Внедрение CRM для маркетингового агентства: вернули в работу 70% клиентской базы
Краткая информация о клиенте:
Компания: Shift Motion
О компании: коммуникационное агентство полного цикла из Сочи. Команда закрывает весь спектр digital-задач: маркетинг, SMM, брендинг, разработку сайтов, фото- и видеопродакшен
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20
Город: Сочи
Задачи клиента:
С таким разнообразием проектов продажи, сопровождение и документы начали жить в разных местах, а часть денег - теряться на пролонгациях.
В ВэбМэнс агентство пришло с задачей собрать единую структуру в Битрикс24 для маркетингового агентства, где разные типы проектов идут параллельно, и свести все процессы в одну систему.
Что нужно было закрыть:
Что сделали:
Решение строили так, чтобы клиент шёл по понятному маршруту, а автоматика подхватывала всё, что можно не делать руками.
Внедрение CRM для digital-агентства начали с карточек и единого хранилища данных, а дальше развели сценарии продаж по отдельным воронкам.
Карточки Лида, Компании и Контакта переописали под реальные данные агентства. В карточке Компании появились отдельные поля под:
Дальше шла настройка воронок продаж Битрикс24 под четыре разных сценария:
Чтобы бумаги не разъезжались по сделкам, настроили автоматизацию документооборота Битрикс24 через отдельный смарт-процесс Документооборот - единую точку сбора.
Когда сделка из Работ или Сопровождения уходит в успех, в Документообороте автоматически создаётся карточка. В неё:
Главная фишка проекта - автоматический перезапуск сделки на продление. В воронке Сопровождение нельзя закрыть сделку успехом, пока не заполнена дата пролонгации.
За 7 дней до этой даты система сама создаёт новую сделку и поднимает ответственного: пора готовить счёт на следующий период. Пролонгации больше не зависят от того, вспомнил менеджер или нет, - это стало работой системы.
Клиентский сервис тоже перевели на задачи. Как только в этой воронке появляется сделка, к ней автоматически создаётся задача Работа с клиентом.
Она живёт всё время, пока агентство ведёт клиента: менеджер передвигает срок и фиксирует промежуточные договорённости прямо в ней, без отдельного чек-листа на стороне.
Результат:
Получилась работающая структура, в которой клиент проходит маршрут от заявки до пролонгации, а автоматика снимает с менеджеров рутину, на которой агентства обычно и теряют деньги:
Компания: Shift Motion
О компании: коммуникационное агентство полного цикла из Сочи. Команда закрывает весь спектр digital-задач: маркетинг, SMM, брендинг, разработку сайтов, фото- и видеопродакшен
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20
Город: Сочи
Задачи клиента:
С таким разнообразием проектов продажи, сопровождение и документы начали жить в разных местах, а часть денег - теряться на пролонгациях.
В ВэбМэнс агентство пришло с задачей собрать единую структуру в Битрикс24 для маркетингового агентства, где разные типы проектов идут параллельно, и свести все процессы в одну систему.
Что нужно было закрыть:
- развести разные типы продаж - разовый проект и годовое сопровождение нельзя вести по одной воронке, у них разная логика и разный пакет документов;
- перестать терять пролонгации - регулярные продления это деньги, которые уже лежат в системе, но в агентствах их часто упускают, потому что никто не вспомнил вовремя выставить счёт;
- собрать документооборот в одном месте, чтобы УПД и договоры не разбегались по сделкам и чатам;
- сделать клиентский сервис управляемым процессом, а не работой по принципу когда вспомним - тогда и напишем.
Что сделали:
Решение строили так, чтобы клиент шёл по понятному маршруту, а автоматика подхватывала всё, что можно не делать руками.
Внедрение CRM для digital-агентства начали с карточек и единого хранилища данных, а дальше развели сценарии продаж по отдельным воронкам.
Карточки Лида, Компании и Контакта переописали под реальные данные агентства. В карточке Компании появились отдельные поля под:
- путь к папке клиента и к папке на Яндекс.Диске;
- реквизиты и тип документооборота - ЭДО или почта;
- номер и дату рамочного договора;
- дату старта работ - она фиксируется автоматически, когда первая сделка по сопровождению уходит в успех.
Дальше шла настройка воронок продаж Битрикс24 под четыре разных сценария:
- Квалификация - первичная обработка нового клиента; здесь же поля под бриф (файлом или ссылкой) и услугу из заявки;
- Работы - разовые проекты; к сделке привязаны договор или доп. соглашение, УПД и ссылка на готовый проект;
- Сопровождение - регулярные платежи; сделка обязательно содержит дату пролонгации, и именно она запускает всю дальнейшую автоматизацию;
- Клиентский сервис - отдельная воронка под постоянную работу с клиентом.
Чтобы бумаги не разъезжались по сделкам, настроили автоматизацию документооборота Битрикс24 через отдельный смарт-процесс Документооборот - единую точку сбора.
Когда сделка из Работ или Сопровождения уходит в успех, в Документообороте автоматически создаётся карточка. В неё:
- подтягиваются УПД и договор;
- проставляется тип отправки - ЭДО или почта;
- фиксируются адрес и трек-номер;
- сразу падает дело Получить оригиналы документов, чтобы никто не забыл про бумаги, которые ещё идут.
Главная фишка проекта - автоматический перезапуск сделки на продление. В воронке Сопровождение нельзя закрыть сделку успехом, пока не заполнена дата пролонгации.
За 7 дней до этой даты система сама создаёт новую сделку и поднимает ответственного: пора готовить счёт на следующий период. Пролонгации больше не зависят от того, вспомнил менеджер или нет, - это стало работой системы.
Клиентский сервис тоже перевели на задачи. Как только в этой воронке появляется сделка, к ней автоматически создаётся задача Работа с клиентом.
Она живёт всё время, пока агентство ведёт клиента: менеджер передвигает срок и фиксирует промежуточные договорённости прямо в ней, без отдельного чек-листа на стороне.
Результат:
Получилась работающая структура, в которой клиент проходит маршрут от заявки до пролонгации, а автоматика снимает с менеджеров рутину, на которой агентства обычно и теряют деньги:
- разовые проекты, сопровождение и клиентский сервис разведены по своим воронкам - каждая со своей логикой, документами и полями;
- пролонгации больше не зависят от человеческой памяти - система сама создаёт сделку за неделю до даты и поднимает ответственного;
- УПД и договоры автоматически переезжают в общий Документооборот, а дело на сбор оригиналов ставится сразу, без отдельных напоминаний;
- по каждому клиенту в сервисе живёт одна сквозная задача с подвижным сроком, и договорённости фиксируются в ней, а не разъезжаются по чатам и почте.
- Главное изменение для агентства - порядок в текущей клиентской базе.
Название проекта
Внедрение CRM для маркетингового агентства: вернули в работу 70% клиентской базы
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
PR, маркетинг, реклама
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2026
Узнать стоимость внедрения