Любые команды стремятся прийти к целям кратчайшим путем. Наладить процессы, сплотить участников и сэкономить время помогают онлайн-сервисы для совместной работы. В этой статье мы расскажем, зачем компании нужно пространство для совместной работы и как в нем работать.
Зачем бизнесу создавать онлайн-пространство для работы
Совместная работа — это процесс, в котором группа людей вместе трудится на благо общей цели. Когда внутренние дела идут гладко, можно сосредоточиться на клиентах и прибыли. Для этого компании используют специальные сервисы для совместной работы.
Вот как такие сервисы улучшают работу бизнеса:
- Позволяют работать удаленно. Сотрудники подключаются к онлайн-пространству для совместной работы, где бы ни находились. Компания нанимает людей из разных городов и даже стран.
- Упрощают общение. Пользователи легко связываются друг с другом в чатах и через видеозвонки, обмениваются информацией, решают вопросы и остаются в курсе дел.
- Ускоряют процессы. С онлайн-пространством для совместной работы у сотрудников меньше рутины и они справляются с поручениями быстрее. Руководителю удобно планировать, ставить и контролировать задачи. Например, с помощью таск-трекера, инструмента для управления задачами, легко отслеживать прогресс, устанавливать сроки и распределять нагрузку.
- Централизуют информацию. Хранить документы в разных местах неудобно — непонятно, какая версия файла последняя и где ее взять. Беспорядок тормозит работу и приводит к ошибкам. В сервисах для совместной работы файлы собраны в одном месте, их легко искать. Сотрудники уверены, что у них на руках самая свежая информация.
- Защищают данные. Системы шифрования, резервное копирование и контроль доступа — главные кордоны безопасности данных, чтобы их не украли злоумышленники или случайно не стерли сами сотрудники.
Совместные сервисы упрощают работу, сотрудники не отвлекаются на рутину и меньше ошибаются. В итоге бизнес зарабатывает больше.
Как внедрить пространство для совместной работы
Мозг человека, как известно, склонен сопротивляться переменам, а новая программа как раз непривычна для пользователей. Чтобы она прижилась и дала плоды, вводите изменения постепенно:
Шаг 1. Определите потребности. Выясните, какие функции нужны вашей команде: кому-то канбан-доска и чат, другим — CRM и совместная работа с документами. Разберитесь, что вам нужно, и выберите подходящий инструмент.
Шаг 2. Подготовьте команду. Расскажите, как сервис повлияет на работу, какие проблемы решит, какие задачи не придется больше делать вручную. Познакомьте с интерфейсом и научите пользоваться программой. Так команда быстрее приспособится и начнет применять инструмент.
Шаг 3. Создайте структуру. Определите, какие проекты и задачи перейдут в рабочее пространство. Подробно опишите, как каждый шаг в бизнес-процессе будет выглядеть в программе. Назначьте роли и раздайте права доступа участникам команды.
Шаг 4. Перенесите задачи и проекты в онлайн-пространство. Укажите названия, добавьте детали и необходимые файлы, назначьте сроки выполнения и ответственных.
Шаг 5. Настройте сервис под себя. Интересуйтесь, удобно ли сотрудникам работать с новым инструментом. Вовремя реагируйте на проблемы, сервис должен упрощать работу, а не усложнять.
Какие сервисы помогают создать пространство для работы
Пространства для совместной работы различаются по функциям и назначению. Рассмотрим, какими они бывают:
- Системы управления проектами. Здесь команды делятся файлами и общаются в рамках проекта. Чаще всего сервисы представляют собой канбан-доски.
- Облачные сервисы для редактирования документов. Пользователи хранят документы в облаке и вместе работают над ними.
- Видеоконференции. Сотрудники собираются онлайн и обсуждают задачи по видеосвязи. Никто не пропустит встречу, как бы далеко ни находился.
- Чаты. Коллеги обмениваются сообщениями в мессенджерах, создают групповые чаты для проектов.
- Виртуальные рабочие пространства. Это платформы, которые объединяют несколько инструментов для совместной работы: таск-трекер, календарь, почту, чат, CRM.
Рассмотрим такие многофункциональные платформы на примере Битрикс24. Здесь удобно вести проекты, хранить и редактировать файлы, отслеживать прогресс, составлять отчеты. При этом вся работа идет в одном окне, нет нужды переключаться между десятками вкладок.
Рассказываем, какие возможности есть у Битрикс24 и как они помогают сотрудничать.
Задачи и проекты
В Битрикс24 удобно создавать задачи, объединять их в проекты, назначать ответственных, устанавливать сроки выполнения и отслеживать изменения.
В каждую задачу к обычному описанию участники добавляют файлы, чек-листы, комментарии и связанные задачи.
Пример. В расширенном редакторе задач мы:
- добавили к задаче чек-лист;
- назначили ответственного;
- установили срок;
- указали, сколько потребуется времени;
- привязали задачу к главному проекту.
В итоге точно описали цель и шаги, чтобы у исполнителя не возникло вопросов.
В сервисе можно настроить повторение задач — они будут автоматически появляться в планировщике в нужное время.
Планировщики
В Битрикс24 есть несколько инструментов планирования: Список, Сроки, Мой план, Диаграмма Ганта.
В Списке видно, какие задачи еще не сделаны. Пользователь настраивает вид таблицы в зависимости от того, что хочет видеть: срок сдачи, исполнителя, главный проект.
Сроки. На этой доске задачи распределены по столбцам в зависимости от срочности. Так пользователь видит, какие задачи уже горят, а какие еще терпят.
Мой план — канбан-доска, которую пользователь может менять: передвигать карточки по этапам, вносить в них новые данные.
На доске все задачи упорядочены. Исполнитель легко в них ориентируется, видит, на каком этапе каждая и успевает ли он закончить в срок. А руководитель следит, как движется проект, равномерно распределяет поручения между участниками и быстро реагирует, если что-то идет не так.
Подробно об инструменте рассказали в статье «Kanban: что это и как работает»
Диаграмма Ганта. Представляет проект в виде графика на календаре. Каждый этап — закрашенный отрезок на графике, и все вместе они показывают хронологию проекта. Можно расположить задачи параллельно, чтобы быстрее прийти к цели. И наоборот, увидеть, какие этапы выполнять строго один за другим. Например, чтобы не перегрузить команду.
Даже сложный проект, где много задач и исполнителей, в таком виде воспринимать проще.
Продуктивность
В Битрикс24 руководитель смотрит статистику по задачам каждого сотрудника. Разные отчеты в разделе «Эффективность» показывают, кто сколько работает и успевает ли в срок.
Здесь есть статистика за любой период: чем больше задач исполнители закончили вовремя, тем успешнее команда.
Также на вкладке «Руковожу» видно, насколько загружены сотрудники. Инструмент доступен пользователям с правами руководителя.
На странице раздела — список сотрудников и количество их задач. Задача попадает в один из столбцов в зависимости от роли сотрудника: «Делает», «Поручил», «Помогает», «Наблюдает». В итоге руководитель видит как общую нагрузку отдела, так и по каждому сотруднику и правильно распределяет ресурсы.
Команды
Руководитель создает на вкладке «Группы» проект и приглашает туда участников. Здесь же они публикуют новости проекта, добавляют файлы, а также создают чаты и проводят встречи онлайн.
Чаты и звонки
Чтобы участники могли легко и быстро связаться друг с другом, в Битрикс24 есть свой мессенджер и видеозвонки. Все общение происходит в одном месте, не нужно переходить в другие сервисы.
Диск
Храните документы, файлы, заметки, учебные материалы в одном месте. Так у всей команды будет доступ в любое время и с любого устройства.
Документы онлайн
В Битрикс24 есть встроенный онлайн-редактор документов. Здесь пользователи создают документы, редактируют их одновременно и сразу видят изменения, которые вносят коллеги.
Новости
Рассказать сразу всей команде о том, что происходит в проекте, проще через функцию «Новости». Здесь делятся событиями из жизни компании, проводят опросы, пишут благодарности коллегам.
Интеграция сторонних сервисов
Часто команда пользуется приложением, к которому привыкла, например электронной почтой. Чтобы постоянно не переключаться между окнами, Битрикс24 позволяет добавить его в общее рабочее пространство.
Мобильное приложение
В мобильном приложении Битрикс24 рабочее пространство доступно из любого места в любое время. Сотрудники остаются на связи с командой, даже когда далеко от компьютера.
Стоимость
У Битрикс24 есть несколько тарифов: бесплатная версия, базовый, стандартный и профессиональный тарифы. Программу могут себе позволить как частные пользователи, так и крупные компании.
Частые вопросы
Когда сотрудников в команде много, согласовать работу сложнее. Например, пять человек в одном помещении решат все вопросы на месте. Но когда в фирме десятки отделов и кто-то работает в офисе, а кто-то удаленно, возникают проблемы. Сотрудники не понимают, кто за что отвечает, не видят картину целиком, путаются в задачах.
Сервисы для совместной работы облегчают задачи руководителю и сотрудникам. Помогают навести порядок в процессах, назначить ответственных и следить за прогрессом. Чаты и видеоконференции позволяют общаться так, будто все находятся в одном офисе.
Чаще всего команды используют следующие сервисы:
- Системы управления проектами.
- Облачные хранилища.
- Онлайн-редакторы.
- Видеоконференции и чаты.
- Планировщики.
Также важно, чтобы сервис был совместим с другими.
Перед покупкой проверьте, подходит ли вам платформа:
- Определите потребности вашей команды.
- Проверьте, удобно ли пользоваться платформой, попробуйте демоверсию.
- Выясните, интегрируется ли платформа с сервисами, которые команда уже использует.
- Убедитесь, что данные надежно защищены.
- Определите бюджет.
Что в итоге
- Онлайн-пространства для совместной работы помогают выстроить командную работу. Они позволяют участникам вместе работать над задачами, принимать решения сообща. А руководителям — оценивать эффективность работы.
- Чтобы внедрить онлайн-пространство для совместной работы, оцените потребности команды, подготовьте и обучите участников и перенесите проекты в программу.
- Есть много сервисов для создания онлайн-пространства для работы. Они предлагают разные инструменты. Выбор зависит от потребностей и предпочтений команды.
