ФПО — Федерация Профсоюзов Оренбуржья

Для внедрения программы Цифрового союза в Агентство обратилась Федерация профсоюзов Оренбуржья. Это произошло незадолго до того, как началась история с пандемией и таким образом решение оказалось очень своевременным.

Сама Федерация представляет собой региональное профсоюзное объединение, занимающееся защитой трудовых прав и интересов членов профсоюза. В состав Федерации входит большое количество членских организаций: 20 областных организаций отраслевых профсоюзов и 2700 первичных профсоюзных организаций, куда входит около 254 000 членов профсоюза.

И мы столкнулись с необходимостью создать единое цифровое профсоюзное пространство для большой организации. До этого организация использовала различные способы для распространения информации и решения организационных вопросов. Но это было слишком долго и сложно, учитывая большое человек и информации. Высокая нагрузка мешала принимать и обрабатывать вовремя все документы и обращения, а документооборот не подлежал автоматизации.

Приступая к работе мы поставили следующие задачи:

• Организовать документооборот, чтобы предотвратить ситуацию потери важных документов и сократить время на их обработку;

• Создать единое рабочее пространство для сотрудников Федерации;

• Выстроить систему быстрой коммуникации между профсоюзом и членами;

• Автоматизировать процессы для снижения нагрузки на сотрудников Федерации, создать удобную среду для удаленной работы;

• Собрать в единой системе федерацию профсоюзов, обкомы, координационные советы и первичные профсоюзные организации для увеличения эффективности работы;

• Организовать обработку поступающих статистических данных и информации посредством выборок.

В соответствии с поставленными задачами были проведены работы, с полным перечнем которых вы можете ознакомиться ниже:

• Установка коробочной версии корпоративного портала на сервер Заказчика

• Настройка базового функционала портала

• Внесение структуры профсоюзной организации

• Регистрация пользователей на портале

• Помощь в удаленной установке десктопного приложения

• Помощь в удаленной установке мобильного приложения

• Оптимизация карточек учета членов профсоюза, организаций, обращений

• Настройка типовых фильтров карточек учета членов профсоюза, организаций, обращений

• Настройка шаблонов документов

• Настройка номенклатуры

• Настройка аналитики

• Подключение телефонии для входящих звонков (Штатная или внешняя SIP телефония*)

• Настройка номера для исходящих звонков

• Настройка записи телефонных разговоров

• Подключение общего корпоративного электронного адреса (zakaz@company.ru)

• Подключение к CRM электронных адресов сотрудников аппарата

• Подключение сервиса обратный звонок для  сайта (Установка виджета или код для размещения на сайте*)

• Проведен практикум по обработке входящих обращений

• Автоматизация бизнес-процессов

• Перенос в Битрикс24 базы действующих номеров держателей карт «ПрофДИСКОНТ» для автоматической отправки SMS-сообщений с платформы.

• Создана процедура для автоматическое напоминание о выполнении дел/поручений в обозначенные сроки

• Разработана система для планирования целей и задач
  

• Настроена автоматическая рассылка email-сообщений профактиву, СМИ, другим целевым группам, группе потенциальных партнеров ПрофДИСКОНТА

• Разработаны роли и подготовлено разграничение доступа участников исходя из их статуса. Наибольший доступ – сотрудников ФПО, далее – ограничения на информацию. Председатель – далее внутри согласно структуре аппарата организации

• Организация документооборота в рамках функционала корпоративного портала.

• Интеграция с сайтами CRM-формы (обращения с сайта)

• Настройка работы Календаря

• Настройка каналов коммуникаций. Подключение соцсетей и мессенджеров (открытая линия) (ВК, FB, Telegram, Instagram*)

• Организация коммуникаций в корпоративной сети, а также совместно с партнерами/коллегами (внутренний чат в т. ч. видеосвязь)

• Настройка отчетов

• Анализ документооборота, исполнения документов

• Отчет о работе руководителю

• Совместная работа с документами

• Настройка управления задачами и проектами (постановка, контроль выполнения, затраченные ресурсы и др.)

• Настройка учета рабочего времени сотрудников и отделов

• Организация работы файлового диска компании

• Обучение персонала

Начало работы

Для реализации задач мы решили использовать коробочную версию Битрикс24, где есть возможность осуществить более сложные настройки. В начале работы была установлена виртуальная машина BitrixVM и настроен удаленный сервер. Вся работа сопровождалась постоянным тестированием системы, ведь то, что в теории выглядит хорошо, на практике может работать совсем не так как надо. Тестирование позволяет выявить и исправить все ошибки и недочеты на начальном этапе. Безопасность соединения обеспечивает SSL- сертификат.

Мы пригласили сотрудников и настроили все необходимые для работы приложения. В данном случае это десктопная и мобильная версия приложения, для работы из любого места.

Чтобы сотрудники сразу смогли приступить к работе мы заранее настроили карточки учета членских профсоюзных организаций, карточки учета членов профсоюза, карточки обращений (лидов) от членов профсоюза и трудовых коллективов и типовые фильтры для вывода необходимой информации. Настроены рабочие группы и права доступа. Администратор имеет право выдавать права, а также редактировать и заполнять все графы и поля. Председатель и заместитель могут писать резолюции, имеют доступ к отчетам, а также все то, что доступно на более низких правах доступа. И наконец исполнители могут ставить отметки об исполнении задачи, комментировать и заполнять отчеты везде, где они указаны исполнителем.

Универсальные списки для профсоюзной работы

Битрикс24 удобен для создания списков, необходимых в работе профсоюзных организаций. С помощью списков можно организовывать учет документации, вести архивы, справочники, базы данных и т.д.

Одним из списков стал список награждения членов профсоюзов. Здесь можно редактировать колонки и создавать новые поля, а также сортировать и фильтровать данные.

Мы настроили следующие поля:

• Год награждения,

• ФИО,

• Место работы/должность,

• Отрасль,

• Наименование награды,

• Денежный подарок,

• Обоснование.

 Для каждого года был создан свой раздел, а отфильтрованные результаты можно сразу же выгрузить в таблицу Excel.

Внутренние и внешние коммуникации

Внутри Битрикс24 сотрудники могут общаться в чатах, использовать видео- и аудио звонки, а также оставлять свои сообщения в живой ленте. Все это позволяет заменить обыкновенный оффлайн офис, служащий единой рабочей средой для всех. Так отпадает необходимость использовать разные сторонние средства связи из-за которых рабочий процесс становился хаотичным, а информация терялась.

Чтобы можно было правильно распределить время и не упустить важные события, в календарь были внесены как дни рождения председателей ФНПР, ЦК, аппарата ФПО, членских организаций, так и рабочие события. Специалисты помимо этого могут вносить необходимые события в свой личный календарь.

В профсоюзной работе большое значение имеют и внешние коммуникации. Необходимо быстро обрабатывать и реагировать на все входящие обращения. А чтобы это осуществить нужно создать единое пространство, куда будут поступать сообщения со всех имеющихся площадок. Был подключен профсоюзный контакт-центр. Сюда входит:

• Интеграция телефонии. В данном случае была интегрирована телефония от провайдера услуг Дом.ru. Все входящие и исходящие звонки фиксируются в системе, а необходимые звонки записываются, чтобы иметь возможность повторно прослушать важное сообщение или обратиться к нему позже.

• Подключение всех социальных сетей к открытым линиям. Теперь все входящие сообщения попадают сразу в Битрикс24 и фиксируются, а сотруднику даже не нужно заходить в социальную сеть, ведь отвечать на сообщение можно тоже из Битрикс24 прямо со своего мобильного телефона.

• Установка онлайн-чата на сайт. Посетитель может с легкостью написать или заказать обратный звонок просто зайдя на сайт организации.

• Подключена корпоративная почта. Большая часть внешней коммуникации ведется именно через почту. Как и любые другие сообщения вся почтовая переписка фиксируется в системе.

Электронный документооборот

В организации циркулирует большое количество важных документов и обрабатывать все в ручную уже не представляется возможным. Для решения проблем со скоростью и качеством обработки документов был разработан электронный документооборот. Туда входит единая база документов, отслеживание ответственных за все этапы движения документа, а также непосредственное отслеживание документов. Сокращается и время движения документа, а точность исполнения только повысилась. Чтобы сотрудники смогли совместно работать над документами был организован файловый диск.

В организации выделяется три основных потока документации. Это внутренние, исходящие и входящие документы и именно для этого были разработаны три бизнес-процесса.

1. Все внутренние документы проходят регистрацию секретарем, где заполняется название, дата поступления, дата, номер, описание документа и прикрепление вложений. Затем документ попадает к председателю и приходит уведомление о поступлении документа. Председатель же или подписывает документ, или отклоняет, от чего зависит его дальнейший путь. В случае одобрения документа, то он дальше попадает к секретарю, который решает есть ли необходимость уведомлять сотрудников, если да, то документ поступает к сотрудникам для ознакомления.

2. Следующий бизнес-процесс касается исходящих документов. Здесь документ также проходит регистрацию, заполнение названия, даты, присвоение номера и описание документа с прикреплением файлов. Затем документ попадает к секретарю, а в Живой ленте появляется уведомление. Секретарь проверяет документ и затем отправляет его к председателю. Председатель же может как утвердить документ, так и отклонить его. Потом документ возвращается к секретарю, который в случае выбирает способ дальнейшей отправки документа получателю.

3. Последний процесс касается входящих документов. Документ попадает к секретарю, который заполняет название, дату поступления, отправителя, номер, дату, а также описание документа, способ его получения и прикрепляет необходимые файлы. После этого документ приходит к Председателю и появляется уведомление о получении документа. Председатель пишет резолюцию, указывает дату, срок и приоритет для документа. Также он назначает того, к кому дальше должен прийти документ. В этом случае возможно два варианта: документ поступает непосредственно к исполнителю или же к заместителю Председателя. В первом случае исполнитель при получении документа может сразу же приступить к исполнению и в конце отмечает в системе, что работа завершена и обработка документа завершена. Если же документ попадает сначала к заместителю Председателя, то он назначает исполнителей и документ идет дальше.

Были настроены типовые шаблоны. У всех документов указывается дата поступление, регистрационный номер с указанием носителя, по которому был получен документ, отправитель, дата и номер самого документа и краткое содержание. Все документы поступают к Председателю и направляются в необходимый отдел. Мы настроили группировку отделов так, чтобы потом администратор также мог корректировать списки. Всего было создано 3 отдела. Также в документе выводится информация об авторе резолюции и дате. Немаловажно и то, что у каждого документа можно указать приоритет исполнения и сроки. Это позволяет сортировать поступающие документы по степени их важности и в первую очередь заниматься теми документами, где выше важность или которые требуют более скорого исполнения.

Автоматизация процессов

В самом начале мы осуществили автоматизацию отдела кадров. Был настроен учет рабочего времени, график отсутсвий. Каждый сотрудник может самостоятельно отметить время начала работы и окончания. Это помогает отследить опоздания и получить автоматически созданные отчеты по задачам.

Чтобы автоматизировать работу с членами профсоюзов мы адаптировали под нужды организации карточки контактов. Были созданы дополнительные поля и загружены необходимые контакты. Особенно это касалось держателей карт «ПрофДИСКОНТ», на которых в дальнейшем будут направлены e-mail и sms-рассылки.

Результаты

Внедрение Цифрового профсоюза совпал с массовым переводом сотрудников на удаленную работу в связи с пандемией. Это позволило Федерации профсоюзов Оренбуржья быстро начать работать в совершенно новых условиях самоизоляции.

Организация получила все необходимое для удаленной работы. Сюда входит единое рабочее пространство с возможностью внутренней и внешней коммуникации, работа с задачами и документами. При этом есть возможность отслеживать занятость каждого сотрудника и следить за графиком работы, что тоже немаловажно для удаленных сотрудников.

Было отмечено уменьшение временных затрат на работу с документами, а также повышение качества работы сотрудников. Это обосновано тем, что все сотрудники могут видеть перед собой конкретные задачи и фиксировать их выполнение. Вся необходимая информация тоже зафиксирована в системе. Это касается как переписок, так и любых внешних сообщений.