CRM для автопроката: зачем нужна и как выбрать

Зачем прокату автомобилей нужна CRM

В начинающем небольшом автопрокате менеджер обычно ведет дела вручную. Он записывает брони в Excel, договаривается с клиентами в WhatsApp или Telegram, а всю информацию о машинах держит в голове. Когда бизнес подрастает, возникают проблемы.

CRM исключает двойные брони

Без системы менеджер сверяет свободные даты по памяти или по разрозненным записям. Во время разговора с клиентом календаря перед глазами может не быть, и менеджер случайно оформляет два заказа на одни и те же даты на одну машину. В таком случае клиент приезжает за машиной и узнает, что ее уже забрали.

CRM ведет единый календарь бронирований и блокирует машину для всех, кроме одного клиента. Как только бронь оформлена, система больше не показывает эту машину свободной на выбранные даты — двойная бронь физически невозможна.

CRM снижает простой машин

Клиент оставляет заявку на бронь, но компания подтверждает ее только после предоплаты или депозита. Без системы менеджер должен сам отследить, кто из клиентов еще не заплатил, и вручную снять брони, по которым передумали. Если он забывает это сделать, машина продолжает числиться забронированной под клиента, который не заплатил и не заберет ее. В это время прокат не может продать эту машину тем, кто реально готов ее арендовать.

CRM сама отслеживает статус оплаты и, если деньги не поступили к сроку, автоматически снимает бронь — машина сразу станет доступной для новых заявок.

CRM держит под контролем техническое состояние автопарка

Без системы менеджер следит за сроками ОСАГО, КАСКО и техосмотра по памяти или бумажным записям. Срок легко пропустить.

В CRM у каждой машины есть карточка со статусом — свободна, в аренде или на техобслуживании, — и система сама напоминает о сроках страховок и техосмотра. Машина не окажется в поездке с просроченными документами.

CRM ускоряет оформление аренды и защищает в спорах

Без системы менеджер использует шаблон договора в Word: каждый раз открывает его, вручную вписывает данные клиента, машины и дат аренды, сохраняет и отправляет. Осмотр машины при выдаче и возврате чаще всего нигде не фиксируют — менеджер и клиент просто смотрят на машину и на словах соглашаются, что царапин не прибавилось. Если через неделю клиент возвращает машину с новой вмятиной, доказать, что она появилась в этот период, нечем.

В CRM данные клиента и машины уже есть, и договор собирается из них автоматически — менеджеру остается выбрать клиента, машину и даты. При выдаче и возврате менеджер фотографирует машину прямо в приложении, и снимки с пробегом и уровнем топлива сохраняются в системе с датой и привязкой к конкретной аренде. Если между прокатом и клиентом возникнет спор о царапине, у компании есть фотодоказательство с точной датой, а не слова менеджера против слов клиента.

CRM обеспечивает порядок в финансах

Если клиент платит за аренду частями или вносит остаток после возврата машины, менеджер должен сам не забыть про этот долг — без отдельной записи он держится в уме или блокноте и легко теряется среди других клиентов. Со штрафами сложнее: штраф с камеры или от ГИБДД приходит в прокат на саму машину уже после того, как клиент ее вернул и уехал, и кто-то должен вручную сопоставить дату и время нарушения с тем, кто арендовал машину в этот момент, а потом взыскать сумму с этого клиента. Без отдельного учета эта сумма чаще всего просто повисает на компании.

CRM хранит тарифы и депозиты по каждой машине, автоматически списывает арендную плату по графику и позволяет привязать штраф к конкретной аренде и клиенту, который ей пользовался в момент нарушения. Все поступления и долги видны в одном месте, а не в разных блокнотах менеджеров.

CRM показывает, какая машина реально приносит прибыль

У каждой машины есть свои расходы — топливо, ремонт, страховка, штрафы, простой без брони — и свой доход от аренды. Без системы собственник видит только общую выручку парка за месяц, потому что расходы и доходы по каждой машине никто не сводит отдельно. Из-за этого легко не заметить, что старая машина с частыми поломками съедает на ремонте почти весь доход от ее аренды, а другая машина в это время приносит основную часть прибыли парка.

CRM показывает рентабельность каждой машины отдельно, загрузку парка по сезонам и результаты работы каждого менеджера. Собственник видит, какую машину пора продавать или менять, а какая окупает себя быстрее всего.

Подробно о том, что такое CRM-система и как она работает, мы рассказывали в отдельной статье — если термин новый, начните с нее.

Хранить информацию о клиентах, следить за финансами и состоянием автопарка проще, когда информация собрана в одном месте. Для этого хорошо подойдет Битрикс24 CRM.
Попробуйте бесплатно →

Чем отличается CRM для автопроката от CRM для каршеринга

Прокат машин и каршеринг — разные бизнес-модели, и требования к софту у них разные.

• В классическом прокате клиент арендует автомобиль через менеджера. Тот подписывает договор и берет депозит, а при выдаче и возврате машины осматривает ее и фиксирует пробег, уровень топлива и повреждения. Здесь нужна CRM с бронированием, учетом автопарка, клиентской базой и финансами — всем, что мы разобрали выше.
• В каршеринге клиент арендует машину через мобильное приложение без участия менеджера и платит поминутно. Здесь нужна вся та же CRM-функциональность — клиенты, брони, деньги. И дополнительно — телематика: технология, которая через GPS отслеживает машину, дистанционно блокирует двигатель и двери, следит за геозонами и защищает от мошенничества. Без нее некому будет заменить менеджера, который в прокате физически передает ключи и осматривает машину.

Обычная прокатная CRM телематику не поддерживает, поэтому для каршеринга нужна отдельная платформа, которая совмещает и учет клиентов, и контроль машины на расстоянии.

Как выбрать CRM для проката автомобилей

Систему стоит выбирать под три параметра. Это размер автопарка, модель бизнеса — прокат или каршеринг — и то, что для компании важнее прямо сейчас: порядок в повседневной работе с машинами или рост продаж и клиентской базы.

Ниже — список функций, по которому удобно сравнивать сервисы между собой.

Операционные критерии

Операционные критерии определяют, насколько система помогает вести повседневную работу с бронями и машинами. Вот на что здесь смотреть:

• Единый календарь. Без него есть риск двойной брони, так как непонятно, какие машины заняты. Проверьте на демо: можно ли увидеть загрузку всех машин на одном экране и попробовать оформить бронь на занятые даты — система должна не дать это сделать.
• Автоматическое снятие неоплаченной брони. Без этой функции менеджер должен сам отслеживать оплаты. Спросите у сервиса: через сколько часов или дней после оформления брони система сама ее отменяет, если оплата не пришла, и можно ли настроить этот срок под себя.
• Контроль техосмотра и страховок. Без напоминаний легко пропустить сроки, особенно если машин в парке много. Проверьте: приходит ли уведомление заранее (за неделю, за месяц) и куда — в саму систему, на почту или в мессенджер ответственному сотруднику.
• Фотопротокол осмотра. Без фиксации повреждений с фото и датой сложно доказать клиенту, что царапина появилась не по вине компании. Проверьте: можно ли прикрепить фото прямо с телефона в момент осмотра и сохраняется ли дата и время снимка автоматически.

Финансовые критерии

Финансовые критерии показывают, видит ли собственник все деньги компании — долги клиентов, поступления и расходы — без ручной сверки в конце месяца. Вот на что здесь смотреть:

• Учет депозитов и залогов. Без него сложно быстро сказать, сколько денег клиент внес в качестве депозита и еще не получил обратно и когда компания обязана их вернуть. Проверьте: показывает ли система сумму депозита в карточке клиента и напоминает ли о возврате после окончания аренды.
• Автоматическое напоминание и списание оплаты. При разовой аренде клиент обычно платит всю сумму сразу при бронировании или при получении машины, и здесь важно, чтобы система сама проверяла, поступили ли деньги, и снимала бронь, если нет. При длительной аренде клиент может платить периодически — например, раз в неделю, — и здесь важно, чтобы система сама напоминала о платеже и фиксировала, если клиент задержал оплату. Спросите у сервиса: поддерживает ли он оба сценария или только разовую оплату.
• Единая касса. Без нее поступления и расходы записаны в разных таблицах, и в конце месяца приходится вручную собирать их в одну картину, чтобы понять итоговую сумму. Проверьте: видно ли в одном отчете все деньги, которые прошли через прокат за период — по всем машинам и клиентам сразу.
• Аналитика рентабельности. Без нее видна только общая выручка парка, а не то, окупает ли себя конкретная машина с учетом ее расходов на топливо, ремонт и штрафы. Спросите: можно ли получить отчет по прибыли отдельно по каждой машине, а не только по парку в целом.

Технические и организационные критерии

Технические и организационные критерии определяют, насколько хорошо система подойдет для работы компании и защитит ее данные.

• Права доступа. Без разграничения ролей любой сотрудник может увидеть кассу или удалить бронь, а уволенный менеджер — сохранить доступ к системе. Проверьте: можно ли настроить отдельные роли для партнера, руководителя и рядового менеджера и мгновенно отключить доступ уволенному сотруднику.
• Интеграции. Без них заявки с сайта или из мессенджеров приходится переносить в систему вручную. Уточните: с какими конкретно сервисами система уже интегрирована — сайт, платежный шлюз, телефония, мессенджеры — и сколько стоит подключение каждой интеграции.
• Мобильное приложение. Без него менеджер не может провести осмотр машины или ответить на заявку, находясь вне офиса. Проверьте: доступен ли в приложении весь функционал или только часть — например, фотопротокол иногда работает только в браузере.
• Стоимость владения. Цена в прайсе на сайте редко совпадает с реальными расходами. Уточните у сервиса: сколько стоит внедрение, обучение сотрудников и каждая интеграция сверх базовой подписки.

Какие бывают CRM для проката автомобилей

Программы для автопроката делятся на четыре типа, и у каждого свой набор сильных сторон и сценариев использования. Рассмотрим их подробнее.

• Специализированные сервисы — RentProg, RentSyst, AVIRENT CRM, WS.Автопрокат, Rubitime, daocrm, «Мой Прокат». Пакет функций у них разный: где-то есть фотопротокол осмотра и контроль штрафов, где-то — только бронирование и календарь. Поэтому конкретные возможности стоит проверять по отдельности. Продажами и маркетингом такие сервисы обычно занимаются меньше — разработчики сосредоточились на повседневной операционке, а не на привлечении клиентов. Так что если цель компании — рост прибыли и увеличение пользователей, лучше рассмотреть другие сервисы.
• Универсальные CRM-платформы — Битрикс24 СRM, «Мегаплан». Разработчики создавали их для разного бизнеса, поэтому платформы сильны в продажах, работе с клиентской базой, телефонии и автоматизации воронки. Для проката компания настраивает CRM сама: через встроенные инструменты, готовые приложения или интеграции со специализированными сервисами.
• ERP и отраслевые решения на базе «1С» — «1С:Аренда и прокат», «1С:Управление автотранспортом». Подходят компаниям, которым нужен глубокий бухгалтерский учет, сложная налоговая отчетность и работа с крупным автопарком.
• Кастомная разработка и low-code-платформы. Компания заказывает уникальный процесс или собственное клиентское приложение, если ни одно готовое решение не покрывает ее задачу.

Обзор CRM-систем для автопроката

Чтобы вы не запутались в десятках функций, мы сгруппировали сервисы по тому, для какой задачи каждый подходит лучше всего. Функции и цены проверяйте на официальных сайтах — рынок этих решений меняется быстро.

Для роста, продаж и масштабирования бизнеса

Битрикс24. Универсальная платформа для бизнеса. Сильная сторона — продажи, маркетинг и управление всей компанией: телефония и мессенджеры собраны в одном окне, база клиентов хранит полную историю обращений, руководитель ставит задачи и видит аналитику по каждому менеджеру. Учет автопарка — фотопротокол, тарифы, штрафы — настраивается через пользовательские поля и интеграции Маркетплейса. Подойдет компании, которая планирует системно растить прибыль и выстраивать отдел продаж, а не просто вести операционку.

«Мегаплан». Российская платформа для управления продажами, задачами и проектами. Ведет клиентскую базу с историей сделок и договоренностей, автоматизирует постановку задач сотрудникам и подключает встроенную телефонию по отдельным тарифам. Есть готовые интеграции и тестовый период на две недели без ограничений по функциям. Учет автопарка придется настраивать самостоятельно — сервис не заточен под прокат и рассчитан на бизнес любого профиля.

Для малого и среднего проката с операционным фокусом

RentProg. Ведет календарь бронирований, карточки машин, финансовый учет и аналитику по каждой машине, работает в мобильном приложении на iOS и Android. Есть встроенный фотопротокол, прием заявок с сайта и интеграция с мессенджерами и email-рассылками. Бесплатный тариф действует для парка до пятнадцати машин. Подойдет небольшому или среднему прокату, которому важен контроль парка и финансов без лишних настроек.

WS.Автопрокат. Ведет учет аренды, клиентов и финансов, с гибкой настройкой тарифов — посуточных, почасовых, смешанных — и приемом заявок с сайта. Как и RentProg, включает встроенный фотопротокол. Подойдет небольшому и среднему прокату, которому нужен базовый учет.

daocrm. Принимает заявки с сайта напрямую в систему и дает гибко настраивать права доступа и поля карточек под конкретный бизнес-процесс — например, добавить свое поле для типа депозита или категории клиента, которого нет в стандартном наборе других сервисов.

Для проката с элементами каршеринга и удаленным контролем

RentSyst. Облачная система с уклоном в контроль автопарка: есть телематический модуль для удаленного слежения за машиной, включая блокировку дверей и двигателя. Работает в веб-версии и в мобильном приложении. Подойдет компаниям, которым важно следить за машинами дистанционно, включая элементы каршеринга.

AVIRENT CRM. Автоматически списывает арендную плату, показывает все машины на карте в реальном времени и блокирует доступ к машине при просрочке платежа. Есть инструменты для цифрового контроля состояния машины, а вот телефония подключается только через внешние интеграции. Подойдет прокату или таксопарку, где ключевая проблема — контроль оплаты и местоположения машин.

Для старта и микропроката

Rubitime. Сервис онлайн-бронирования и записи с приемом предоплаты. Аналитика по парку минимальна, зато заявки с сайта точно не теряются. Подойдет, если в парке одна-три машины и не хочется тратить время на сложные настройки и обучение сотрудников.

Для сетевого бизнеса и крупного парка

«1С:Аренда и прокат», «1С:Управление автотранспортом». Отраслевые решения на базе «1С» со сложными финансовыми отчетами, работой с несколькими юридическими лицами одновременно и интеграцией с налоговой отчетностью. Подойдут крупным сетям, где на первом месте строгий финансовый и бухгалтерский контроль.

Нишевые решения

АрендаSoft, Rent in Hand, «Мой Прокат». Решения для проката и смежных видов аренды — от автомобилей до инвентаря и техники. Общее описание на сайте не всегда отражает реальный набор функций, поэтому каждое из них стоит сравнивать по конкретным возможностям, которые нужны именно вашему прокату, — например, есть ли фотопротокол, интеграция с сайтом или мобильное приложение.

Битрикс24 CRM для автопроката — возможности и ограничения

Битрикс24 закрывает несколько задач автопроката:

• Сквозная коммуникация. Встроенная телефония и «Открытые линии» собирают звонки, чаты и сообщения из мессенджеров в одно окно, поэтому менеджеру не нужно переключаться между мессенджерами и почтой.
• Единая база клиентов. Вся история общения с клиентом — звонки, переписки, заявки с сайта — хранится в одной карточке. Любой менеджер может открыть ее и продолжить разговор, даже если раньше клиент общался с другим сотрудником.
• Повторные продажи. Если клиент уже брал машину в аренду, система напоминает менеджеру связаться с ним перед новым сезоном или праздниками.
• Автоматизация рутины. Система сама, без участия менеджера, напоминает клиенту об оплате или снимает бронь, если оплата не поступила вовремя.
• Задачи и отчетность. Руководитель ставит задачи сотрудникам и видит отчеты — сколько заявок обработал каждый менеджер и сколько из них закрыто арендой.
• Мобильная версия. Менеджер отвечает на звонки и заявки с телефона, если работает не из офиса.

В Битрикс24 нет специализированных инструментов для автопроката — например, встроенного фотопротокола осмотра, поминутного биллинга для каршеринга или телематики. Чтобы получить этот функционал, компании настраивают систему самостоятельно через пользовательские поля и бизнес-процессы, подключают готовые решения из Битрикс24 Маркетплейса или интегрируют платформу с профильным сервисом учета парка. Для микропроката из одной-трех машин, в котором нет отдела продаж, Битрикс24 может оказаться сложнее и дороже, чем нужно для повседневных задач.

Платформу стоит выбирать, если у компании в приоритете не только брони, но и системный рост продаж, маркетинг и работа с клиентской базой. Популярный сценарий для среднего и крупного бизнеса: использовать Битрикс24 как единый центр продаж и коммуникаций, а учет парка вести в специализированном сервисе, подключенном к нему через интеграцию.

Сколько стоит CRM для автопроката и из чего складывается стоимость владения

Цена подписки — это не вся сумма, которую платит компания за CRM. Чтобы оценить реальный бюджет, учитывайте все возможные расходы.

• Подписка. Специализированные сервисы часто рассчитывают цену исходя из количества машин, крупные платформы — из числа пользователей. У многих есть бесплатные тарифы для старта или пробные периоды — используйте их, чтобы проверить систему в деле до оплаты.
• Внедрение и настройка. Учитывайте, если собираетесь привлекать подрядчиков для переноса данных из Excel и настройки системы под свои процессы: шаблонов договоров, тарифов, статусов заказов. Качественная настройка на старте избавляет от доработок в будущем.
• Обучение команды. Чтобы менеджеры не сопротивлялись и перешли из таблиц в CRM, компания организует обучение сотрудников. Это прямые расходы на оплату их рабочего времени в часы занятий или на услуги стороннего специалиста. Затраты окупаются быстро, так как обученная команда работает быстрее и наводит порядок в данных.
• Интеграции. Подключение сайта, телефонии, платежных шлюзов или мессенджеров может оплачиваться отдельно или требовать услуг интегратора. Уточняйте этот момент заранее, чтобы избежать непредвиденных трат.
• Техническая поддержка. Одни вендоры включают поддержку в стоимость тарифа, другие — тарифицируют обращения отдельно.

Цены и условия тарифов меняются, поэтому перед покупкой всегда запрашивайте расчет под ваш размер автопарка и количество сотрудников.

Как внедрить CRM в автопрокате и перейти с Excel

Чтобы переход с таблиц на систему прошел безболезненно и повысил эффективность, внедряйте CRM последовательно:

1. Проведите аудит процессов. Опишите текущую цепочку: как клиент оставляет заявку, как менеджер выдает автомобиль и как происходит возврат. Если вы найдете на этом этапе слабые места, то сэкономите время при настройке системы.
2. Определите приоритеты. Решите, что критически важно прямо сейчас. Например, навести порядок в учете автопарка, усилить продажи или внедрить телематику для каршеринга.
3. Выберите тип решения. Подберите систему под свой сценарий — нишевую CRM, универсальную платформу или отраслевое решение.
4. Подготовьте данные. Загрузите в систему справочники: автопарк, тарифы и шаблоны документов. Это фундамент для дальнейшей автоматизации.
5. Перенесите базу. Сначала добавьте карточки клиентов, затем — активные бронирования. Так будет меньше риска потерять данные при переходе.
6. Настройте доступ. Разграничьте права сотрудников, чтобы менеджеры видели только нужную информацию, а критически важные настройки оставались защищены.
7. Подключите каналы связи. Интегрируйте сайт, телефонию, мессенджеры и платежный шлюз, чтобы заявки и деньги попадали в CRM без участия человека.
8. Обучите команду. Зафиксируйте регламент работы: где менеджер смотрит актуальные брони, где фиксирует платежи и как проводит осмотры. Понятные правила — залог того, что сотрудники не вернутся к таблицам.
9. Проверьте результаты. Через месяц оцените динамику: исчезли ли двойные брони, сколько времени теперь занимает обработка заявки и выросла ли прозрачность бизнеса.

Частые ошибки при выборе и внедрении CRM

• Выбирать популярное вместо подходящего. Не ориентируйтесь только на рейтинги. Ищите систему, которая закрывает конкретно ваши задачи: масштаб парка и бизнес-модель — классический прокат или каршеринг.
• Оставлять данные разрозненными. Если часть данных остается в Excel или мессенджерах, вы теряете главный смысл CRM — единое окно данных. Переносите в систему все до последнего отчета, иначе сверка данных вручную будет отнимать время и у вас, и у менеджеров.
• Игнорировать отраслевую специфику. Если CRM не поддерживает фотопротокол и учет штрафов, вам придется вести эти данные отдельно. Ищите решение, где эти инструменты уже встроены или легко подключаются.
• Оставлять доступ без контроля. Не забывайте настраивать права сотрудников. Это не только защита базы клиентов от конкурентов, но и гарантия того, что в системе не появится ошибочных корректировок или отмененных броней без ведома руководителя.
• Не рассчитывать полную стоимость владения CRM. Стоимость подписки — это лишь вершина айсберга. Закладывайте в бюджет расходы на настройку, обучение команды и интеграции с внешними сервисами.
• Пропускать обучение команды. Даже самая современная система не будет приносить пользу, если менеджеры не знают, как в ней работать. Зафиксируйте регламент, проведите обучение и убедитесь, что команда понимает — работать в CRM удобнее и выгоднее, чем в старых таблицах.

Частые вопросы