Как рабочие созвоны крадут время сотрудника

Почему созвоны вредят бизнесу

Созвоны — это дорого. В среднем офисные сотрудники продуктивно работают всего 2 часа 53 минуты в течение восьмичасового рабочего дня. Остальное время уходит на то, чтобы раскачаться, попить кофе, отдохнуть между задачами и прокрастинировать. Часы, в которые сотрудники действительно работают, обходятся бизнесу дорого. Особенно — созвоны.

Источник: https://dovetail.com/customers/atlassian/

Когда звонков слишком много, сотрудники не успевают закрывать другие задачи. Для бизнеса это лишние деньги.

Больше созвонов — ближе выгорание. Хорошо, когда все сотрудники понимают ценность времени и не отнимают его у коллег. Но иногда созвонов становится так много, что кто-то в офисе произносит фразу «А работать когда?». Она — тревожный сигнал. Люди воспринимают рабочие звонки как лишнюю нагрузку, которая мешает делать задачи. В итоге чувствуют себя подавленными и демотивированными. А спустя время выгорают.

Когда созвоны мешают работать

Звонки — элемент работы. Но бывают ситуации, когда они только раздражают. Например:

• Несколько созвонов подряд без перерыва. Сотрудники не успевают закрывать рутинные задачи и готовиться к встречам. К концу дня дел становится только больше, а сил не остается. Когда люди устают, они больше прокрастинируют и саботируют рабочие задачи.
• Сложно сосредоточиться. Многозадачность считается преимуществом, но на деле мешает работать вдумчиво. Когда нужно весь день переходить со встречи на встречу, а на каждой своя повестка, внимание ослабевает, продуктивность снижается.
• Бесполезные встречи. Бывает так, что на встрече решение принимают двое, а остальные пятеро просто сидят, слушают и теряют время. Другая ситуация — регулярный созвон запланировали несколько месяцев назад, а он уже не нужен.
• Слишком много участников. Скорее всего, вы бывали на встрече, где больше 20 участников. 90% из них проверяют почту, переписываются в мессенджерах и просто тратят рабочее время.
• Созвон ради созвона. Часто звонок вовсе не нужен, потому что многие задачи можно решить текстом. Например, поделиться новостью в письме. Или объяснить, как пользоваться новой программой, — в инструкции или скринкасте.
• Срочные звонки. «Коллеги, пришли правки от клиента. Давайте созвонимся через 15 минут и обсудим их». Если подобные сообщения приходят редко, они не мешают и не раздражают сотрудников. Когда же срочные созвоны становятся рутиной, они нарушают рабочий процесс.
• Встреча без четкой повестки. У каждого звонка должна быть четкая цель и тайминг. Если этого нет, встреча теряет динамику и становится бесполезной.
• Люди не готовятся. Продуктивный звонок — тот, перед которым все участники знают, что будут обсуждать. Тогда им не нужно время, чтобы вникнуть в проблему, задать вопросы и погрузиться в задачу. Без подготовки драгоценные минуты уходят в никуда.
• Участники задерживаются. Деловой этикет относится не только ко встречам в офисе, но и к звонкам. Когда кто-то из коллег опаздывает, остальные теряют время, которое могли бы потратить на рабочие задачи.
• Технические проблемы. Даже самого лояльного сотрудника можно взбесить плохой связью и неактуальной ссылкой.

Как не тратить время коллег зря

1. Следите за составом участников

Зовите на встречу только тех людей, которые будут обсуждать вопрос. Тех, кого нужно просто проинформировать, не приглашайте. Им можно отправить письмо с итогами.

Подумайте, кто из участников нужен на весь звонок, а кто — только на 1‑2 вопроса. Запланируйте эти вопросы на начало встречи, чтобы отпустить коллег быстрее. Это особенно удобно для удаленных команд.

Помните про цену созвона с командой — стоимость часов всех сотрудников, которые пришли на встречу. Если цена звонка выше ценности, которую он несет, нужно сокращать количество участников.

Если на встречу все-таки нужно позвать много людей, назначьте фасилитатора. Он поможет оставаться в рамках обсуждения, не уходить от темы и быстрее принимать решения.

2. Готовьтесь ко встречам

Прежде чем поставить звонок, определите, какого результата хотите достичь. Четко пропишите план созвона и вопросы, которые нужно обсудить. Позаботьтесь о коллегах: выберите удобное время, пропишите в письме все, что им нужно знать, прикрепите нужные файлы и ссылки. Проверьте, что ссылка на звонок верная. Или вовсе избавьтесь от них: в Битрикс24 Синк не нужно отдельно создавать ссылку, так что никто из коллег не потеряется.

На брейнштормы приходите с готовыми идеями — так у вас будет больше времени, чтобы их обсудить. После встречи обязательно напишите фоллоу ап: итоги встречи, дальнейшие шаги и ответственных. Если нужно, прикрепите запись встречи к письму. Помните золотое правило: «если чего-то нет в итогах встречи, значит, на встрече этого не было».

Итоги созвонов фиксируйте в одном месте, чтобы в любое время вернуться к договоренностям. В Битрикс24 удобно собирать всю информацию по проекту и переписываться с коллегами.

3. Соблюдайте тайминг

Для того, чтобы организовать продуктивный созвон, используйте техники тайм-менеджмента. Если у вас есть четкий план созвона, следить за временем проще. Не тратьте его на лишние рассуждения: 1‑2 минуты разговоров о погоде вначале достаточно, чтобы настроиться на рабочий лад.

4. Отменяйте и сокращайте

Раз в квартал проводите ревизию созвонов. Отменяйте регулярные встречи, если они уже не нужны. Сокращайте те, которые обычно занимают меньше времени, чем вы закладывали на них в календаре.

Принято, что встреча длится час или полчаса. Попробуйте провести созвон за 50 или 20 минут. Это стимулирует справляться с задачами быстрее. А еще коллеги будут вам благодарны, если у них появятся лишние 10 минут между встречами, чтобы перевести дух.

5. Соблюдайте этикет

Рабочий созвон — то же самое, что встреча в офисе. Если не знаете, уместно ли что-то делать на звонке, подумайте, стали бы вы делать это на офлайн-встрече. Вот несколько важных правил:

• Приходите и уходите со звонков вовремя.
• Включите камеру.
• Уберите все, что может отвлекать коллег. В настройках видео созвона можно размыть фон.
• Проверьте заранее, что звук и картинка хорошего качества.
• Позаботьтесь о том, чтобы звонок проходил в тишине. Крики детей и лай собаки на фоне мешают.
• Не ешьте, не пейте, не курите во время созвона по видеосвязи.
• Не отвечайте на почту, сообщения и звонки во время онлайн-встречи.

6. Экспериментируйте

Некоторые компании вводят дни без созвонов. Раз в неделю сотрудник закрывает календарь на весь день и не выходит на звонки. В это время он делает задачи, которые требуют полного погружения. Например, отчеты, презентации, стратегии.

Еще можно попробовать новый формат созвона — стоячий. Договоритесь, что короткие звонки будете проводить стоя или во время прогулки. Такие встречи обычно короче, при этом качество не снижается.

Как понять, нужен ли созвон

Есть много видов созвонов, перечислим только основные.

Сохраняйте чек-лист, который поможет проверить, нужен созвон или нет.

Что делать, если созвоны ставите не вы, а вам?

• Выясните цель звонка и попросите заранее прислать всю информацию. Возможно, звонок не нужен.
• Вместо часового созвона предложите потратить на вопрос 30 минут.
• Если состав участников нескольких встреч похожий, попробуйте объединить их.
• Отправьте коллегам эту статью.