Управление проектами: создание и активность [отчёт BI]

Отчет «Управление проектами: создание и активность»

Представьте: у вас в компании запущено 50 проектов, но половина из них уже полгода никем не ведется. Или вы думаете, что команды работают активно, а на деле последняя активность в проекте была три месяца назад. А может, один руководитель тянет 15 проектов и вот-вот выгорит, пока другие менеджеры простаивают.

Этот отчет дает полную картину по вашему проектному портфелю. Он показывает, какие проекты реально работают, кто ими управляет, насколько они активны и не пора ли бить тревогу по срокам.

1. Сводка по проектам (KPI)

• Всего проектов.Сколько новых проектов создано.
  
• Активных. Сколько проектов сейчас в работе (не в архиве).
  
• В архиве. Сколько проектов уже закрыто/архивировано.
  
• Открытых. Сколько проектов доступны всем (открытые группы).
  
• Всего участников.Суммарное количество участников во всех проектах.
  

2. Типы проектов. Показывает распределение проектов по типам.

Что показывают сектора: чего у вас больше — классических проектов, гибких скрам-команд или просто групп для общения.

Помогает понять культуру управления в компании. Вы активно внедряете Agile или работаете по старинке? Может, у вас вообще одни группы для болтовни, а настоящих проектов нет?

3. Владельцы проектов. Анализирует кто является владельцем (руководителем) проектов.

Позволяет увидеть перегрузку ключевых сотрудников. Если на одном человеке 15 проектов — он либо супергерой, либо на грани выгорания. А если у кого-то ноль проектов — возможно, руководитель не у дел.

4. Динамика создания проектов.Анализирует, меняется количество новых проектов во времени.

Видим живую картину проектной активности. Когда был всплеск? А когда наступило затишье?

5.Тематика проектов. Наблядно показывает как распределяются проекты по тематикам.

Какие направления в компании самые популярные? Что у вас в приоритете? Разработка? Маркетинг? Продажи? Этот блок показывает, на какие темы вы чаще всего открываете проекты.

6. Размер проектов. Распределение проектов по количеству участников:

• Малый (до 5 человек)

• Средний (6-15 человек)

• Крупный (16-30 человек)

• Мега-проект (более 30)

Понимаем, проекты какого масштаба мы запускаем чаще. Может, вы любите создавать гигантские проекты, в которых потом никто не может разобраться? Или наоборот — дробите всё на мелкие группы?

7. Активность проектов .

Здесь видно, когда в проектах была последняя активность. Самые важные колонки:

• Последняя активность — когда в проекте что-то делали в последний раз

• Дней без активности — сколько проект уже "молчит"

• Статус — автоматический вывод: "Активный", "Заброшенный" или "В архиве"

Этот блок — детектор "мертвых душ". Проекты, где не было активности больше 30 дней, подсвечиваются как заброшенные.

8. Скрам-проекты (таблица). Детальная информация по гибким командам:

• Скрам-мастер — кто ведет команду

• Длительность спринта — сколько дней длится итерация

• Количество участников

• Исполнитель по умолчанию — кто назначает задачи

Помогает проанализировать, как у вас внедрен Agile. Нет ли перекосов? Может, спринты длятся по 30 дней, хотя Agile предполагает короткие итерации?

9. Проекты с датами. Проекты, у которых заполнены даты начала и завершения. Здесь видно:

• Когда проект должен был начаться

• Когда должен закончиться

• Сколько дней длится (или должен длиться)

• Статус по срокам: "В работе", "Просрочен" или "Завершен"

Главный инструмент контроля сроков. Если проект не закрыт, а дата завершения уже прошла — он попадает в "просроченные".

Итог:

Этот отчёт — портфель проектов. Он показывает:

• сколько и каких проектов мы запускаем;
  
• кто их создаёт и руководит;
  
• насколько они активны;
  
• какие проекты "заброшены";
  
• как идут сроки по проектам.
  

Если у вас до сих пор нет Битрикс24, самое время его создать по этой ссылке.