Чек-лист: что это такое, как его составить и использовать в бизнесе

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список действий, по которому можно проверить выполненные этапы одного задания или различные задачи. В нем обычно есть словесное описание пункта и место для отметки. Перед выполнением задания будет только список. Когда какой-то пункт сделан или проверен, его отмечают любым знаком — галочкой, крестиком или плюсом. Это говорит о том, что этап пройден или задача выполнена.

Чек-лист нужен человеку, отделу или всей компании. Создавать их можно в блокноте, телефоне, на маркерной доске, но удобней делать это в Битрикс24. Ставьте задачи с дедлайнами, добавляйте к ним чек-листы и файлы для работы. Можно создать неограниченное количество чек-листов в одной задаче и добавлять к ней наблюдателей и исполнителей. В ходе работы ответственный вычеркивает выполненные пункты чек-листа, и когда будут сделаны все, сможет завершить ее.

Для чего нужен чек-лист

Большинство сотрудников перегружены информацией и не могут сосредоточиться только на одном деле. Чек-листы помогают:

• держать важные моменты перед глазами и под контролем;
• управлять процессами;
• избегать ошибок в последовательности действий;
• отслеживать работу своей команды.

Правильно составленный чек-лист повышает эффективность и производительность труда. Он служит не только помощником, но и мотиватором: выполнение пунктов заряжает работника на успех.

Отличия чек-листов

Часто чек-листы путают с гайдами или обычным списком дел. Рассмотрим каждый инструмент отдельно.

От списка дел

Список дел направлен на выполнение задач здесь и сейчас, при этом порядок действий не имеет значения. Он не заточен на постоянное совершенствование результатов и содержит только конкретные задания. Например, в ежедневный список дел менеджера входит: обзвон 15 клиентов, выставление пяти счетов, две встречи, отчет в конце рабочего дня.

От гайда

Гайд — это путеводитель. Его составляют для задачи, которую рекомендуют выполнять в определенной последовательности, но допускаются различные варианты действия. При этом итог будет один.

От пошаговой инструкции

В пошаговой инструкции нужно следовать каждому пункту именно так, как в нем указано. К бытовой и компьютерной технике всегда прикладывают инструкцию. Пример: чтобы настроить роутер, важно следовать каждому пункту. В отличие от инструкции чек-лист не всегда подразумевает выполнение действий строго в хронологическом порядке.

Типы чек-листов

Тип чек-листа зависит от цели его составления — помощь в процессе или проверке выполнения задачи. Есть два основных вида чек-листов.

Прочитай и сделай (Read-Do). В таком чек-листе указаны шаги для выполнения задачи и достижения конкретного результата. Он больше подходит для новичков и напоминает инструкцию. После прочтения человек переходит к действиям и отмечает каждое совершенное. Последовательность соблюдать необязательно, но важно выполнить все пункты. Пример чек-листа Read-Do:

• сделать 30 холодных звонков;
• отправить счета;
• прозвонить должников;
• подписать акты в бухгалтерии.

Сделай и подтверди (Do-Confirm). В таком чек-листе тоже указаны действия, но он предназначен для проверки уже выполненных пунктов. Чаще его используют, когда хорошо ориентируются в задачах, но хотят себя проконтролировать. Если вы выполнили работу, откройте список и сопоставьте пункты с выполненными действиями, чтобы быть уверенным в правильном результате. Пример чек-листа Do-Confirm:

• подписал договор;
• получил доверенность;
• выставил счет;
• оформил оффер новому сотруднику;
• создал сделку в базе.

10 преимуществ использования чек-листов

Основные плюсы инструмента самопроверки:

1. Помогает организовывать работу. Даже если задача несложная, что-то можно пропустить или забыть. Чек-лист поможет не отвлекаться и выполнять только то, что принесет максимум результата.
2. Влияет на мотивацию. Сотруднику приятно отмечать галочками пункты из чек-листа. Выполнение целей станет хорошей привычкой и позволит получать удовольствие от работы.
3. Повышает продуктивность. Если всегда держать под рукой чек-лист, будет меньше авралов, ошибок и хаотичных действий. Список помогает ускорить рабочий процесс.
4. Развивает креативность. Если не забивать голову рутинными задачами, можно сосредоточиться на креативе. Чек-лист уменьшает стресс из-за страха что-то забыть. В комфортной атмосфере человеку проще обдумывать новую рекламную кампанию или концепцию внедрения товара.
5. Позволяет делегировать полномочия. В чек-листе сотрудник получает четкое руководство, а начальник — возможность отслеживать процесс.
6. Экономит время. Чек-лист снижает возможность ошибок, а значит экономит время на их устранение. Еще это отличный инструмент тайм-менеджмента: с ним не получится откладывать дела.
7. Предотвращает фатальные ошибки. Чек-листы помогают в ответственных задачах, где важно сделать все правильно.
8. Помогает в ведении отчетности. В начале недели или месяца руководитель может поставить задачи отделу, а затем получить от них чек-лист по выполненной работе. Это проще, чем проверять кипы бумаг.
9. Геймифицирует бизнес. Адаптация игровых методов к неигровым процессам сильнее вовлекает сотрудников в процесс. Людям нравится отмечать пункты и переходить на новый уровень, постоянно улучшая свои показатели.
10. Совершенствует бизнес-процессы. В разных отраслях можно увидеть чек-листы для улучшения качества обслуживания клиента, разговора по телефону с клиентом или личной консультации. По чек-листам отслеживают выполнение показателей и задач. По ним легко выявлять слабые места компании и проверять работу сотрудников.

В Битрикс24 руководителю приходит уведомление о выполненной задаче. Он оценивает работу менеджера, отправляет на доработку или же принимает результат. Если важны пояснения, создавайте задачи, которые нельзя закрыть без специального комментария. Исполнители отмечают все нужные комментарии как результат. Вам не нужно долго искать итоги — всего один клик, и вы видите, как именно сотрудник выполнил поручение.

Как правильно составить чек-лист

Следуйте правилам:

• Прописывайте в каждом пункте только одно действие. Пример: сфотографировать товар, отредактировать текст, опубликовать в социальной сети — это три разных пункта чек-листа.
• Пишите пункты в правильной форме. Чек-лист пример Read-Do: позвонить клиенту, назначить встречу, подписать смету. Чек-лист пример Do-Confirm: позвонил клиенту, назначил встречу, подписал смету.
• Используйте до 20 пунктов. Если нужно больше, значит у вас слишком многозадачная цель. Разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой составьте отдельный чек-лист.
• Помните о логике. Если есть возможность выстроить логическую последовательность в пунктах, обязательно сделайте так.
• Не расписывайте каждый пункт в мельчайших подробностях. Чек-лист не должен быть громоздким: он нужен только для основных моментов. Хорошо: написать текст, проверить ошибки, опубликовать. Плохо: написать заголовок, написать лид, проверить грамматические ошибки, проверить пунктуацию, сохранить, зайти в личный кабинет соцсети, опубликовать.
• Используйте визуальное оформление чек-листа. Выделяйте основные задачи ярким цветом, второстепенные — менее ярким.
• Добавляйте дедлайн к каждому пункту, чтобы не затягивать выполнение задачи. Не просто «Сдать проект», а «Сдать проект до 30 ноября».