ПочтаPRO

Теперь входящее письмо может автоматически создать лид, ответ по переписке вернется в нужную карточку, вложения попадут в дело, а менеджер сможет писать клиенту прямо из лида, сделки, контакта, компании или смарт-процесса.

ПочтаPRO подойдет компаниям, которые активно работают с клиентами по email:

• отделам продаж;
  
• сервисным и гарантийным отделам;
  
• отделам закупок;
  
• тендерным отделам;
  
• клиентской поддержке;
  
• проектным командам;
  
• B2B-компаниям с большим количеством входящих запросов;
  
• компаниям, где несколько менеджеров работают с общими почтовыми ящиками;
  
• бизнесу, которому важно сохранять переписку в CRM.
  

Все входящие письма из подключенных ящиков попадают в ПочтаPRO. Менеджеру не нужно переключаться между Битрикс24 и внешней почтой.

Если письмо пришло от нового клиента и по нему нет активного лида или сделки, ПочтаPRO может автоматически создать лид и добавить письмо в таймлайн.

Если менеджер написал клиенту из CRM, ответ клиента вернется в ту же сущность: лид, сделку, контакт, компанию или смарт-процесс.

Файлы из писем можно видеть не только внутри ПочтаPRO, но и в CRM-деле. Это удобно для счетов, заявок, договоров, актов, спецификаций и коммерческих предложений.

Можно подключить несколько ящиков: продажи, сервис, закупки, бухгалтерия, тендеры, поддержка. Для каждого ящика можно настроить доступ пользователей.

Стоп-лист и исключения CRM помогают не создавать лиды из рассылок, уведомлений, технических писем и системных адресов.

ПочтаPRO поддерживает работу с несколькими ящиками. Можно подключить общую почту компании, ящики отделов и отдельные рабочие адреса.

Например:

• sales@company.ru;
  
• support@company.ru;
  
• zakupki@company.ru;
  
• tender@company.ru;
  
• service@company.ru;
  
• info@company.ru.
  

Для большого количества ящиков предусмотрен мастер подключения.

Не каждый сотрудник должен видеть всю корпоративную почту.

В ПочтаPRO можно указать, какие пользователи имеют доступ к конкретному ящику. Это удобно, если у компании есть отдельные ящики для бухгалтерии, закупок, руководства, отдела продаж или сервисной службы.

При этом сотрудник сможет ответить из карточки CRM по связанному письму, даже если полный доступ к почтовому ящику ему не открыт.

ПочтаPRO может автоматически создавать лиды из входящих писем.

Логика работает аккуратно:

• если письмо относится к существующей цепочке — оно прикрепляется к нужной CRM-карточке;
  
• если тема и отправитель совпадают с уже связанной перепиской — письмо попадает в ту же карточку;
  
• если клиент новый и активного лида или сделки нет — создается новый лид;
  
• если есть неоднозначность — письмо попадает в ручной выбор.
  

Так приложение помогает автоматизировать обработку новых обращений, но не создает хаос в CRM.

ПочтаPRO анализирует:

• тему письма;
  
• нормализованную тему без Re: и Fwd:;
  
• отправителя и получателя;
  
• Message-ID;
  
• In-Reply-To;
  
• References;
  
• предыдущие входящие и исходящие письма;
  
• существующие CRM-связи.
  

Если клиент отвечает на письмо, приложение понимает, куда отнести ответ.

Из карточки лида или сделки можно написать письмо клиенту через ПочтаPRO.

После отправки:

• письмо сохраняется в ПочтаPRO;
  
• создается дело в CRM;
  
• переписка связывается с текущей карточкой;
  
• ответ клиента возвращается в эту же карточку.
  

Если лид был преобразован в сделку, новые письма по цепочке могут попадать уже в сделку, а не в закрытый лид.

ПочтаPRO поддерживает отправку и просмотр писем из карточек контактов и компаний.

Это удобно, если работа идет не только через лиды и сделки, но и через постоянную клиентскую базу.

ПочтаPRO может работать не только с классическими сущностями CRM.

Приложение поддерживает смарт-процессы Битрикс24:

• кнопка написания письма в карточке смарта;
  
• привязка письма к смарту;
  
• возврат ответа клиента в тот же смарт;
  
• поиск email клиента через связанные контакты, компании, лиды, сделки и поля CRM.
  

Это особенно полезно для договоров, заявок, заказ-нарядов, сервисных обращений, закупок, тендеров и других пользовательских процессов.

ПочтаPRO умеет работать с вложениями:

• показывает вложения внутри письма;
  
• открывает вложения из CRM-карточки;
  
• сохраняет файлы в Диск Битрикс24;
  
• может прикреплять файлы к CRM-делу;
  
• поддерживает кириллические имена файлов при отправке.
  

Это важно для документов, счетов, актов, заявок, спецификаций, PDF-файлов и изображений.

В приложении можно использовать шаблоны писем.

Шаблоны могут быть:

• универсальными;
  
• для лидов;
  
• для сделок;
  
• для контактов;
  
• для компаний;
  
• для смарт-процессов.
  

Поддерживаются HTML-шаблоны и переменные.

Примеры переменных:

Можно использовать красивую подпись, логотип, контакты сотрудника и данные из CRM.

Не каждое письмо должно создавать лид.

В ПочтаPRO можно настроить исключения:

• email полностью;
  
• домен;
  
• тема содержит;
  
• отправитель содержит;
  
• системные адреса и технические письма.
  

Например, можно исключить:

• no-reply@;
  
• noreply@;
  
• postmaster@;
  
• mailer-daemon@;
  
• рассылки;
  
• отчеты;
  
• уведомления;
  
• технические письма.
  

Письма из исключений не создают лишние лиды, но при необходимости могут оставаться доступными в интерфейсе.

ПочтаPRO может уведомлять пользователей о новых письмах.

Уведомление содержит:

• тему письма;
  
• отправителя;
  
• ящик;
  
• короткий текст;
  
• ссылку на открытие письма.
  

Так менеджер быстрее реагирует на входящие обращения.

Интерфейс ПочтаPRO оптимизирован для ежедневной работы:

• мгновенная реакция на клик по письму;
  
• быстрая подгрузка данных;
  
• автоматическое открытие последнего письма;
  
• безопасный просмотр HTML-писем;
  
• изоляция стилей рассылок;
  
• аккуратный просмотр вложений;
  
• понятные фильтры и сортировка.
  

Пользователь не должен ждать и гадать, нажал он на письмо или нет.

ПочтаPRO рассчитана на работу с большим количеством ящиков.

Сценарии использования

Клиент пишет на общий ящик.

ПочтаPRO получает письмо, проверяет CRM и, если активного лида или сделки нет, создает новый лид. Письмо сразу появляется в таймлайне.

Менеджер открывает лид и видит обращение клиента.

Менеджер отправил письмо клиенту из сделки.

Клиент ответил.

ПочтаPRO определяет цепочку переписки и добавляет ответ в ту же сделку.

Ничего не теряется, менеджеру не нужно вручную искать письмо.

Клиент отправил несколько писем подряд с одной темой.

ПочтаPRO связывает их с одной карточкой, а не создает дубли.

Если совпадение неоднозначное, письмо отправляется в ручной выбор.

Первое письмо создало лид. Потом лид был преобразован в сделку.

Следующее письмо по этой же цепочке попадает уже в сделку, а не в закрытый лид.

Менеджер пишет клиенту из карточки смарт-процесса, например из договора, заявки или заказ-наряда.

Ответ клиента возвращается в этот же смарт.

• почта работает внутри Битрикс24;
  
• меньше ручной работы;
  
• меньше потерянных писем;
  
• меньше дублей лидов;
  
• переписка сохраняется в CRM;
  
• вложения доступны в таймлайне;
  
• есть доступы к ящикам;
  
• поддерживаются смарт-процессы;
  
• есть шаблоны и HTML-подписи;
  
• можно исключать мусорные письма;
  
• интерфейс подходит для ежедневной работы менеджеров.
  

Руководитель видит, как команда работает с письмами:

• какие обращения пришли;
  
• кто отвечает клиентам;
  
• какие письма связаны с лидами и сделками;
  
• где есть неразобранные письма;
  
• какие обращения требуют ручного выбора;
  
• какие клиенты уже в работе.
  

Почта перестает быть “личной территорией менеджера” и становится частью управляемой CRM-системы.

Менеджеру не нужно прыгать между почтой и CRM.

Он может:

• открыть письмо;
  
• ответить из карточки клиента;
  
• посмотреть вложения;
  
• использовать шаблон;
  
• увидеть историю переписки;
  
• быстро перейти к лиду, сделке или смарту.
  

Все рядом, все в одном рабочем контуре.