После встречи с коллегами или клиентами полезно зафиксировать итоги, сроки и задачи. Так проще убедиться, что все участники поняли друг друга одинаково и не забудут, о чем договорились.
Чтобы важная информация не потерялась после переговоров, организатор встречи может отправить участникам письма с итогами — фоллоу-ап. Из статьи вы узнаете, что такое фоллоу-ап, чем он полезен и как составить его правильно.
Что такое фоллоу-ап
Фоллоу-ап — это электронное письмо или сообщение с итогами встречи.
В нем автор обозначает, о чем договорились участники и какими будут следующие шаги. Такие письма отправляют после:
- планерок — с задачами и исполнителями;
- мозговых штурмов — с итогами обсуждений и идеями, которые берут в работу;
- переговоров — с результатами встречи;
- заключения сделок — с суммой договора, сроками и порядком оплаты, а также контактами ответственных.
Пример. Команда маркетингового агентства обсудила кейс по SEO-продвижению: с каким запросом пришел клиент, какое решение подобрала компания, как собрали семантику и контент-план, какие результаты по трафику получили.
На созвоне придумали, как оформить кейс, и несколько человек вызвались написать его. На этом все и закончилось. Команда ждала, когда руководитель распределит работу, но он не сделал этого и специалисты переключились на другие задачи.
Чтобы участники запомнили, кто за что отвечает и в какие сроки нужно выполнить дело, руководителю стоило сразу отправить письмо с ответственными, датами и описанием результатов, которых он ожидает.Обычно фоллоу-ап готовит руководитель, который проводил планерку, либо модератор встречи — например, ассистент. Клиентам фоллоу-ап отправляет менеджер или сотрудник, который вел переговоры: тимлид, главный дизайнер или разработчик.
Попробуйте бесплатно →
Как фоллоу-ап помогает команде договориться
Команды и менеджеры пишут письмо после созвона в двух ситуациях: внутри команды и для клиента.
Фоллоу-ап внутри команды
В этом случае текст составляет руководитель. Например, он проводит планерку отдела продаж. На ней обсуждают, сколько сделок не хватает, чтобы выполнить план. После встречи руководитель отправляет в чат итоги.
В таком письме руководитель фиксирует результат каждого менеджера и прописывает ожидания на ближайшее будущее.
Когда менеджер созванивается с клиентом, чтобы обсудить SMM-стратегию, он тоже может прислать ему фоллоу-ап.
В фоллоу-ап менеджер вносит ключевые результаты обсуждения, цены и сроки, чтобы клиент запомнил главное.
Итоги встреч и звонков удобно вести там, где идет работа над проектом. Битрикс24 CRM автоматически сохраняет звонки, письма и чаты с клиентами. AI-ассистент BitrixGPT прослушивает запись разговора, заполняет карточку в CRM и собирает черновик фоллоу-апа. А встроенный инструмент BitrixGPT Follow-up подключается к видеозвонку, расшифровывает разговор и присылает в чат итоги, договоренности, задачи и рекомендации. Останется проверить текст и отправить его участникам.
Как написать фоллоу-ап: чек-лист
Получатель запутается, если из письма непонятно, какую встречу описывает автор, или если в нем слишком много деталей. Перед отправкой фоллоу-апа пройдитесь по короткому чек-листу — тогда письмо будет полезным для всех участников:
- Напомните о теме разговора. Укажите, почему пишете и чего хотите. Добавьте дату встречи, чтобы получатель быстро сориентировался, даже если прочитает письмо позже.
- Зафиксируйте главное. Коротко перечислите, какие решения приняли на встрече. Если кто-то из команды пропустил созвон, приложите запись.
- Разбейте фоллоу-ап на пункты. Даже в коротком письме может получиться много дат, цифр и задач. Структурируйте его и поделите текст на блоки: одна мысль в одном пункте.
- Закрепите ответственных и сроки. У каждой задачи укажите, кто ее делает и к какому числу. Если исполнитель и срок не названы, каждый участник ждет, что задачу возьмет кто-то другой.
Если команда ведет проекты по одной методологии, фоллоу-апы по каждой встрече складываются в общую историю проекта.
Как работает фоллоу-ап в Битрикс24
В системе Битрикс24 есть встроенный инструмент — BitrixGPT Follow-up. Он анализирует звонки сотрудников, выделяет главное и присылает в чат краткие итоги встречи:
- тему разговора;
- повестку;
- итоги;
- анализ и рекомендации.
BitrixGPT можно подключать к встречам вручную или автоматически. А еще можно смотреть подробный анализ созвона на вкладках: о чем говорил каждый участник и какой вклад он внес, насколько все были вовлечены и как эффективно прошла встреча.
Подробнее об инструменте читайте в статье: BitrixGPT Follow-up: речевая аналитика видеозвонков с AI.
Частые вопросы
Автор фоллоу-апа подводит итоги встречи с клиентами или коллегами: закрепляет сроки, задачи и ответственных. Так информация не теряется, а исполнитель или клиент в любой момент освежают в памяти договоренности.
Самая частая проблема — слишком подробное письмо: отправитель описывает все детали встречи и получатель не запоминает ключевое. Поэтому нужно составить выжимку и разделить текст на абзацы. Вторая ошибка — отправлять фоллоу-ап через несколько дней, когда о созвоне помнят уже не так хорошо, как сразу после его окончания.
По необходимости. Если после встреч сотрудники забывают часть задач, отправляйте фоллоу-ап после каждого созвона. С клиентами так же: постоянно записывать итоги необязательно, но стоит подготовить их, когда переходите на новый этап — например, заключаете сделку.
Что в итоге
- Фоллоу-ап встречи — это письмо с резюме встреч или долгих переписок с сотрудниками или клиентами. Так все участники получают общее понимание: менеджер знает свои задачи на неделю, а клиент изучает согласованную смету.
- Чтобы получатель сразу увидел, о чем письмо, и быстро нашел его, указывайте в теме дату и суть встречи. Делите информацию на блоки, в которых в одном пункте — один факт. В тексте фоллоу-апа обязательно указывайте план действий, ответственных, цены и сроки. Готовьте фоллоу-ап после важных встреч, на которых приняли конкретные решения.
