Цифровой профсоюз Профессионального союза работников здравоохранения РФ

В Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации входит более 2 млн. человек. Профсоюз объединяет работников учреждений системы здравоохранения, научных центров, аптечных, санаторно-курортных и других организаций, студентов и учащихся учреждений высшего и среднего профессионального образования. 

Ситуация до обращения

Прежняя система документооборота была разработана в 2013 году и на данный момент уже начала переставать отвечать современным требованиям. Новая система позволяет сделать процесс документооборота прозрачным и увеличить скорость обработки документов. В дальнейшем планируется, чтобы документооборот обеспечивал связь, начиная от аппарата Профсоюза, и до первичных профсоюзных организаций и партнеров.

Выполненные работы

• Проведен анализ внутренней работы организации

• Создан портал

• Настроена система коммуникации с территориальными организациями Профсоюза

• Создана система обработки обращений из различных источников, распределены ответственные сотрудники

• Настроена генерация документов

• Разработаны 5 сложных бизнес-процессов документооборота

Почему именно коробочная версия Битрикс24?

Выбор коробочного Битрикс24 - ответственное решение, где нужно принимать во внимание не только возможности, но и появляющиеся обязанности. С одной стороны это решение подходит для тех, кто не хочет хранить где-либо кроме своего сервера персональные данные, с другой стороны необходимо самостоятельно обеспечивать безопасность этих данных.

Для коробочной версии доступно резервное копирование. То есть можно вручную создать и выгрузить копию портала и при возникновении проблемы или удалении важной информации эту копию можно развернуть и вернуть таким образом данные обратно. Частота копирования определяется владельцами портала, здесь ограничений нет.

У данного решения доступно гибкое управление и доступ к открытому исходному коду, то есть можно осуществлять дополнительные настройки, доработки и кастомизацию. Доступ к системному API позволяет интегрировать Битрикс24 с другими системами и при необходимости создавать новые модули.

Разработка документооборота

Разработка документооборота большой и сложный процесс, который необходимо разбивать на отдельные этапы.

Для разработки документооборота необходимо четко понимать структуру организацию, знать, кто участвует в нем и какие у них должны быть права. На каждом этапе могут быть отдельные требования к предоставляемой и запрашиваемой информации и это надо выяснять в самом начале разработки документооборота.

Преимуществами внедрения электронного документооборота можно назвать не только увеличение скорости обработки документов и снижение затрат ресурсов, но и такие вещи, как:

• Возможность отслеживать, где и у кого находится документ;

• Снижение человеческого риска, возможность автоматизировать работу с заполнением документов;

• Возможность параллельной работы над документами;

• Возможность отслеживать историю изменений, видеть предыдущие версии документа;

• Единая база документов;

• Снижение риска потери и порчи документов;

• Рост производительности труда.

Электронный документооборот не должен быть оторван от тех, кто в нем задействован. В ходе работы мы проводили частые совещания с делопроизводством, подстраивали процессы под их нужды и получали обратную связь. Такой подход позволяет вовлечь сотрудников, а не презентовать им полностью готовый продукт, который может совсем не соответствовать их ожиданиям и вызывать отторжение.

Было разработано 5 бизнес-процессов:

• Входящие документы

• Исходящие документы

• Постановления

• Распоряжения

• Внутренние документы

Для каждого из этих процессов была разработана своя схема и техническое задание. Также для каждого процесса разработаны реестры (универсальные списки) и там сохраняется вся информация из процесса. Мы настроили автоматическую нумерацию для документов которая тоже отображается в реестрах.

В бизнес-процессах учтен не только порядок движения документа, но и другие действия. Так можно запросить дополнительную информацию, поставить задачу, получить уведомление, отправить письмо. Это не окончательный список так как нужное действие зависит от ситуации.

Процессы идут по схеме согласования в зависимости от роли, порядок зависит от того, кого на начальном этапе выбрал тот, кто запустил процесс.

Чтобы все сотрудники понимали как правильно работать в системе мы провели обучение и затем заполнили Базу знаний организации, куда внесли всю необходимую для работы информацию и инструкции. В дальнейшем База знаний может использоваться как инструмент онбординга новых сотрудников.

В результате внедрения у организации появился удобная среда для работы, а также электронный документооборот, который отвечает потребностям организации. В процессе работы мы много времени уделили совещаниям с делопроизводителями, которые будут непосредственно участвовать в работе с документами.