Корпоративный портал Ювелирной компании "Сенат”

Внедрение Битрикс24 для компании «SENAT» 

О клиенте

Компания «SENAT» развивается на ювелирном рынке уже более 20-и лет. За время своего существования компания прошла путь от небольшого ювелирного магазина, до сети ювелирных салонов по всему Нижнему Новгороду, Нижегородской области и Москвы.

Численность сотрудников - 100-200.

Сфера деятельности: ювелирное дело, производство, продажа украшений.

Цели проекта:

1. Улучшение коммуникации сотрудников;    

2. Ускорение адаптации новых сотрудников;

3. Улучшение знаний для текущих сотрудников;

4. Живая лента событий компании;

5. Автоматизация рутинных процессов внутри компании, таких как заказ канцелярии или обращение за помощью;

6. Улучшить работу с проектами компании.

Полученная в итоге работы система – это многофункциональная рабочая среда, которая помогает объединять всех сотрудников в едином информационном пространстве. Это ускоряет работу компании и принятие решений на всех уровнях управления:

• превосходный инструмент автоматизации и контроля над проектами и задачами;

• отличное решение для удаленной работы, которое поможет быть эффективными сотрудникам, работающим вне офиса;

• имеет широкий функционал, охватывающий важные аспекты работы Вашей компании.

• Главный раздел. Все важные события и новости компании отображаются здесь в режиме реального времени. Инструмент позволяет сотрудникам узнавать актуальные новости из жизни организации. В Главном разделе располагаются ссылки на ключевые блоки портала: Работа с проектами, База знаний, Телефонный справочник сотрудников. Также на Главном экране всегда можно узнать, у кого из сотрудников ближайший День рождения, и подготовиться к поздравлению;

• Проекты и Задачи. Это главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании. Задачи и проекты помогают работать вместе в команде и успевать вовремя. Если задача поставлена, она обязательно будет выполнена. Фильтрация и другие возможности раздела помогут быстро увидеть и выполнить необходимые задания. При необходимости CRM всегда напомнит вам и вашим коллегам о задачах, требующих выполнения и поможет не забыть о сроках. Проект — это отличный способ организовать работу различных служб компании. Примером проекта может быть “разработка эксклюзивной коллекции” или “открытие нового магазина”, где все выбранные участники видят этапы реализации проекта - например, подписание договора аренды, заказ торгового оборудования, утверждение планограмм и т.д. - и понимают, к какой дате каждый исполнитель в задаче должен завершить свой этап;

• Чаты и звонки. Встроенный мессенджер позволяет получать мгновенные сообщения от коллег и уведомления. История сообщений сохраняется автоматически и имеет встроенную функцию поиска. Вы можете создавать групповые чаты, приглашая своих коллег в диалоги и общаться с ними. Помимо чатов в CRM можно осуществлять аудио- и видеозвонки, демонстрировать рабочий стол своего компьютера собеседникам - это отличная замена для внешних сервисов. Групповые чаты — это отличная возможность в комфортном оперативном режиме решать текущие вопросы. Например, можно создать отдельную группу по утверждению эскизов нового эксклюзивного ассортимента или группу для проведения мотивирующего конкурса среди продавцов, которую будет модерировать специалист отдела обучения;

• Календарь. CRM позволяет вам организовать личные и корпоративные события с помощью встроенного Календаря. Также на календаре отображаются задачи и запланированные события. CRM поддерживает неограниченное количество календарей. Вы можете создать календарь для своей рабочей группы, отдела или всей компании;

• Новости. Лента Новостей необходима для общения сотрудников внутри компании. Каждый день люди делятся новостями, обсуждают события происходящие в мире и внутри компании. Здесь можно публиковать новости, касающиеся каждого сотрудника компании и быть уверенным, что все ознакомлены с изменениями в правилах опробирования изделий из серебра или новшествах, не тратя время на индивидуальное ознакомление или сбор торгового персонала, что особенно важно для розничной сети;

• Структура компании. Структура компании наглядно показывает зависимость отделов компании и подчиненность сотрудников. Кроме того, она очень важна для многих инструментов CRM. Например, рабочие отчеты приходят именно вашему непосредственному начальнику из Структуры компании. Поэтому, структура играет важную роль в системе;

• Телефонный справочник. Очень удобный инструмент, который позволяет найти и быстро связаться с любым сотрудником компании. Сотрудники отсортированы по подразделениям и по каждому содержится основная контактная информация;

• База знаний. Данный раздел является вместительным и удобным справочником компании, где сотрудники могут найти всю информацию для работы: регламенты, график работы, формы отчетов, советы по продажам. Базы знаний пригодятся компаниям с удаленными сотрудниками. Вам не придется сто раз созваниваться с людьми и объяснять им одно и то же. Достаточно скинуть нужную страницу, и сотрудник поймет, что нужно делать. Базы знаний помогают обучать новых сотрудников. Внесите в нее информацию о структуре компании, какие задачи нужно выполнить на старте, какие программы установить для работы. С помощью базы знаний можно структурировано хранить обучающие видеоролики от производителей ювелирных изделий, можно создать библиотеку ювелирных вставок для продавцов или сформировать раздел нормативных документов компании, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник;

• Бронирование переговорной. Специально разработанный сервис поможет оперативно организовать совещание, брейнсторм, планерку и пригласить на эти события коллег. Этот инструмент позволяет быстро найти удобное для всех время, чтобы обсудить важные вопросы компании;
  

• Дни рождения. Любая компания не обходится без маленьких радостей. Дни рождения наших коллег – это всегда праздник и возможность сказать приятные слова. В этом разделе можно посмотреть, у кого и когда в компании будет День рождения и заранее подготовить подарок;

• Опросы. Важный инструмент для любой компании, помогающий узнавать мнение сотрудников компании по различным вопросам. Какое отношение сотрудников к компании, в которой они работают? Где отпраздновать Новогодний корпоратив? Что мотивирует? И много другое можно узнать, используя этот инструмент, а также провести экспресс-оценку ассортимента перед закупкой или проверку знаний продавцов;

• График отсутствий. В Графике отсутствий выводится вся информация об отсутствиях сотрудников на рабочем месте. Их можно проконтролировать, рассортировать все данные, например, для отдела кадров (отпуска, отгулы и больничные) и по личным календарям (командировки, работа вне офиса и т.п.);

• Бизнес процессы. Бизнес-процессы позволяют автоматизировать многие рутинные процедуры в компании. Например согласование договора с новым контрагентом или поставщиком, согласование счета на оплату. Это сильно экономит время компании.

Дополнительные разработки бизнес процессов в CRM:

• Сервис бронирования переговорной — это удобный инструмент для организации совещаний, рабочих встреч в вашей компании. Вы можете назначить дату, время совещания, пригласить коллег, настроить напоминание всем участникам и многое другое. Главный плюс сервиса – возможность очень быстро найти в плотном графике работы сотрудников компании свободное время для решения важных вопросов. Сервис бронирования переговорной покажет вам график занятости коллег, кого вы пригласили на встречу, а также даст понять, смогут ли присутствовать те (онлайн), кого на данный момент нет в офисе;
  
  
• Адаптация новых сотрудников. Все компании без исключения сталкиваются с адаптацией новых сотрудников и временем, которое требуется на это. CRM поможет вашему HR отделу провести нового сотрудника по первым ступенькам знакомства с компанией сразу же, как только новый сотрудник будет заведен в систему. CRM автоматически поставит от имени HR отдела задачи новому сотруднику и проведет его по основным этапам оформления в вашу компанию;

• Отдельный шаблон Канбана для проектов. Этот инструмент представляет из себя принятый в компании 4-х этапный шаблон Канбана, по которому двигаются задачи в каждом проекте. Канбан позволяет оценить, как идет работа в конкретном проекте. Сколько задач находится в работе, сколько задач завершено или еще не поступило в работу;

• Процесс согласования счета. Бизнес-процесс представляет из себя пошаговое согласование счета ответственными сотрудниками и службами. Процесс автоматизирует процедуру согласования счета, задействуя все основные инстанции вашей компании;

• Процесс согласования договора. Бизнес-процесс представляет из себя пошаговое согласование договора ответственными сотрудниками и службами. Процесс автоматизирует процедуру согласования договора, задействуя все основные инстанции вашей компании.

• единая для всей Компании база знаний, содержащая нормативную документацию, внутренние регламенты и правила работы;
  
  
• единый для всей Компании источник корпоративных новостей;
  
  
• единое окно для обращений по всем вопросам, начиная от технической поддержки и заканчивая созданием новых страховых продуктов;
  
  
• единое средство коммуникации для всех сотрудников;
  
  
• автоматизация рутинных повторяющихся бизнес-процессов.