Компания по аренде рекламных щитов перевела продажи и учёт объектов в Битрикс24 и получила полный контроль над сделками и загрузкой конструкций

Компания занимается предоставлением рекламных щитов (бигбордов) в аренду по всей территории Армении. В управлении компании находится сеть рекламных конструкций, размещённых в различных регионах и муниципалитетах.

Основная деятельность компании включает:

• работу с клиентами по размещению наружной рекламы;

• управление рекламными объектами и их доступностью;

• контроль сроков аренды и разрешительной документации;

• организацию процессов монтажа и обслуживания рекламных конструкций.

Компания работает с большим объёмом объектов и сделок, что требует чёткого учёта, прозрачных процессов и скоординированной работы сотрудников из разных подразделений.

На момент обращения у компании отсутствовала единая система для управления процессами аренды рекламных щитов. Информация о клиентах, рекламных объектах, сроках аренды и текущих размещениях велась разрозненно, что усложняло контроль и увеличивало нагрузку на сотрудников.

Основные задачи и проблемы на старте проекта:

• отсутствие централизованного учёта рекламных конструкций и их текущего статуса (свободен, забронирован, занят);

• сложность контроля сроков аренды, разрешительной документации и фактической загрузки рекламных щитов;

• неструктурированная работа с клиентами и сделками, отсутствие единого стандарта ведения CRM;

• высокая зависимость процессов от ручного контроля со стороны сотрудников;

• отсутствие прозрачной связи между клиентскими сделками и конкретными рекламными объектами;

• сложности во взаимодействии между подразделениями (продажи, производство, монтаж, обслуживание).

Клиенту требовалось внедрить систему, которая позволила бы упорядочить процессы, централизовать данные и обеспечить прозрачное управление полным циклом аренды рекламных щитов.

1. Анализ процессов и проектирование решения

На первом этапе были детально разобраны фактические процессы работы компании: продажи, учёт рекламных объектов, согласование размещений, производство, монтаж и обслуживание. На основании этого была сформирована логика работы CRM и смарт-процессов, соответствующая реальным сценариям работы сотрудников.
Задействованные подразделения: руководство, отдел продаж, административный отдел.

2. Настройка CRM и воронок продаж

Были настроены сущности CRM (лиды, контакты, компании, сделки) и воронки, отражающие реальный цикл работы с клиентом — от первичного обращения до завершения размещения рекламы. Реализована связь сделок с рекламными объектами, что позволило контролировать выбор и бронирование щитов.
Задействованные подразделения: отдел продаж.

3. Реализация учёта рекламных объектов

Для централизованного учёта рекламных щитов был реализован смарт-процесс «Паспорт объекта» с расширенной карточкой, статусами и автоматическим изменением состояния объекта в зависимости от этапа сделки. Это позволило видеть фактическую доступность рекламных конструкций в режиме реального времени.
Задействованные подразделения: отдел продаж, административный отдел.

4. Автоматизация расчётов и подготовки предложений

Был реализован отдельный смарт-процесс для расчёта стоимости аренды с учётом параметров объекта, сроков аренды и дополнительных условий. Это снизило количество ручных расчётов и ошибок при подготовке коммерческих предложений.
Задействованные подразделения: отдел продаж.

5. Поддержка процессов производства и монтажа

При переходе сделок на стадию производства автоматически запускались связанные процессы, позволяющие фиксировать ход работ и фотоотчёты по монтажу рекламных конструкций. После завершения производства информация автоматически возвращалась в сделку.
Задействованные подразделения: производственный отдел, монтажные бригады.

6. Контроль платежей и обслуживания объектов

Для контроля арендных платежей был реализован смарт-процесс «График платежей», а для фиксации выполненных работ по объектам — смарт-процесс «История обслуживания». Это позволило систематизировать финансовую и эксплуатационную информацию по каждому рекламному щиту.
Задействованные подразделения: бухгалтерия, технические службы.

7. Обучение и регламентация работы

В завершение проекта были подготовлены инструкции и проведено обучение сотрудников работе в системе, что обеспечило единый подход к использованию Битрикс24 во всех подразделениях.
Задействованные подразделения: все подразделения компании.

В результате внедрения Битрикс24 компания получила единое управляемое пространство для работы с клиентами и рекламными объектами.

Достигнутые результаты:

• Значительно сокращены ручные операции при работе со сделками и расчётами за счёт автоматизации ключевых этапов.

• В разы упростился контроль доступности и статусов рекламных щитов — информация по объектам стала актуальной и прозрачной для всех задействованных сотрудников.

• Существенно снизился риск ошибок, связанных с человеческим фактором, дублированием данных и несогласованными действиями между подразделениями.

• Работа менеджеров стала более регламентированной и предсказуемой, снизилась зависимость процессов от конкретных сотрудников.

• Руководство получило централизованный контроль над продажами, производством, монтажом и обслуживанием рекламных конструкций.

• Повысилась управляемость бизнеса за счёт единой логики процессов и сквозной связки клиентов, сделок и рекламных объектов.

Отзыв клиента

В ходе проекта была проведена детальная проработка наших бизнес-процессов и предложено решение, которое действительно учитывает специфику работы с рекламными щитами.

Система была настроена под реальные сценарии работы сотрудников, без лишнего функционала. В результате мы получили удобный инструмент для работы с клиентами, учёта рекламных объектов и контроля текущих процессов.

Отдельно отмечаем структурированный подход к внедрению, понятные инструкции и сопровождение на этапе запуска. Решением довольны, планируем дальнейшее развитие системы.