Зачем дизайнерам интерьера внедрять CRM‑систему

Что такое CRM-система

CRM — это система для управления взаимоотношениями с клиентами и автоматизации бизнес-процессов. Она собирает и хранит данные о покупателях, помогает сопровождать человека на каждом этапе — от первого обращения до покупки.

С помощью CRM можно:

• Собирать заявки из разных источников в одном пространстве. CRM фиксирует, откуда пришел запрос — из чата на сайте, мессенджера, рекламы в соцсетях, личного обращения в компанию или откуда-то еще.
• Работать с документами. Когда есть нужные данные, система сама формирует сметы, отчеты, договоры и другие документы.
• Отслеживать работу специалистов и подрядчиков. С CRM проще организовывать работу команды, распределять задачи и следить за тем, чтобы их выполняли в срок.

CRM помогает дизайнеру установить контакт с заказчиком, вести и поддерживать его на всех этапах работы. Все это происходит в электронном формате, и данные хранятся в одном пространстве с легким доступом.

Зачем дизайнеру интерьеров CRM

Люди часто делегируют создание дизайна интерьера. Заказчик специально обращается к профессионалу, чтобы не закупать материалы самостоятельно, не выбирать декор и просто получить удобное для жизни пространство. Запомнить все в таких проектах невозможно, поэтому на помощь приходит CRM-система для дизайн-студии. Вот что с ее помощью можно делать:

Управлять проектами. Важно сразу разделить новый проект на задачи и назначить ответственных. Календарь в CRM поможет дизайнеру или студии заранее планировать встречи с клиентами и командой, следить за работой в реальном времени и контролировать сроки каждого этапа. Так, дизайнеры видят не только общий прогресс проекта, но и могут управлять всеми участниками. При этом CRM позволяет добавить в систему и подрядчиков, которых привлекли непосредственно на объект.

Собирать данные о клиентах. В CRM можно записать всю информацию о покупателе: контакты, его предпочтения по стилю, бюджет и детали. Это значит, что каждый член команды будет быстро получать нужную информацию. Если заказчик позвонит и попросит что-то изменить в проекте, любой дизайнер с доступом к карточке клиента сразу внесет изменения. А еще поймет, какие предложения уже обсудили и какие правки отработали до этого.

Наладить работу с подрядчиками и поставщиками. Если дизайнер разрабатывает и контролирует проект, ему нужно отслеживать поставки материалов и управлять заказами. Календарь в CRM подскажет, что нужно купить и когда это должны доставить. Можно создавать отчеты по каждой поставке, которые будут показывать текущий статус: в пути, на складе, на объекте. CRM помогает отслеживать то, как поставщики выполняют свои обязательства. Это снижает риск задержек в работе и позволяет вовремя решать проблемы с доставками.

Повысить уровень обслуживания. CRM для дизайнера напоминает о важных деталях: система отправит уведомление о том, что завтра у вас презентация проекта клиенту, а через неделю — первый платеж подрядчику. А чтобы поддерживать контакт с клиентом на протяжении всего проекта, можно настроить автоматическую рассылку отчетов о проделанной работе или напоминаний о предстоящих встречах. Система позволяет сохранять все замечания и пожелания клиента, чтобы учитывать их на следующих этапах работы. Так заказчик чувствует, что его запросы важны и он контролирует проект. Это повышает уровень доверия.

Оптимизировать работу. Система хранит все документы, чертежи и счета в одном месте. В CRM можно настроить систему поиска — любой участник проекта быстро найдет нужный чертеж или финансовый отчет. Система автоматически сортирует документы по категориям — по клиентам, проектам или типам задач. Это помогает избежать путаницы и экономит время на рутине.

Контролировать финансы. Система позволяет заранее планировать бюджет на каждом этапе и сравнивать его с реальными тратами. В CRM для проекта можно сформировать список расходов на стройматериалы, мебель, освещение и декор, добавить описание, фото, чеки. После оплаты достаточно будет просто зафиксировать фактические затраты по каждому пункту.

Создавать коммерческие предложения. Можно настроить систему так, чтобы она формировала и отправляла готовое коммерческое предложение на основе данных, которые сообщил клиент. CRM автоматически рассчитает все, от общей стоимости проекта до сроков, чтобы выполнить работу в рамках бюджета и вовремя. Клиент увидит, что вы не скрываете стоимость работ, и станет лояльнее. Это может привести к росту продаж.

Как выбрать CRM для дизайнеров интерьера и студий

Чтобы комфортно работать с CRM в сфере дизайна, проверьте, что сможете:

• Интегрировать существующую базу клиентов.
• Синхронизировать систему с другими платформами — календарями сотрудников и подрядчиков, источниками трафика, сервисами документооборота и бухгалтерии.
• Общаться в корпоративном мессенджере, чтобы данные о заказчике были доступны всей команде.
• Создать базу готовых проектов, которую можно показать сотрудникам и заказчикам.
• Разрабатывать автоматизированные рассылки с коммерческими предложениями или акциями.

Когда определите нужные функции, важно изучить рынок и выбрать ту систему, которая поможет освободить время на творческие задачи и сократить рутину. Например, Битрикс24 напоминает о встречах, хранит все договоры и чертежи в одном пространстве, собирает заявки из разных источников и формирует коммерческое предложение по данным заказчика.

Как внедрить CRM-систему в студию дизайна интерьеров

Чтобы начать использовать CRM, важно:

1. Определить, какие функции нужны. Проанализируйте свою работу и то, что делаете чаще всего. Может быть, вам нужна система, чтобы упорядочить клиентскую базу или чтобы получить большое хранилище чертежей и чеков.
2. Настроить систему. Выбирайте только те инструменты, которые вам действительно нужны в работе. Например, добавьте базу клиентов в карточки, интегрируйте сайт и мессенджер с корпоративным чатом, синхронизируйте календари сотрудников.
3. Обучить сотрудников. Покажите дизайнерам, где теперь будет храниться вся информация: создайте отдельные проекты для каждого заказа и добавьте в них нужных людей. Чтобы работа шла быстрее, подготовьте инструкции и обучите сотрудников.
4. Протестировать работу и исправить недочеты. Внимательно следите за тем, корректно ли приходят заявки, удобно ли получать информацию о клиенте и доходят ли напоминания о встрече. Проверяйте все важные для вас аспекты.

Внедрить CRM-систему для дизайн-студии интерьеров можно двумя способами: самостоятельно или с помощью компании-интегратора. Во втором случае команда примет запрос, придумает решение лично для вас и самостоятельно все внедрит. В Битрикс24 тысячи компаний-интеграторов, которые разработают схему внедрения. А если нужно, научат вас и ваших сотрудников пользоваться новым пространством.

Как студия дизайна интерьеров KuznecovA внедрила CRM

Студия дизайна интерьеров Александра Кузнецова существует с 2011 года и ремонтирует квартиры под ключ. В 2022 году владелец компании решил цифровизировать бизнес, автоматизировать поиск клиентов и сократить количество менеджеров, которые этим занимаются.

Представители KuznecovA обратились к компании-интегратору Битрикс24. Цели были такими:

• вести коммуникацию с клиентами через соцсети;
• автоматически отправлять коммерческие предложения на основе запросов;
• формировать счета на каждом этапе проекта;
• отслеживать платежи и отправлять чеки;
• узнавать о ходе работ и следующих шагах.

Что сделали:

• Создали конструктор диаграммы Ганта — шаблон, который помогает собрать всю информацию о проекте. С его помощью можно увидеть бюджеты, сроки, ответственных.
• Интегрировали CRM с банком «Точка», чтобы видеть, когда средства поступают на расчетный счет, и подключили кассовый аппарат, чтобы автоматически печатать чеки.
• Настроили функцию, которая автоматически отправляет реквизиты счета для оплаты после того, как заключили договор с клиентом.
• Избавили от необходимости следить за сроками: система самостоятельно переводит проект на следующий этап после того, как получает нужную информацию — смету, договор, счет или чек.

В результате автоматизировали весь процесс: когда клиент заполняет форму, CRM для дизайнеров интерьера готовит коммерческое предложение, запрашивает реквизиты, формирует и отправляет договор. Сама выставляет счет на первый платеж и следит за тем, когда он поступит. Затем CRM автоматически назначает ответственного дизайнера, создает диаграмму Ганта, чтобы контролировать задачи, и переводит сделку на следующую стадию.

Больше кейсов внедрения Битрикс24 в сфере дизайна читайте по ссылке.