Бит. Юридический отдел

Цифровое рабочее место «Юридическая служба» предназначено для юридических отделов и сотрудников, отвечающих за договорную, претензионную работу и управление доверенностями. Решение подходит для компаний любого сектора (B2B, услуги, производство, дистрибуция и др.), где есть потребность:

• централизованно вести реестры согласований договоров и внутренних документов;

• контролировать выдачу, сроки действия и отзыв доверенностей;

• системно учитывать и сопровождать претензии (входящие и исходящие), включая судебное урегулирование.

Все сценарии реализованы на базе смарт-процессов CRM Битрикс24 с использованием задач, уведомлений и автоматизации стадий работы.

Ключевые отраслевые сценарии по каждому смарт-процессу

1. Реестр согласований документов

Смарт-процесс «Реестр согласований» реализует сквозной маршрут согласования договоров и иных документов.

Структура полей:

• Инициатор заявки (сотрудник) – автоматически заполняется автором заявки.

• Ответственный за сопровождение (сотрудник) – назначается автоматически при принятии в работу.

• Документ для согласования (файл) – основной пакет документов.

• Согласующие (сотрудники) – все участники согласования.

• Согласованный документ (файлы) – итоговые версии.

• Тип документа (один из вариантов: Договор, Доп. соглашение, Спецификация, Протокол разногласий, Внутренний регламент, Иная документация).

• Причина отказа (текст)

• Отправить на согласование (Да/Нет)

Основные стадии и автоматизация:

«Новая заявка» - создание заявки с прикреплением документа и указанием типа.
Автоматизация:

• автоматическое напоминание через 1 рабочий день.

«Принятие в работу» - уполномоченный сотрудник принимает заявку, определяет состав согласующих.
Автоматизация:

• автоматическая смена ответственного (ставится тот, кто перевёл стадию);

• уведомление о принятии в работу с указанием ответственного;

• автоматическое напоминание через 1 рабочий день.

«Согласование» - основной этап согласования.
Автоматизация:

• задача на согласование документа с соисполнителями из списка согласующих;

• уведомления согласующим;

• автоматические напоминания через 1 и 2 рабочих дня.

«Доработка» - используется для итераций доработки документов.
Автоматизация:

• задача на исправление замечаний;

• автоматические напоминания каждые 3 рабочих дня;

• при установке флага «Отправить на согласование» заявка автоматически возвращается на начальную стадию.

«Согласовано» - финальная успешная стадия.
Автоматизация:

• уведомление о завершении согласования;

• фиксация согласованного документа и всех ключевых параметров.

«Отклонено» - фиксация отказа в согласовании.
Автоматизация:

• фиксация причины отказа;

• уведомления с указанием причины отказа.

2. Реестр доверенностей

Смарт-процесс «Реестр доверенностей» обеспечивает полный цикл работы с доверенностями: от заявки до контроля окончания срока и отзыва.

Структура полей:

• Инициатор заявки (сотрудник)

• Ответственный за выдачу доверенности (сотрудник)

• Доверенное лицо (сотрудник)

• Согласующие (сотрудники)

• Тип доверенности (один из вариантов: Получение ТМЦ, Представление интересов, Подписание договоров, Подписание первичных документов, Получение денежных средств, Работа с госорганами, Иное)

• Начало/окончание действия доверенности (дата)

• № доверенности

• Причина отказа

• Наименование

Основные стадии и автоматизация:

«Заявка на доверенность» - инициатор создаёт карточку, указывает доверенное лицо, тип и срок действия.
Автоматизация:

• задача на выдачу доверенности;

• автоматические уведомления;

• автоматические подсказки по процессу для ответственного.

«Согласование доверенности» - при необходимости согласования выдачи.
Автоматизация:

• задача на согласование выдачи доверенности для всех согласующих;

• автоматические напоминания через 1 и 2 рабочих дня.

«Действующие» - действующие доверенности с контролем сроков.
Автоматизация:

• фиксация даты начала действия по дате перехода на стадию;

• переименование карточки доверенности;

• доверенному лицу отправляется уведомление о выданной доверенности и сроках действия;

• автоматические напоминания за 14 дней до окончания срока доверенности;

• автоматические напоминания о прекращении действия;

• автоматический перевод в архив доверенностей;

• возможность быстро просмотреть доверенности, срок которых истекает в течение 30 дней.

«Истёк срок» - архив выданных доверенностей с истекшим сроком, используется для хранения истории.

«Отказ в выдаче» - фиксация отказа в выдаче доверенности.
Автоматизация:

• обязательное заполнение причины отказа;

• отправка уведомлений с указанием причины отказа.

«Отозвано досрочно» - фиксация досрочного отзыва доверенности.
Автоматизация:

• отправка уведомлений с указанием причины отзыва и датой окончания действия.

3. Реестр претензий

Смарт-процесс «Реестр претензий» охватывает полный цикл претензионной работы, включая судебное урегулирование и финансовый итог.

Связь с CRM:
СП связан с сущностями: Компания, Контакт. Возможен запуск претензии прямо из карточки этих сущностей. При создании по ссылке данные о клиенте подтягиваются автоматически.

Структура полей:

• Инициатор претензии (сотрудник)

• Ответственный за обработку претензии (сотрудник)

• Клиент (из CRM)

• Тип претензии (один из вариантов: Входящая, Исходящая)

• Суть претензии (текст)

• Документы претензии (файлы)

• Статус ожидания ответа (один из вариантов: Ожидание ответа, Переговоры, Частичная оплата, Предложено урегулирование, Условия урегулирования согласованы, Отказ контрагента, Без ответа)

• Участники обработки претензии (сотрудники)

• и другие данные

Основные стадии и автоматизация:

«Новая претензия» - фиксация новой входящей или исходящей претензии, указание ответственного и клиента.
Автоматизация:

• задача на проверку претензии;

• автоматическая привязка к другим карточкам и сбор данных из них: Компания, Контакт;

«Первичная проверка» - проверка достаточности документов, сумм и оснований, определение дальнейшего маршрута: продолжать работу или отклонить.
Автоматизация:

• автоматические уведомления через 1 и 2 рабочих дня.

«Подготовка и отправка претензии»  - подготовка текста исходящей претензии или ответа по входящей претензии, выбор способа и даты отправки.
Автоматизация:

• задача на подготовку текста претензии или ответа с добавлением участников обработки претензии;

• автоматическое напоминание через 2 рабочих дня.

«Ожидание ответа» - контроль получения ответа от контрагента до контрольного или договорного срока.
Автоматизация:

• автоматические напоминания каждые 7 рабочих дней;

• дополнительные напоминания за 3 дня и в дату наступления срока ответа.

«Судебное урегулирование» - переход претензии в судебный спор: подготовка и подача иска, участие в заседаниях, фиксация решений.
Автоматизация:

• задача на подготовку иска или позиции;

• автоматические напоминания каждые 14 дней.

«Претензия удовлетворена» - положительный итог (полностью/частично, договорённость, удовлетворён иск и т.п.).
Автоматизация:

• фиксация итога по претензии;

• фиксация суммы и даты фактического удовлетворения;

• уведомление о положительном исходе.

«Претензия отклонена» - решение не продолжать претензионную работу (в т.ч. по итогам суда или по внутренним причинам).
Автоматизация:

• фиксация причины отклонения;

• уведомление с указанием причины.