Что такое цифровизация бизнеса и зачем она нужна

Что такое цифровизация бизнеса

Цифровизация бизнес-процессов — это процедура, при которой компания внедряет программное обеспечение в работу. Его используют, чтобы решать постоянные задачи крупного, среднего и малого бизнеса.

Цифровые программы можно внедрить в каждое подразделение компании, к примеру:

1. Отдел производства быстрее изготавливает продукт и уменьшает процент брака. Для этого используют станки ЧПУ, программы компьютерного инжиниринга.
2. Маркетологи и специалисты по рекламе автоматически создают объявления с помощью программ искусственного интеллекта. Аналитические сервисы позволяют им исследовать аудиторию и рынок, чтобы запустить рекламные кампании, а затем отследить результаты продвижения.
Автоматизация продаж: какие сервисы помогут меньше работать руками
3. Отдел продаж запрашивает данные в клиентской базе, чтобы общаться с клиентами. Программы помогают подобрать продукты по истории заказов, напомнить о незавершенной сделке. Здесь применяют CRM-системы, базы данных.
4. Бухгалтерия и юристы формируют документы, отправляют их в налоговую и бизнес-партнерам. Они используют бухгалтерские программы: 1С, сервисы электронного документооборота.
5. Работники отдела снабжения и склада отслеживают, где находятся товары, сколько материалов нужно закупить, чтобы их изготовить и упаковать. Они пользуются программами складского учета, сканерами штрихкодов, сенсорными датчиками.
6. Руководители ставят задачи и следят, как их выполняют работники, формируют отчеты. Для них и офисных сотрудников разрабатывают планировщики задач, ERP-системы Программа помогает планировать ресурсы предприятия. Чем ERP-система отличается от CRM, рассказали в статье. .

Цели цифровизации бизнеса разные — зависят от компании и отрасли. В медицине технологии помогают точнее ставить диагноз, в фармацевтике — обрабатывать результаты опытов. Цифровизация в образовании помогает ученикам отрабатывать навыки на умных тренажерах, а учителям — обучать дистанционно и быстрее готовиться к занятиям. В банковской сфере программы оценивают клиентов, чтобы выдать кредит, позволяют безопасно и быстро переводить деньги.

Для цифровизации бизнеса в 2022 году компании в России увеличили затраты почти в 2 раза по сравнению с 2021 годом. Общая сумма на развитие цифровой экономики в стране составила почти 5,2 трлн рублей. Растет и доля искусственного интеллекта в цифровизации бизнеса. По мнению аналитиков, к 2026 году более 80% компаний внедрят машинное обучение в работу, причем в 2023 году 45% уже использовали технологию.

Зачем бизнесу цифровизация

Развитие бизнеса в эпоху цифровизации должно происходить быстро, чтобы отвечать запросам клиентов и потребностям рынка. Есть семь основных причин внедрить цифровые технологии.

Растет производительность труда. Чем больше технологии берут на себя, тем больше продукта изготавливает компания. Машины не устают, реже ошибаются, а человеку достаточно управлять программой и контролировать результат.

Компания снижает расходы. Чтобы внедрить новые технологии, нужен крупный бюджет. Но вложения окупаются со временем: производство увеличивается, требуется меньше персонала, бизнес-процессы ускоряются. В итоге затраты снижаются, а прибыль растет.

Точность работы увеличивается. Чем больше процессов автоматизировано, тем меньше информации сотрудникам нужно держать в голове. Планировщик задач напомнит о сроках сдачи проекта, CRM отправит уведомление клиенту, веб-аналитика соберет статистику сайта.

Компания улучшает коммуникацию. Работники, отделы и компании-партнеры быстро обмениваются информацией, договариваются о сотрудничестве, решают проблемы. Планировщики задач, мессенджеры, корпоративные чаты помогают сотрудникам связаться с нужным специалистом, даже если он не в офисе. Можно создать единое онлайн-пространство, чтобы работать вместе.

Повышается качество обслуживания. Клиенты могут выбрать любой удобный способ связи: те, кто не любит звонить, напишут в мессенджер или оставят заявку на сайте. Цифровые программы, например автоворонка продаж, предложат подходящие продукты и условия, быстро ответят на вопросы и помогут заказать товар или услугу. А CRM-системы покажут всю информацию о клиенте и его касаниях с компанией.

Компании легче анализировать данные. Программы собирают статистику, строят диаграммы, ищут соответствия, формируют выводы и рекомендации. Они не упускают ни одного перехода на сайт, клика, заказа, обращения — запоминают и обрабатывают события в режиме реального времени.

Все данные автоматически просчитываются. Это помогает компаниям точно определять, кто заслуживает премии и повышения, какие рекламные кампании отключить, а какие — финансировать. Аналитика помогает планировать стратегические решения: расширять бизнес, менять рабочие процессы, улучшать качество продукта или маркетинга.

Бизнес хранит данные надежно и безопасно. Если перевести данные в цифровой формат и выбрать подходящий сервис, можно настроить доступы, защитить информацию паролями и интернет-протоколами. Облачные сервисы позволяют обратиться к данным в любой момент. Программы создают резервные копии на случай, если пропадет связь с интернетом или возникнут неполадки.

Преимущества цифровизации на примерах бизнес-задач:

Пользуйтесь преимуществами цифровизации бизнеса, но помните: технологии не самодостаточны. Чтобы управлять программами, нужны опытные специалисты, которые критически оценят результат и внесут изменения. Часто требуется комплексный подход. Например, автоворонка продаж не каждого клиента приведет к покупке. Важно сопровождать сделки и консультировать покупателей лично. Пока не существует технологии, которая полностью заменяет труд человека: вкладывайтесь не только в цифровизацию, но и в квалифицированных специалистов.

Как внедрить систему цифровизации бизнеса

Цифровизация бизнес-проектов обычно происходит постепенно: не у каждой компании есть ресурсы, чтобы внедрить все необходимые технологии сразу. Однако автоматизация процессов происходит по одним и тем же шагам: от анализа до оценки результатов.

Шаг 1. Проведите анализ. Изучите рынок, конкурентов, вашу бизнес-модель и аудиторию. Это поможет понять, какие потребности есть у вашей компании, какие процессы нужно пересмотреть.

Анализ рынка поможет понять, какую долю занимает ваша компания и за счет чего, какие тенденции есть в отрасли и насколько компания соответствует им. Обратите внимание на работу конкурентов: возможно, другие компании производят больше товара, потому что автоматизировали производство. Или получают больше заявок, потому что продвигают лид-формы и внедрили на свои площадки окна обратной связи.

Исследуйте бизнес-модель компании, чтобы понять, на какие процессы вы тратите больше всего ресурсов. Опыт других компаний подскажет, как можно изменить бизнес-модель и отдельные процессы, чтобы уменьшить рутину и повысить скорость работы.

Анализ аудитории поможет понять, чего ждут клиенты от бизнеса. Может быть, им удобнее получать услуги онлайн, а не в офисах, общаться с компанией в мессенджерах и соцсетях. Информация подскажет, какие направления работы нужно перевести в цифровой формат.

Шаг 2. Поставьте цели. Определите, что приоритетно для вашего бизнеса, например:

• Привлечь новых клиентов.
• Удержать покупателей и «разбудить» спящую клиентскую базу.
• Ускорить движение клиентов по воронке продаж.
• Повысить конверсию.
• Выпускать больше товаров или чаще оказывать услуги.
• Отслеживать результаты маркетинга и продаж.

В зависимости от отрасли могут быть особые цели. К примеру, логистическим компаниям важно ускорять доставку, а медцентрам — расширять способы диагностики.

Шаг 3. Определите бюджет. Выделите сумму на цифровизацию: ее должно хватать на покупку качественных сервисов с нужными функциями. При этом расходы не должны наносить ущерб бизнес-процессам.

Учтите: некоторые сервисы требуют оплачивать подписку регулярно. А чтобы внедрить сложные программы, могут понадобиться дополнительные расходы: заплатить команде по внедрению, доработать сервис под нужды бизнеса. Если бюджет небольшой, вводите цифровизацию постепенно: сначала автоматизируйте основные процессы, затем — второстепенные.

Шаг 4. Выберите технологии. Отталкивайтесь от потребностей компании и бюджета. Если у вас оптовый магазин с широким ассортиментом, в первую очередь внедрите программу складского учета. Кроме нее, компаниям с большой клиентской базой необходима CRM-система.

Сравните несколько вариантов сервисов, их функции, тарифы, дополнительные возможности. Важно, чтобы программы были:

• гибкими — вы настроите их под бизнес-процессы компании;
• простыми — так команда быстрее освоит технологии;
• современными — разработчики будут обновлять их, добавлять новые возможности.

Изучите отзывы: они помогут узнать, как быстро отвечает техподдержка, учитывают ли разработчики пожелания клиентов.

Шаг 5. Внедрите программы. Все зависит от направления цифровизации. Например, установите CRM, чтобы сотрудники работали в одном пространстве, хранили в нем всю информацию о клиентах. Часть работы аналитиков, маркетологов и рекламных специалистов можно упростить с помощью BI-систем и других аналитических сервисов. А задачи бухгалтерии — цифровизировать с программами ЭДО и 1С.

Шаг 6. Обучите сотрудников. Начните с руководителей отделов — они должны знать, как ставить и контролировать задачи, формировать отчеты. Затем подключайте ключевых специалистов, чтобы они поняли принципы работы и объяснили их младшему персоналу. Продумайте и мотивацию работников: обучение пройдет легче, если они будут знать свои выгоды от внедрения автоматизации. Сотрудники не будут саботировать обучение, постараются освоить программу быстрее, чтобы упростить себе работу.

Шаг 7. Оцените результаты. Отслеживайте их каждые две недели или ежемесячно: наблюдайте, как обучаются сотрудники, какие отделы и специалисты уже полностью перешли на автоматизированную работу.

Анализируйте, как изменяются бизнес-результаты: сравнивайте показатели до и после цифровизации. Например, если вы пользуетесь промышленным сервисом, сопоставьте объемы производства и процент брака.

Программа Битрикс24 помогает цифровизировать и автоматизировать бизнес. Сервис позволяет создать цифровое рабочее место для сотрудника или целого отдела. Программа собирает статистику и формирует отчеты — это поможет вам анализировать результаты продвижения, продаж и других процессов. Работать с кодом не понадобится: гибкая система позволит выбрать нужные функции.

Как цифровизация развивает бизнес: примеры

Показываем цифровизацию бизнеса на примере двух компаний.

Майкопский государственный технологический университет

МГТУ столкнулся с проблемами в период пандемии:

• Не было единого информационного ресурса для всех участников учебного процесса.
• Университет не мог дистанционно принимать документы, проводить занятия и мероприятия.
• Информация доходила не до всех преподавателей, студентов и администраторов — не было единого канала общения.
• Единой базы учебных материалов не существовало.
• Статьи и документы согласовывались долго.

Руководители обратились в IT-лабораторию, чтобы цифровизировать университет. Поставили такие цели:

• Оцифровать материалы и рабочие процессы.
• Упростить коммуникацию, сделать ее прозрачной.
• Организовать дистанционное обучение, принимать документы онлайн.
• Повысить авторитетность вуза за счет передовых технологий.

Чтобы решить все задачи, выбрали информационный портал на базе 1С-Битрикс и интегрировали модули. Например, «Набор» помогал абитуриентам узнать о нужной специальности, скачать шаблоны, подать документы в несколько кликов, отслеживать свой статус, переписываться с приемной комиссией. Портал для студентов сделали в форме личного кабинета, похожего на соцсеть. Студенты могли смотреть расписание, общаться, запрашивать информацию, учиться дополнительно.

Портал для преподавателей сделали похожим. Его объединили с ресурсом для студентов, но дополнительно педагоги получили доступ к документам и шаблонам, могли быстро создать документ и отправить его на согласование.

В результате увеличилось количество абитуриентов, процессы стали быстрыми и прозрачными. Например, согласование статей и документов стало в 5 раз быстрее.

Транспортная компания «Авиастар»

Компания перевозит грузы авиационной техникой. Она развивается и расширяет штат. Руководство поставило задачу: улучшить коммуникации, чтобы эффективно управлять компанией. «Авиастар» решила создать единую корпоративную среду на базе Битрикс24.

Для этого:

1. Создали и настроили облачный портал для сотрудников.
2. Сформировали группы, чтобы решать конкретные задачи. Настроили права доступа.
3. Создали внутренние чаты для сотрудников.
4. Организовали работу с клиентами через CRM.
5. Проработали мобильное приложение, чтобы сотрудники могли подключаться к задаче в любое время.
6. Обучили сотрудников и внедрили базы знаний, чтобы они могли самостоятельно разобраться в программе.

Система помогла компании ставить и приоритизировать цели, контролировать работу. Просроченных задач стало меньше, ни одно сообщение клиента не осталось без ответа. Руководство оценивало работу персонала по отчетам, которые формировала программа.