Приоритизация задач: как не утонуть в море дел и достичь целей
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Приоритизация задач: как не утонуть в море дел и достичь целей

8 мин
1535
Задачи

Представьте: вы приходите на работу, открываете ежедневник или таск-менеджер и видите десятки задач на сегодня. Каждая кажется важной, срочной и неотложной. Как понять, что действительно нужно сделать прямо сейчас, а что можно отложить?

На помощь приходит приоритизация задач — умение выделять действительно важные дела и фокусироваться на них. В статье рассказываем, что такое приоритизация задач, зачем она нужна и как ее правильно применять. А также рассмотрим популярные методы и инструменты, которые помогут расставить приоритеты.

Что такое приоритизация задач

Приоритизация задач — это процесс, который помогает определить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Ключевой момент: приоритизировать задачи не значит просто составить бэклог задач. Важно определить значимость каждой. Зачем это нужно:

  1. Мотивирует фокусироваться на главном. Вы концентрируетесь на действительно важных делах.
  2. Помогает больше успевать. Выполняя приоритетные задачи, вы достигаете больших результатов за то же время.
  3. Снижает стресс. Когда вы точно знаете, что нужно делать в первую очередь, уровень тревожности снижается.

Какие есть методы приоритизации задач

Существует множество техник и методологий приоритизации задач. Рассмотрим самые популярные и эффективные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает оценить дела по двум параметрам: важности и срочности. Матрица делит все задачи на четыре квадрата:

Матрица Эйзенхауэра

A. Важные и срочные. Их нужно выполнить немедленно.
B. Важные, но не срочные. Их нужно запланировать.
C. Неважные, но срочные. Их можно делегировать.
D. Неважные и несрочные. От них можно отказаться.

Пример. У руководителя отдела маркетинга есть список дел:
  • Подготовить месячный отчет, который нужно было сдать еще вчера, ― это важная задача, которую нужно сделать срочно.
  • Созвониться с клиентом ― важная задача, но не срочная, можно сделать в течение недели.
  • Утвердить контент-план на следующий месяц ― сделать это нужно срочно, руководитель делегирует это менеджеру по маркетингу.
  • Написать статью в личный блог ― поскольку есть более важные задачи, это можно отложить.

Как использовать

  1. Составить список всех задач.
  2. Оценить каждую задачу по важности и срочности.
  3. Распределить задачи по квадратам.
  4. Начать с задач из квадрата A, затем B и так далее.

Метод ABC

Помогает разделить задачи на три категории по степени важности:

Метод ABC

Удобнее всего использовать этот метод, когда речь идет об измеримых результатах, например доходе.

Пример. У фрилансера больше задач, чем он может сейчас выполнить. Нужно решить, чем заняться в первую очередь. Для этого можно составить список всех проектов и указать, сколько денег они приносят:
  • Разработка дизайна сайта для крупной компании ― 70% дохода.
  • Дизайн приложения для небольшого стартапа ― 20% дохода.
  • Дизайн постов в соцсетях ― 10% дохода.
Так легко понять, какие проекты приоритетны, а какие можно отложить или делегировать.

Как использовать

  1. Составьте список задач.
  2. Оцените вклад каждой задачи в достижение цели.
  3. Распределите задачи по категориям A, B и C.
  4. Начните с выполнения задач категории A.

Метод RICE

RICE — это аббревиатура от английских слов:

Метод RICE

Метод часто используется в продуктовой разработке для того, чтобы повысить эффективность команды. Но его можно применять для приоритизации любых рабочих задач.

Как использовать

1. Для каждой задачи оцените:

  • охват — сколько людей или процессов затронет задача;
  • влияние — насколько сильно задача повлияет на цель;
  • уверенность — насколько вы уверены в своих оценках (в процентах);
  • затраты — сколько времени или ресурсов потребуется.

2. Рассчитайте показатель RICE по формуле:

RICE = (Охват * Влияние * Уверенность) / Затраты


3. Отсортируйте задачи по убыванию показателя RICE.

Пример. В продуктовой команде есть задача «Оптимизировать процесс онбординга новых клиентов в приложении». Посчитаем:
  • Охват — 1000 новых клиентов в месяц.
  • Влияние — 3 (по шкале от 1 до 3).
  • Уверенность — 80%.
  • Затраты — 5 человеко-дней.

RICE = (1000 * 3 * 0,8) / 5 = 480

Также есть задача «Добавить новые сторис в приложение»:

  • Охват — 1000 человек смотрят сторис ежемесячно.
  • Влияние — 1.
  • Уверенность — 90%.
  • Затраты — 2 человеко-дня.

RICE = (1000 * 1 * 0,9) / 2 = 450

Первая задача будет более приоритетной — с нее и стоит начать.

Метод MoSCoW

MoSCoW — это аббревиатура от английских слов:

Метод MoSCoW

Техника помогает расставить приоритеты, исходя из необходимости выполнения задач.

Как использовать

  1. Составьте список всех задач.
  2. Распределите задачи по категориям M, S, C, W.
  3. Начните с выполнения задач из категории Must have.

Пример. В небольшом дизайн-агентстве накопилось несколько задач. Чтобы их приоритизировать, воспользовались техникой MoSCoW:

Must have — внедрить систему аналитики продаж.
Should have — научить сотрудников пользоваться новым продуктом.
Could have — обновить дизайн корпоративного сайта.
Won't have — организовать корпоративный турнир по настольному теннису.

Сначала оценили важность задач. А затем выяснили, что нужно сделать в первую очередь, ― без системы аналитики продаж бизнес не будет прибыльным. А вот от турнира по теннису можно отказаться.

Метод Айви Ли

Техника предлагает сфокусироваться на ограниченном количестве самых важных задач.

Как использовать

  1. В конце рабочего дня составьте список из шести самых важных задач на завтра.
  2. Расположите эти задачи в порядке их важности.
  3. На следующий день начните с первой задачи в списке.
  4. Работайте над задачей, пока не завершите ее.
  5. Переходите к следующей задаче в списке.
  6. В конце дня перенесите незавершенные задачи на следующий день и добавьте новые до шести штук.

Пример. Так выглядит список на день для руководителя отдела маркетинга и продаж:

1. Подготовить квартальный отчет о продажах.
2. Провести собеседование с кандидатом.
3. Согласовать бюджет на рекламную кампанию.
4. Написать статью для корпоративного блога.
5. Обновить CRM-систему.
6. Провести еженедельную планерку с отделом.

Если в течение дня он не успел сделать последние две задачи, то те переносятся на следующий день. Задачи в новом списке также нужно ранжировать по важности. Если какие-то задачи переносятся изо дня в день, возможно, от них стоит отказаться.

Какой метод приоритизации задач наиболее эффективен

Универсального ответа на этот вопрос нет. Эффективность способа приоритизации задач зависит от многих факторов:

  • специфики вашей работы;
  • личных особенностей;
  • текущих целей и задач;
  • количества и характера задач.

Поэтому лучший способ — попробовать разные методы и выбрать тот, который подходит именно вам. Можно даже комбинировать несколько методов расстановки приоритетов.

Например, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы первично отсортировать задачи, а затем RICE — для более точной оценки. Главное — регулярно анализировать эффективность метода и корректировать его при необходимости.

Как приоритизировать задачи: пошаговая инструкция

Шаг 1. Соберите все задачи в одном месте

Запишите абсолютно все дела, которые вам нужно сделать. Не держите задачи в голове — это создает лишнее напряжение. Можно выписать их в блокнот или воспользоваться специальной программой со списком дел.

Шаг 2. Определите свои цели

Прежде чем расставлять приоритеты, важно понять, к чему вы стремитесь. Какие у вас долгосрочные и краткосрочные цели? Их тоже полезно зафиксировать. В потоке дел можно забыть о том, что действительно важно. А так цели всегда будут у вас перед глазами.

Шаг 3. Оцените каждую задачу

Проанализируйте каждую задачу по нескольким критериям:

  • Насколько она важна для достижения ваших целей?
  • Насколько она срочная?
  • Сколько времени и ресурсов потребует?
  • Какой результат принесет?

Шаг 4. Попробуйте метод приоритизации

Используйте один из методов или их комбинацию, чтобы ранжировать задачи. Можно воспользоваться и дополнительными техниками:

  • Правило двух минут. Если задачу можно выполнить за две минуты или меньше, сделайте ее сразу. Это поможет избавиться от множества мелких дел, которые часто отвлекают и создают ощущение незавершенности.
  • Принцип Парето (правило 80/20). 20% усилий дают 80% результата. Определите те 20% задач, которые приносят наибольшую отдачу, и сфокусируйтесь на них.
  • Метод «швейцарского сыра». Если задача кажется слишком большой и сложной, начните с маленьких, легких частей. Постепенно вы «прогрызете» в задаче «дырки», как в швейцарском сыре, и работать с ней станет проще.
  • Метод помидора (Pomodoro Technique). Работайте интервалами по 25-50 минут с короткими перерывами. Это помогает сохранять фокус на задачах с высоким приоритетом и не отвлекаться.

Читайте также

Как техника помодоро повышает продуктивность
30 июля 2024

Шаг 5. Составьте план действий

Распределите задачи по дням недели или часам дня.

Шаг 6. Начните с самых важных задач

Приступайте к выполнению задач с высоким приоритетом, когда у вас больше всего энергии. Обычно это утренние часы или начало рабочей недели.

Шаг 7. Регулярно пересматривайте приоритеты

Ситуация может меняться, поэтому важно регулярно, например раз в неделю, пересматривать свой список задач и приоритеты.

Шаг 8. Учитывайте неожиданные задачи

Оставляйте в расписании время на непредвиденные дела — это поможет сохранить гибкость и не выбиваться из графика, когда появляются срочные и важные задачи.

Шаг 9. Делегируйте

Если задача не требует именно вашего участия, подумайте о том, чтобы передать ее коллеге.

Шаг 10. Анализируйте результаты

Регулярно оценивайте, помогает ли ваш метод приоритизации достигать целей. Если нет — пробуйте другие подходы.

Какие бывают инструменты приоритизации задач

Есть разные техники приоритизации задач. Рассмотрим некоторые популярные решения:

1. Таск-менеджеры

Программы для тайм-менеджмента позволяют не только составлять списки дел, но и присваивать им приоритеты, устанавливать дедлайны, отслеживать прогресс. Их обычно используют на рабочем месте, чтобы управлять командой. Но вы можете организовать таким образом и свои личные задачи.

2. Канбан-доски

Визуальный инструмент, который помогает наглядно представить все задачи и их статусы. Обычно доска разделена на колонки, представляющие разные этапы работы, например Сделать, В процессе, Сделано. Доской удобно пользоваться, когда задач много, — так сложнее о чем-то забыть или упустить дедлайн.

3. Календари

Цифровые календари помогают планировать встречи и рабочие звонки. Инструмент особенно полезен, если вы ежедневно общаетесь с большим количеством людей. Календарь пришлет уведомление, если время или место встречи изменилось. А также заранее напомнит о предстоящей планерке.

4. Приложения для создания интеллект-карт

Интеллект-карта выглядит как схема, которая по принципу ассоциации связывает между собой разные факты, идеи или явления. Ее также можно использовать для планирования задач, чтобы визуализировать их, видеть взаимосвязи и приоритеты. Можно составить карту в специальном приложении, обычной доске или даже листе бумаги.

Интеллект-карта

5. Таблицы

Вы можете занести задачи в Excel или Google-таблицы и указать временные затраты и другие важные параметры, например проект, к которому они относятся. А затем воспользоваться сортировкой. Так можно приоритизировать задачи даже для больших и сложных проектов.

В Битрикс24 можно легко приоритизировать задачи с помощью функции «Важность задачи». Она помогает быстро определить, какие задачи требуют немедленного внимания. Также есть канбан-доска, чтобы визуализировать бэклог задач. И календарь ― там можно видеть все запланированные дела с дедлайнами.

Ставьте задачи в Битрикс24
Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск‑трекере.
Создать бесплатно

Как приоритизировать задачи в команде

У приоритизации задач в команде свои особенности. Вот несколько рекомендаций:

  1. Определите общие цели. Убедитесь, что все члены команды понимают и разделяют общие цели проекта или компании.
  2. Используйте единую систему. Выберите метод приоритизации, который будет использовать вся команда, — так вы избежите разночтений и недопониманий.
  3. Проводите регулярные встречи. Обсуждайте приоритеты на еженедельных собраниях. Это поможет всем быть в курсе ситуации и вовремя корректировать планы.
  4. Учитывайте, как одни задачи влияют на другие. Важно понимать, как задачи связаны между собой и как выполнение одной влияет на другие. Например, сначала нужно защитить презентацию проекта, а затем переходить к выполнению.
  5. Используйте инструменты для совместной работы. Выберите программу, которая позволит всем членам команды видеть общий список задач и их приоритеты.
    Например, в Битрикс24 есть функция «Проекты», где можно создавать общие списки задач, присваивать им приоритеты и назначать ответственных. Это помогает всей команде быть на одной волне и понимать, что сейчас наиболее важно.
  6. Учитывайте компетенции и загрузку сотрудников. Когда распределяете задачи, важно учитывать не только их приоритет, но и то, кто лучше всего сможет их выполнить, насколько загружены сотрудники.
  7. Будьте гибкими. Приоритеты могут меняться — будьте готовы оперативно пересматривать планы.

Где можно ошибиться при приоритизации задач

Даже опытные специалисты допускают ошибки при расстановке приоритетов. Вот некоторые из наиболее распространенных:

1. Путать срочное и важное

Не все срочные задачи действительно важны. И наоборот, действительно важные задачи не всегда срочные, но если их откладывать, это может привести к проблемам в будущем.

2. Пытаться сделать все сразу

Стремление выполнить все задачи одновременно снижает качество.

3. Игнорировать долгосрочные цели

Если вы фокусируетесь только на текущих задачах, легко потерять из виду стратегические цели. Ваш план действий должен помогать достигать краткосрочных и долгосрочных целей.

4. Не учитывать время на непредвиденные ситуации

Планируя день от и до, вы рискуете выбиться из графика, если появятся неожиданные задачи. Закладывайте время на случай, если появятся дополнительные задачи или что-то пойдет не по плану.

5. Переоценивать свои возможности

Будьте реалистичны, когда оцениваете, сколько задач вы и ваша команда действительно можете выполнить за день.

6. Не пересматривать приоритеты

Ситуация может меняться, поэтому важно регулярно анализировать и корректировать свои приоритеты. Задачи, которые вчера были очень важными, можно отложить, если возникла чрезвычайная ситуация.

7. Игнорировать мелкие задачи

Маленькие задачи могут накапливаться и превращаться в большую проблему, если их постоянно откладывать.


Что в итоге

  • Приоритизация — это не просто техника, которая помогает решать задачи в срок. Это способ мышления, который помогает сфокусироваться на действительно важных вещах — как в работе, так и в жизни.
  • Ранжировать задачи можно с помощью разных техник: матрицы Эйзенхауэра, метода ABC, RICE, MoSCoW, Айви Ли. Эти способы применяют на работе и в личной жизни.
  • Приоритизация снижает уровень стресса и помогает достигать поставленных целей быстрее.
  • Помните, что нет правильного метода приоритизации задач. Экспериментируйте, комбинируйте разные подходы, пока не найдете то, что работает именно для вас.

Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить CRM бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще