В каждой организации есть задачи, которые можно автоматизировать. Это позволит освободить сотрудников от рутины, правильно распределить нагрузку между ними и минимизировать человеческий фактор.
В таком программном обеспечении есть инструменты, чтобы контролировать качество клиентского сервиса и быстро вводить новых сотрудников в работу. Компании, которые работают на удаленке, используют его, чтобы обеспечить доступ к данным из любой точки мира.
В статье расскажем, какие есть решения для управления бизнесом, кому они подходят и как их выбрать.
Что такое управление бизнесом
Управление бизнесом — комплекс действий, в который входят:
- стратегическое планирование — разработка стратегий развития бизнеса, продаж, маркетинга;
- планирование долгосрочных задач и отслеживание качества выполнения текущих;
- поддержка и увеличение клиентской базы;
- распределение материальных и нематериальных ресурсов и контроль складских запасов;
- координация действий персонала;
- учет и анализ финансовых показателей;
- разработка новых товаров и услуг;
- внедрение инноваций во внутренние процессы;
- продумывание логистических схем и оптимизация цепочек поставок;
- организация и мониторинг рабочих процессов.
Менеджмент пронизывает всю организацию, включая высшее руководство, средний и оперативный уровни управления. Каждое структурное подразделение использует свои инструменты для автоматизации бизнес-процессов:
- ПО для управления бизнесом по типу ERP. Помогает оптимизировать бухучет, распределить складские запасы и упростить процесс закупок.
- Бизнес-аналитические инструменты. Исследователи рынка используют их, чтобы обрабатывать большие объемы данных. Такое ПО помогает строить прогнозы и принимать обоснованные решения.
- CRM. В первую очередь это ПО используют отделы продаж и обслуживания клиентов. Оно улучшает взаимодействие с заказчиками, увеличивает объем продаж, автоматизирует маркетинговые процессы и делает их более прозрачными.
- Программы для сквозной аналитики. Маркетологи внедряют их в работу, чтобы отслеживать действия клиента от клика по рекламе и перехода на сайт до первого заказа.
- Системы для планирования отслеживания и управления проектами. Проджект-менеджеры используют их, чтобы соблюдать сроки выполнения работ и рационально расходовать бюджеты.
- Бухгалтерское ПО по типу 1С. Финансовые аналитики и отделы продаж хранят в таких системах информацию, считают расходы и доходы, формируют документы.
Тренды в управлении бизнесом в 2024
Управление бизнесом меняется на фоне развития технологий, экономики и общества. Этот год прошел под знаком искусственного интеллекта (ИИ) и импортозамещения. Если говорить о перспективах на 2024 год, то в тренде будут:
- Цифровая трансформация. Компании в разных сферах бизнеса внедряют цифровые решения и технологии, чтобы автоматизировать однотипные задачи, улучшать взаимодействие с клиентами, формировать дополнительные конкурентные преимущества и увеличивать прибыль. Один из цифровых трендов — принятие решений на основе Big Data. Анализ больших данных помогает прогнозировать поведение целевой аудитории в контексте изменяющихся тенденций. А также увеличивать объем продаж, определять эффективные способы ведения бизнеса, выявлять мошеннические действия и прочее.
- Искусственный интеллект. Эксперты полагают, что очередной виток в развитии искусственного интеллекта изменит жизнь всего человечества, как это когда-то сделал Интернет. Уже сегодня бизнес использует нейросети, чтобы составлять более точные прогнозы, автоматизировать аналитику. Они помогают персонализировать продукт — адаптировать товары и услуги под запросы разных сегментов целевой аудитории. Со временем умные роботы смогут полноценно освоить большинство профессий и заменить живых сотрудников. Исключение — специальности, главные компетенции для которых предполагают эмоциональный интеллект, эмпатию, умение принимать решения на основе контекста и креативность.
- Социальная ответственность. Крупные компании поддерживают эко- и социальные тенденции, внедряют общественно полезные практики. Многие предприятия стараются свести к нулю вред от своей деятельности для окружающей среды — внедряют высокомощные фильтры, системы очистки сточных вод и другие технологичные приспособления. Производители отказываются от дешевого доступного пластика и предлагают продукты в биоразлагаемой упаковке. На рынке появляется все больше экопродуктов: многоразовые ватные диски, твердые шампуни, тканевые сумки вместо пластиковых пакетов, стеклянные контейнеры для еды. Кафе и рестораны дают скидки, если клиенты приходят за напитками со своими термосами и термокружками. Все это снижает урон для окружающей среды.
- Гибкое управление. Agile-методологии позволяют компаниям работать над проектами поэтапно и с учетом изменений рынка. Человеческий ресурс приобретает особую ценность. На первое место выходит продуктивное и бережное общение внутри команды, между компаниями и клиентами. А гибкие методологии помогают соблюдать договоренности, находить компромиссы, не перегружать специалистов и развивать взаимопомощь.
- Удаленный формат работы. Необходимость соблюдать дистанцию отпала, но за время пандемии руководители и сотрудники оценили достоинства удаленки. Компании стремятся усовершенствовать дистанционную работу — избавиться от ошибок, увеличить KPI. Для этого необходимо специализированное ПО — CRM и BPM-системы, сервисы видеозвонков, платформы для управления проектами, SaaS-продукты. Чтобы организовывать совместную работу, компании используют интранет — внутренние корпоративные порталы, на которых можно общаться, учиться и моментально находить нужную информацию.
- Кибербезопасность. С увеличением темпов сбора данных растет и количество хакерских атак. Преступники становятся все более изобретательными — они похищают и перепродают корпоративные данные компаний, атакуют финрегуляторов, энергетические компании и госструктуры. В 2022 и 2023 году в новостях активно обсуждали утечки данных пользователей: громким событием стало дело сервиса «Яндекс.Еда». Такие случаи подрывают доверие пользователей к компаниям. Поэтому надежная защита данных и информационных систем — ключевая задача для любого крупного бизнеса.
- Изменение покупательского поведения. Современные клиенты становятся более информированными и взыскательными. Сведения о продуктах, включая отзывы покупателей, можно найти в интернете. Все больше людей предпочитают покупать онлайн — активно осваивают интернет-магазины и маркетплейсы. Для таких клиентов важно, чтобы продавец мог эффективно управлять заказами: предотвращать задержки, исключать пересорт и другие ошибки. Набирают популярность курьерская и экспресс-доставки. Покупательская способность снижается из-за инфляции — растет спрос на скидки, акции, распродажи и персональные предложения постоянным клиентам.
- Корпоративная этика. Программы для управления проектами делают рабочие процессы прозрачными и наглядными. Команда видит, на каком этапе находится проект, какие задачи выполнены, какие — предстоит сделать, какие исполнители и как давно подключались к работе. В тренде непрерывное профессиональное развитие, уважительное отношение к коллегам и партнерам, соблюдение политики конфиденциальности. От этого зависит репутация компании на рынке и HR-бренд. Укреплять последний особенно важно: привлечь квалифицированных специалистов становится сложнее из-за эмиграции 2022–2023 годов.
Как выбрать подходящую программу
Для начала ответьте на вопрос: что именно вы хотите улучшить и/или внедрить с помощью программы? Затем определите бюджет, который вы готовы выделить на новое ПО.
Выбирайте ПО, которое можно адаптировать под постоянно растущий бизнес. Убедитесь, что оно совместимо с сервисами, которые вы уже используете в компании. Протестируйте инструмент перед внедрением. Вовлекайте в процесс сторонних экспертов и сотрудников, запрашивайте обратную связь. Учитывайте пожелания тех, кто будет использовать сервис в работе. Важно, чтобы они понимали, какую пользу принесет новая программа, как ей пользоваться.
Проверьте, как работает служба поддержки: она не должна подводить в случае форс-мажоров. Не игнорируйте уведомления об обновлении ПО — в актуальных версиях разработчики исправляют многие ошибки и устраняют уязвимости.
Стоит ли создавать ПО с нуля или выбрать готовые варианты
Собственные сервисы полностью адаптированы под нужды бизнеса. Однако на их разработку нужны большие бюджеты и много времени.
| Собственное ПО | Готовое ПО | |
| Преимущества |
|
|
| Недостатки |
|
|
Некоторые интегрируют готовые модули с кастомными.
Топ программ для управления бизнесом в 2024
1С УПП и 1С ERP — программное обеспечение для управления бухгалтерией, складами, продажами, персоналом. Они избавляют специалистов от рутинных задач и позволяют вовремя реагировать на внештатные ситуации.
Битрикс24 — комплексное ПО, которое включает в себя CRM-систему (в том числе мобильную) и инструменты для управления проектами. Сервис помогает работать над текущими задачами, организовывать коммуникации, отслеживать складские остатки. Программа упрощает взаимопонимание между специалистами и сводит вероятность ошибиться или потерять данные к минимуму. Это важно в условиях растущей конкуренции.
Чат-боты Telegram и WhatsApp — мессенджеры, которые можно использовать для бизнес-общения. Чат-боты автоматизируют диалог с клиентами — обрабатывают типовые запросы, предоставляют информацию о продукте. Ботов разрабатывают и настраивают на базе бизнес-платформ, в том числе — Битрикс24. Благодаря им клиенты могут моментально получить точный ответ на свой запрос, а менеджеры — не отвлекаться от приоритетных задач.
Виртуальная АТС и IP-телефония — инструменты для стабильной связи с клиентами и удаленными сотрудниками. Виртуальный IP-номер останется у вас, если вы смените оператора связи. Вам не придется тратить деньги на новый номер и оповещать о его смене клиентов. А чем меньше неудобств вы доставляете клиентам, тем больше шансов, что они останутся с вами.
Системы ЭДО (электронного документооборота) — сервисы, которые помогают автоматизировать обмен документами между компаниями и сотрудниками. Они снижают вероятность ошибок из-за человеческого фактора и помогают привлечь топовых специалистов, которые не готовы посвящать рабочее время рутине.
Корпоративный портал — платформа для хранения и структуризации данных, на которой можно быстро найти любую информацию. Это сервис для совместной работы сотрудников, который освещает принципы, ценности и цели компании и автоматизирует бизнес-процессы. Он помогает экономить время специалистов, повышать их вовлеченность в общее дело, быстрее и эффективнее вводить новичков в работу. Сотрудники сплачиваются через общение в корпоративных сообществах и на форумах, получают дополнительную мотивацию для достижения целей бизнеса.
Системы сквозной аналитики — инструменты, которые автоматически собирают сведения из разных источников. Они обрабатывают данные сайта, социальных сетей, CRM и формируют отчеты. Их можно использовать, чтобы быстро реагировать на изменения рынка маркетинга и перераспределять рекламный бюджет.
Частые вопросы
Программы для управления бизнесом — системы, которые помогают организовывать рабочие процессы. Например, CRM, таск-менеджеры, системы ЭДО, сервисы учета рабочего времени, системы аналитики.
Современное программное обеспечение для управления бизнесом должно:
- автоматизировать нужные вам процессы;
- включать в себя анализ данных;
- работать на ПК и мобильных платформах;
- гарантировать кибербезопасность;
- поддерживать гибкие методологии управления;
- быть интуитивно понятным.
Что в итоге
- Системы управления бизнесом востребованы во всех отраслях и актуальны для предприятий любого масштаба.
- Есть разные бизнес-сервисы — от больших многофункциональных платформ до мобильных приложений и чат-ботов.
- Специализированные программы автоматизируют процессы, сводят к нулю риски ошибок и утечки данных.
- CRM, системы сквозной аналитики, таск-менеджеры и прочие средства управления бизнесом сделают вашу компанию более конкурентоспособной.
