Снизили текучесть кадров с 20% до 9%: как «Авексима» развивает HR-процессы и культуру достижений с помощью Битрикс24
В крупной фармацевтической компании сотрудникам важно находиться в едином информационном поле. Ведь у производства, R&D, офиса и медицинских представителей разные задачи и точки входа в процессы. Одни чаще живут в регламентах и внутренних сервисах, другие – во встречах и продажах по регионам.
Если всё это держится на разрозненных системах, HR быстро оказывается в роли диспетчера: подсказывает, где что лежит, вручную собирает обратную связь и пытается удержать людей в едином контуре. Из-за этого планы по повышению эффективности HR-процессов и развитию мотивационной культуры для сотрудников реализуются медленнее ожидаемых.
В «Авексиме» такую задачу решают с помощью Битрикс24. Корпоративный портал помогает сотрудникам легче включаться в рабочие процессы и повышать свою эффективность.
О компании
«Авексима» – фармацевтическая компания полного цикла: от синтеза активных фармацевтических субстанций до выпуска готовых форм лекарственных средств.
Компания работает на рынке с 2011 года, имеет 3 производственные площадки и более 120 SKU в портфеле. Продукция «Авексимы» представлена в 13 странах.
В команде более 2000 сотрудников, в коммерческом блоке работает свыше 100 медицинских представителей. В такой структуре особенно важно поддерживать единое информационное поле. Производство, R&D, офис, медицинские представители, коммерческий блок, HR, АХО, IT – всем нужен доступ к информации, но не всем удобно искать её в почте, сетевых папках или отдельных системах.
Один портал вместо десятка разрозненных сервисов
Корпоративный портал Битрикс24 начали развивать как единую коммуникационную платформу компании.
«Хотелось, чтобы портал стал точкой притяжения для всех сотрудников. Чтобы не нужно было ломать голову, где искать нужную информацию: по обучению, необходимым сервисам, оргструктуре, внутренним инструментам. Всё, чем мы пользуемся в работе, хотелось постепенно собрать в одном месте.
А ещё мы получили приятный бонус в части визуала. Корпоративные цвета “Авексимы” хорошо сочетаются по стилю с одной из стандартных тем Битрикс24. Мы взяли этот стиль за основу и уже несколько лет используем его без дополнительных доработок дизайна».
– Юлия Маркова, начальник отдела персонала компании «Авексима»
Главная страница портала
Портал быстро превратился из витрины с корпоративными новостями в полноценную рабочую среду. В Битрикс24 начали появляться автоматизированные бизнес-процессы, оформленная оргструктура и внутренние сервисы.
Стандартный календарь в Битрикс24 компания переосмыслила под свои задачи. Его используют не только как календарь, но и как основу для бронирования переговорных, конференц-залов и корпоративных автомобилей для организации рабочих поездок.
Календарь с примером бронирования переговорной
Отдельная гордость команды – интерактивная карта офиса. В бизнес-центре «Авексима» занимает три этажа, и найти коллегу бывает непросто. Теперь на портале можно найти сотрудника по фамилии, посмотреть его фотографию, расположение рабочего места. На карте отмечены все рабочие места, кофе-поинты, зоны питания, полезные точки в бизнес-центре, также есть инструкции и памятки.
Интерактивная карта офиса на портале
Для сотрудников это возможность быстро и легко сориентироваться в офисе. Для HR и административных команд – удобный инструмент для эффективной организации рабочих мест.
Новичок не остаётся один: адаптация на три месяца
Один из самых сильных HR-сценариев в Битрикс24 – адаптация персонала.
В «Авексиме» не стали ограничиваться классическим welcome book – вместо этого разработали посадочную страницу нового сотрудника и событийную ветку на три месяца.
На стартовой странице новичок видит приветствие от компании, список коллег, этапы программы адаптации, полезные контакты, карту офиса, ссылки на обучение и базу знаний, а также информацию о ДМС, парковке, другие полезные данные, которые особенно необходимы в первые дни работы. На этой же странице можно записаться на экскурсию в научно-исследовательский центр компании «Авексима» в технопарке Сколково.
Посадочная страница для нового сотрудника
Дальше включается бизнес-процесс адаптации. Этот этап включает приветственное письмо, презентацию о компании, возможность планирования обязательных встреч с руководителем, HR, коллегами, а также перечень задач от руководителя и промежуточные опросы, в том числе мини-опрос 360°.
Мини-опрос 360° проводят на третьем и девятом месяце работы нового сотрудника. Такой формат помогает HR вовремя определить, на каком этапе новичку нужна поддержка и что может повлиять на его решение остаться в компании.
Пример результатов опроса
В «Авексиме» адаптацию сделали прозрачной для всех участников процесса: самого сотрудника, его руководителя и HR. Это особенно важно, потому что в некоторых компаниях адаптация есть, но ответственность размыта: руководство надеется, что новичок самостоятельно со всем разберется и включится в рабочий процесс. В «Авексиме» процесс выстроен иначе: и непосредственный руководитель, и HR видят свою часть «маршрута» и понимают, на каком этапе необходимо оказать содействие новому специалисту для его быстрой адаптации.
Для офисных сотрудников и сотрудников научно-исследовательского центра эта механика уже работает, а у медицинских представителей сформирована своя система наставничества и менторства. Для медицинских представителей в Битрикс24 также реализовали один из самых ярких проектов «Авексимы» – турниры продаж с прозрачными рейтингами.
Турниры продаж: как доверие к данным превращает конкурс в инструмент достижения коммерческих целей
Турниры «Лидеры продаж» – это мотивационный конкурс для медицинских представителей по всей стране. Его задача – помогать командам перевыполнять планы продаж и поддерживать культуру достижений.
Скриншоты из раздела с турнирами
Раньше подготовка турнира занимала много времени: нужно было собрать необходимую информацию от дистрибьюторов и аптечных сетей, сверить эти данные, оформить результаты в отдельном документе и направить его участникам турнира.
Сейчас всё работает иначе. На корпоративном портале участники видят не статичную информацию, а «живую» систему с актуальными данными.
Битрикс24 обращается к внешнему источнику данных, где идут пересчёты показателей KPI, и транслирует результаты турнира на портале. Для пользователя всё выглядит просто: он зашёл на портал, увидел свою позицию и позицию команды в турнирной таблице, общую динамику, распределение мест по регионам и продуктам. Данные обновляются несколько раз в месяц – сотрудники могут своевременно корректировать работу внутри команды, чтобы улучшить свои результаты в рейтинге.
Скриншоты рейтинга
«Мы пришли к выводу, что цифровизация канала совершенно не равна цифровизации процесса. Раньше C&B был тем самым “игольным ушком”, через которое проходили расчёты, сверки, подтверждения и финальная подготовка результатов. Сейчас данные считаются в системе, а мы можем заниматься визуализацией, контролем и развитием самой механики».
– Юлия Маркова, начальник отдела персонала компании «Авексима»
HR и C&B больше не нужно собирать информацию вручную, чтобы в итоге показать участникам результаты с задержкой по времени. Когда цифры актуальные, соревнование становится действенным инструментом управления мотивацией персонала, а в компании формируется культура достижений.
Завершили одну задачу – нашли возможности для решения других
Когда команда научилась демонстрировать актуальные данные по продажам в рамках турниров, стало понятно: эту же логику можно использовать и в решении других управленческих задач. Например, для презентации бизнес-результатов компании – в виде динамики по ключевым направлениям, причем в безопасных для раскрытия показателях: процентах, упаковках, штуках, других значениях. Так больше сотрудников смогут видеть прогресс бизнеса, но без доступа к чувствительной коммерческой информации.
HR и C&B увидели основу и для будущего бюджетирования ФОТ. Следующий большой проект – связать ЗУП и Битрикс24 так, чтобы руководители могли работать с бюджетом подразделений через личный кабинет на портале.
В перспективе руководитель сможет видеть в личном кабинете план-факт, таргетные значения, доступный бюджет, учитывать индексации, перемещения сотрудников, изменения окладной и мотивационной части, квартальные и полугодовые бонусы.
Сейчас это уже не выглядит для команды непосильной задачей – скорее следующим этапом: решили один сложный вопрос, значит, можно двигаться дальше.
Маленькие сценарии, из которых складывается привычка
Турниры стали самым заметным сюжетом, но портал развивается не только за счёт них. Ценность платформы в том, что внутри неё много небольших, прикладных сценариев.
Через Битрикс24 проводят пульс-опросы. Они нужны не только для замеров настроения персонала. Например, когда участились фишинговые атаки, пульс-опросы использовали для решения задач информационной безопасности: опросы напоминали сотрудникам об основных правилах защиты данных и закрепляли необходимые навыки.
Живая лента тоже работает как инструмент вовлечения. В ней публикуют новости компании, благодарности, поздравления, ссылки на бизнес-литературу, информацию о благотворительных проектах, научпоп и важные для фармацевтической отрасли даты.
Отдельный формат – публикации о лучших сотрудниках. В течение года компания рассказывает о них на портале.
Публикации о лучших сотрудниках
Есть магазин мерча. Его планируют интегрировать с с обучением: баллы за прохождение курсов будут превращаться в бонусы, которые можно потратить в магазине.
Магазин мерча
Ещё один важный для фармы раздел – глоссарий. В компании много регламентов, СОПов, GMP-требований и терминов, поэтому языковые единообразие и грамотность здесь не просто формальность. Теперь, когда появляется новый регламент или обновляется старая процедура, сотрудник может уточнить терминологию и правильность ее употребления на портале.
Корпоративный глоссарий
Вот из таких сценариев и складывается привычка посещать корпоративный портал – реализованные на платформе решения действительно помогают эффективно решать многие рабочие вопросы.
Что изменилось в цифрах и процессах
Самая сильная цифра кейса – снижение накопительной текучести кадров с 20% до 9% (год к году).
«Авексима» связывает этот результат с комплексной работой. HR ушёл в цифровизацию, подбор стал прозрачнее, адаптация стала понятнее для сотрудника и руководителя, портал начал вовлекать людей в позитивный и полезный информационный поток, появились опросы, аналитика, внутренние активности и сервисы.
Битрикс24 сыграл здесь роль инструмента, при помощи которого можно повышать мотивацию персонала.
Сейчас сотни сотрудников регулярно проходят пульс-опросы на портале, что говорит об их вовлеченности. В коммерческом контуре более ста медицинских представителей получили удобную систему турниров: с актуальными данными, рейтингами и прозрачными правилами.
Но главный результат «Авексима» формулирует не в цифрах: процессы стали видимыми.
Портал не заработает только потому, что в него перенесли документы, новости или таблицы. Онбординг, который находится только лишь в файле, не помогает лучше разобраться в незнакомых процессах. Если на портале публикуются только объявления, сотрудник не будет заходить на эту площадку каждый день.
В компании «Авексима» корпоративный портал превратился из хранилища материалов в рабочую платформу, которая помогает сотрудникам лучше адаптироваться в массиве информации и быть вовлечёнными в процессы компании.
«Мы не сдавались, хотя реализовали проект своими силами. Где-то шли быстрее, где-то медленнее, что-то получалось не с первого раза. Но у нас была сильная мотивация и внутренний интерес: а как сделать лучше, как добиться результата. Наверное, поэтому корпоративный портал и трансформировался в единую коммуникационную платформу, эффективный рабочий инструмент – мы не просто переносили на портал рабочие процессы, а каждый раз искали, как сделать эту площадку по-настоящему полезной и интересной для сотрудников».
– Юлия Маркова, начальник отдела персонала компании «Авексима»
