивных школах увеличивается, а учет часто остается на уровне тетрадей и Excel. Но в них легко потерять данные ученика, пропустить оплату или не заметить, что абонемент закончился. В статье разберем, зачем спортивной школе CRM, как программа помогает наводить порядок в учете и как выбрать ее под свои нужды.
Какие проблемы есть у спортивной школы без CRM
Ручной учет допустим, когда школа небольшая и у нее немного заявок. Когда их становится больше и они начинают приходить из разных каналов, а число групп растет, появляются проблемы.
Обычно все начинается с одной истории, которую мы постоянно слышим от спортивных школ: тренер помнит всех учеников по именам, а расписание умещается в блокноте. Но как только групп становится больше пяти — семи, а заявки идут сразу с сайта, по звонку и из мессенджеров, ручной учет начинает давать сбои. Самый явный сигнал — родители жалуются, что ответ на заявку приходит слишком долго или не приходит вовсе, договоренности по занятиям и оплате не соблюдаются. И при этом у них складывается впечатление, что процесс обучения организован из ряда вон плохо и в следующий раз лучше обратиться в другую школу.
Какие еще бывают проблемы:
Теряются заявки и звонки. В пиковый набор групп заявки приходят из разных каналов: с сайта, по звонку, из сообщения в мессенджере. Если администратор не отвечает сразу, родитель может выбрать другую школу.
Появляется путаница в расписании. Когда в школе несколько залов, площадок и тренеров, расписание перестает помещаться в одну таблицу. Родители и тренеры пропускают обновления.
Возникают ошибки в учете посещаемости и оплат. Родители спорят с администратором, сколько раз ребенок был на занятиях, потому что данные о записях расходятся.
Попробуйте бесплатно →
Данные об учениках разрознены. Медицинские допуски, страховки, результаты соревнований хранятся в разных местах: у тренера в блокноте, у администратора в таблице. Найти информацию за несколько секунд невозможно.
Сложно рассчитывать зарплаты тренеров. Оплата тренера часто зависит от числа проведенных занятий и посещаемости группы. Расчет вручную занимает часы, потому что нужно проверять разные записи. Это может приводить к ошибкам.
Нет данных для решений руководителя. Без отчетов невозможно понять, какие группы приносят доход, где нагрузка на тренера становится критической, а какое направление стоит закрыть.
Зачем спортивной школе и секции нужна CRM-система
CRM для спортивных школ закрывает сразу несколько проблем, с которыми сталкивается бизнес при росте. Вот что она дает:
Собирает базу учеников и родителей. Все контакты хранятся в единой карточке клиента: телефон, дата рождения, сколько оплачено занятий, какие абонементы покупали раньше. Администратору не нужно искать информацию в тетради или таблице.
Фиксирует посещаемость и остаток занятий. Тренер отмечает, кто пришел на тренировку, прямо в системе. Посещаемость автоматически списывается с абонемента. Родители знают, сколько занятий осталось. CRM показывает, у кого заканчивается абонемент, и заранее напоминает о необходимости продления.
Помогает наладить расписание. Загрузка по залам, тренерам и группам автоматически показывает свободные и занятые слоты. Пересечений и путаницы становится меньше.
Показывает заявки из всех каналов. Обращения с сайта, из мессенджеров и по телефону попадают в одно окно и не теряются. Администратору не нужно переключаться между множеством вкладок.
Формирует договоры и другие документы за минуту. Система создает договор на обучение, подставляя данные клиента и выбранную программу. Администратор не заполняет поля вручную каждый раз.
Показывает реальную загрузку групп и доходность. В системе видно, сколько учеников в каждой группе, какие группы заполнены, какие приносят меньше денег. Это помогает принимать решение об изменении расписания.
Помогает рассчитывать зарплату. Система делает расчет автоматически на основе фактических занятий и посещаемости групп. Это экономит время руководителя и снижает количество ошибок.
Подробнее о том, как учет учеников в допобразовании сделать системным, рассказывали в статье про CRM для школ и учебных центров.
Чем спортивная школа отличается от фитнес-клуба и школы танцев для CRM
Спортивная школа отличается от фитнес-клуба или школы танцев по нескольким параметрам. Они влияют на то, какая CRM подойдет бизнесу. Рассмотрим отличия.
Ученики — дети. Вся коммуникация строится не с учеником, а с его родителем. CRM должна хранить контакты обоих. В карточке ребенка обязательно должны быть медицинский допуск и страховка — без них нельзя допускать к занятиям.
Командные виды спорта. Для футбола, хоккея, баскетбола CRM должна учитывать не только индивидуальные данные, но и командные: состав на матч, счет, участие в турнирах. Школе танцев или фитнес-клубу это нужно редко.
Сезонные пики. Набор в начале учебного года, сборы, соревновательный период — нагрузка на расписание и заявки в сезон резко возрастает. В фитнес-клубе и школе танцев нагрузка более равномерная.
Долгосрочные отношения. В спортивной школе ученики обычно занимаются годами. CRM должна хранить всю историю: результаты, переводы к другим тренерам, соревнования за весь период обучения. В фитнес-клубе и школе танцев такая подробная история необязательна.
Учет разрядов и званий. В спортивных школах ведут учет выполнения нормативов по Единой всероссийской спортивной классификации (ЕВСК). CRM должна фиксировать, кто и когда выполнил разряд, чтобы информация не терялась при смене тренера.
Нужна ли CRM небольшой секции с одним тренером
Для одной — двух групп ручной учет часто оправдан, если тренер помнит всех учеников, а расписание умещается в одной таблице. CRM для спортивных секций нужна, когда администратор физически не успевает обрабатывать заявки вручную или когда школа планирует расти.
Чтобы понять, пора ли подключать CRM для малого бизнеса, проверьте себя по трем вопросам:
- Сколько учеников? Если в секции несколько десятков учеников, без системы заявки могут теряться, а в оплатах возникнет путаница.
- Сколько тренеров и групп? При трех и более тренерах система снимает часть нагрузки с администратора.
- Сколько площадок? Если зал один, расписание можно вести вручную. При работе на нескольких площадках это сложно.
Если школа небольшая, но настроена на рост, CRM стоит подключить заранее. Настроить систему с нуля проще, чем переносить данные из многочисленных таблиц и тетрадей.
Как задачи CRM меняются в зависимости от размера школы
Требования к CRM-системе для спортивной школы напрямую зависят от того, сколько есть учеников, тренеров и филиалов.
Частная секция с одним — тремя тренерами. Достаточно базовых функций: расписания занятий, учета оплат, карточек учеников с контактами родителей и историей посещений.
Школа среднего размера с несколькими тренерами и залами. К базовым функциям добавляется расписание по нескольким площадкам. Должна быть возможность разграничить доступ, чтобы тренер видел только свои группы, администратор — все. Нужен автоматический расчет зарплаты тренеров — в зависимости от числа проведенных занятий и посещаемости групп.
Сеть школ или франшиза. Нужна единая база учеников по всем филиалам. Руководитель должен видеть сводную отчетность по всем точкам: загрузку залов, финансовые показатели, заполненность групп.
Что нужно государственной спортивной школе от CRM
К госшколам относятся ДЮСШ (детско-юношеские спортивные школы), СШОР (спортивные школы олимпийского резерва) и СДЮСШОР (специализированные детско-юношеские спортивные школы олимпийского резерва). В них CRM должна не просто вести учет клиентов, а выполнять требования Минспорта России.
Учет по ВРВС и ЕВСК. В школе ведут учет по видам спорта, включенным во Всероссийский реестр видов спорта (ВРВС). А также фиксируют выполнение спортивных разрядов и званий по Единой всероссийской спортивной классификации (ЕВСК). CRM должна давать отчеты по этим параметрам.
Электронный журнал посещаемости. Тренеры должны вести журнал учета занятий в электронном виде через систему АИС «Мой спорт». CRM должна либо интегрироваться с этой системой, либо заменять ее функционал по учету посещаемости.
Работа с ГИС «Спорт». Данные о спортсменах, их разрядах и участии в соревнованиях нужно передавать на федеральную платформу ГИС «Спорт». CRM должна давать возможность выгружать эти данные.
Реестр отечественного ПО. При закупке программного обеспечения государственная школа обязана выбирать системы из реестра российского ПО Минцифры. Это условие для госзакупок и бюджетного финансирования.
Отчетность по формам. Школы сдают статистическую отчетность по формам 5-ФК и 3-АФК. CRM должна собирать данные для этих отчетов автоматически.
Какую CRM выбрать: отраслевую или универсальную
Есть два варианта:
Отраслевые решения. Это системы с готовыми инструментами под специфику спортивных школ и секций. В них есть расписание по группам и залам, учет абонементов и автоматическое списание занятий, карточки учеников с меддопусками и страховками. Такую систему не нужно долго настраивать под ваш вид спорта — базовые сценарии уже встроены.
Универсальные CRM. CRM для сферы услуг не заточены под спортивные школы, но закрывают задачи, которые есть в любом бизнесе с клиентами. В Битрикс24 можно вести базу учеников и родителей, обрабатывать заявки с сайта и из мессенджеров в одной воронке. Общаться с родителями через единый чат, ставить задачи тренерам и администраторам и вести общий календарь.
Решите, какая задача сейчас важнее — узкая спортивная специфика или общая организация работы школы. Отраслевые системы умеют списывать занятия с абонемента и вести учет посещаемости детских групп, и это удобно, если такие функции нужны прямо сейчас.
Универсальная CRM, например Битрикс24, сильна в другом: она собирает заявки из всех каналов в одну воронку, ведет общий чат с родителями и распределяет задачи между тренерами и администраторами. А вот узкоспециальные спортивные функции придется либо донастраивать, либо подключать отдельным сервисом. Это стоит закладывать в план внедрения заранее.
Как выбрать CRM для спортивной школы
Выбирать CRM для спортивной школы стоит по критериям, важным именно для вашего бизнеса. Рассмотрим, что обычно должна уметь CRM, чтобы удовлетворять потребности.
Вести расписание по залам и тренерам. Без этого система не имеет смысла для школы с несколькими группами и площадками. Расписание должно показывать занятость залов и тренеров в одном календаре.
Автоматически списывать занятия с абонемента. Система должна сама отмечать посещаемость и уменьшать остаток занятий. Это упрощает учет и минимизирует ошибки при расчете.
Хранить карточку ученика с медданными и страховкой. Для детского спорта это обязательное требование. В карточке должны быть контакты родителей, меддопуск, страховка и история посещений.
Учитывать командные результаты. Для игровых видов спорта система должна фиксировать состав на матч, счет, участие в турнирах. Без этой функции школа теряет часть данных о прогрессе учеников.
Принимать онлайн-запись от родителей. Это снижает нагрузку на администратора. Родитель выбирает группу и время через виджет на сайте, заявка сразу попадает в систему.
Считать зарплату тренеров. Система должна автоматически рассчитывать оплату исходя из числа проведенных занятий и посещаемости групп.
Укладываться в бюджет. Стоимость и лимиты по числу пользователей и учеников должны соответствовать размеру школы. Не стоит переплачивать за функции, которые не понадобятся.
Универсальные системы устроены так, чтобы бизнес мог донастроить их под себя, а не подстраиваться под чужой шаблон. Для нишевых сценариев обычно используют гибкие поля в карточке клиента, автоматизацию воронки заявок и интеграции с внешними сервисами. Так школа добавляет нужные ей поля — медицинский допуск, номер абонемента, группу — и настраивает напоминания или задачи под свои процессы. С помощью BitrixGPT можно ускорить настройку: нейросеть поможет создать сценарии автоматизации, добавить нужные поля и настроить задачи без участия разработчиков.
Специфические функции вроде списания занятий с абонемента чаще подключают отдельным модулем. Система же берет на себя заявки, общение с родителями и организацию работы команды. В ней хранится история взаимодействия с родителями: не придется искать переписки в разных чатах. Все всегда под рукой даже с мобильного телефона.
Какие ошибки чаще всего допускают при внедрении CRM в спортивной школе
Школы, которые внедряют CRM впервые, обычно повторяют следующие ошибки.
Выбирают систему по популярности, но не учитывают свои потребности. Частной секции, сети школ и государственной школе нужны разные функции. То, что подходит фитнес-клубу, необязательно закрывает задачи ДЮСШ.
Переносят в CRM данные из старых таблиц и не проверяют их. Если в исходной базе были неверные контакты, дубли данных учеников, в системе тоже будут ошибки.
Не обучают тренеров и администраторов. Настраивают программу, но не показывают, как ей пользоваться. В итоге часть данных остается в старых таблицах, а CRM не решает проблемы бизнеса.
Не продумывают, как будут хранить и защищать персональные и медицинские данные. В спортивных школах собирают информацию о детях: ФИО, дату рождения, адрес, контакты, медицинские справки, страховки, сведения о здоровье. Это персональные данные, и по закону 152-ФЗ нужно их защищать. Без продуманной системы школа рискует получить штрафы от Роскомнадзора. Например, за утечку данных или отсутствие согласия родителей на обработку.
Выбирают универсальную CRM, рассчитывая, что она закроет все задачи. Не проверяют заранее, есть ли в ней нужные отраслевые функции. В итоге докупают дополнительные модули или тратят деньги на другую систему.
Частые вопросы
Стоимость зависит от типа решения. Отраслевые системы для спортивных школ обычно работают по подписке — цена зависит от числа учеников, тренеров и подключенных модулей. Универсальные CRM — по тарифным планам с разным набором функций. Бесплатные версии обычно имеют ограничения по числу пользователей или функционалу.
Точную цену для вашего случая нужно смотреть на сайте конкретного сервиса: тарифы меняются, а стоимость сильно зависит от количества учеников, тренеров, филиалов и интеграций.
Срок зависит от размера школы, количества тренеров и объема данных для переноса. Для небольшой секции с одним — двумя тренерами настройка занимает несколько дней. Для школы с несколькими залами, разными группами и сотнями учеников — несколько недель.
На скорость внедрения влияет готовность данных: если база клиентов уже есть и очищена от дублей и ошибок, настройка идет быстрее. Если данные разбросаны по разным таблицам и тетрадям, процесс может затянуться.
Да, Битрикс24 подходит для спортивной школы, если основные задачи — вести базу клиентов, обрабатывать заявки, отправлять уведомления родителям и ставить задачи тренерам и администраторам. В системе можно настроить воронку продаж, подключить чаты с родителями и вести общий календарь.
Специальные функции — например, автоматическое списание занятий с абонемента, учет остатка уроков по каждому ученику, расчет зарплаты тренеров по посещаемости — нужно донастраивать.
Что в итоге
- CRM для спортивной школы решает разные задачи. Например, помогает собирать заявки, вести расписание по залам и тренерам, автоматически считать оплаты и остаток занятий по абонементам.
- CRM нужна, когда растет число учеников и тренеров, а администратор не успевает обрабатывать заявки, часто ошибается.
- Школе среднего размера нужны расписание по нескольким залам и разграничение доступа между тренерами и администраторами.
- Сети школ и франшизе необходима единая база учеников по всем филиалам и сводная отчетность для руководителя.
- Государственной спортивной школе (ДЮСШ, СШОР, СДЮСШОР) важно соответствие требованиям Минспорта: учет по ЕВСК, возможность выгрузки в ГИС «Спорт», наличие в реестре отечественного ПО.
- Отраслевые CRM дают готовые функции: автосписание занятий, расписание по залам, учет абонементов. Универсальные CRM нужны, чтобы работать с заявками и упрощать коммуникацию.
