Цифровое сердце компании: как Sminex объединил сотрудников на портале Битрикс24 и достиг 98% MAU

Корпоративный портал может быть внедрён, наполнен разделами и формально работать, но сотрудники всё равно не будут возвращаться на него сами.

Чтобы портал стал ежедневным инструментом, он должен закрывать конкретные ситуации, в которых сотрудник постоянно теряет время и задаёт одни и те же вопросы.

Как новичку понять, что делать в первые рабочие дни? Как найти коллегу, если помнишь только фамилию, должность или отдел? Как узнать, кто заменяет сотрудника в отпуске? Где посмотреть актуальную версию корпоративного документа?

В Sminex эти вопросы превратили в конкретные сценарии портала Битрикс24 – от адаптации новых сотрудников до внутренних сервисов.

Sminex: перфекционизм не только в домах, но и в цифровых инструментах

Sminex – перфекционисты Fine Development. Это фирменный подход компании к созданию совершенных домов, где продумана каждая деталь. Сейчас Sminex – девелопер №1 в элитном классе, каждую третью квартиру покупают у него.

Комплексного и ответственного подхода перфекционисты придерживаются и при работе с внутренними цифровыми инструментами. Это помогло эффективно интегрировать в корпоративную среду сотрудников сразу двух больших компаний. Ведь за последние годы Sminex приобрел крупных девелоперов «Интеко» и Ingrad. Перед бизнесом стояла задача объединить разные команды, процессы и каналы коммуникации.

Корпоративный портал Битрикс24 стал для этого общей рабочей средой.

В Sminex следят не только за тем, какие разделы нужны на портале, но и за тем, реально ли ими пользуются сотрудники. Один из ключевых показателей – MAU: доля сотрудников, которые заходят на портал хотя бы раз в месяц.

В 2023 году MAU составлял 85%, в 2024 году – 91%, а в 2025 году достиг 98%. Такого охвата добиваются не через принуждение: если портал помог быстрее решить задачу, сотрудник сам возвращается туда снова.

Как компания понимает, что именно развивать на портале

Команда проекта не добавляет функции «на всякий случай», а постоянно изучает, с чем сотрудники сталкиваются в работе: где теряют время, что ищут вручную, какие вопросы повторяются, какие действия приходится делать через лишние звонки и переписки.

Для этого используют несколько источников обратной связи.

Раз в квартал компания проводит опрос удовлетворённости сотрудников через модуль опросов Битрикс24. Особенность логики опросов такая: если сотрудник ставит низкую или высокую оценку, система задаёт дополнительный вопрос и просит пояснить ответ. Так команда получает не только балл, но и причину оценки.

На портале есть форма обратной связи: можно сообщить об ошибке или предложить идею. Сотрудник может выделить конкретный элемент интерфейса и отправить по нему заявку – например, если что-то неудобно, непонятно или работает не так.

Ещё один источник идей – работа с пользователями напрямую. Команда общается с HR, встречается с сотрудниками, проводит интервью, показывает прототипы, тестирует новые дизайны и проверяет гипотезы через коридорные тестирования и A/B-тесты.

Отдельно Sminex анализирует поведение сотрудников на портале: просмотры новостей, охваты по подразделениям, retention rate – долю сотрудников, которые регулярно возвращаются к порталу. Это помогает видеть конкретные паттерны: какие функции прижились, какие новости читают, где есть просадки по подразделениям.

На основе реальных данных команда выделила ключевые направления развития портала: адаптация новых сотрудников, корпоративная повестка, оргструктура и ключевые документы – в каждом блоке отталкивались от конкретной проблемы.

Адаптация: помочь новичку понять компанию с первых дней

Когда человек приходит в большую компанию, ему нужно быстро разобраться в людях, правилах, системах и процессах. Если вся информация разбросана по разным местам, первые недели превращаются в постоянный поиск ответов.

В Sminex эту проблему усиливало большое количество корпоративных систем и сервисов. Новичку было сложно понять, что где находится и как этим пользоваться.

Сейчас при первом входе на портал сотрудника встречает туториал. Он показывает основные разделы, объясняет, где искать нужную информацию, и помогает быстрее сориентироваться в цифровой среде компании.

Но адаптация – это ещё и знакомство с людьми. После приобретения «Интеко» и Ingrad в компании стало больше новых сотрудников, и коллеги не всегда понимали, кто пришёл в их подразделение и чем занимается.

Для этого на портале сделали механику знакомства с новичками.

Новый сотрудник заполняет информацию о себе при первом входе на портал. Эти данные переходят в карточку сотрудника и остаются там. HR проверяет описание и допускает его к публикации.

Раз в неделю на главной странице появляется уведомление: в вашем подразделении появились новые сотрудники. Портал показывает сотрудникам не всех новичков компании, а именно тех, кто пришёл в их подразделение. Так знакомство не превращается в общий информационный шум и помогает быстрее выстроить рабочие связи.

Ещё один элемент адаптации – модуль «Трек-адаптация». Он доступен сотруднику в первые 90 дней работы.

Внутри – блоки заданий. Сотрудник подтверждает выполнение задач, а после завершения блоков получает награды и ачивки. Стандартный адаптационный чек-лист превращается в понятный маршрут с элементами геймификации.

Для HR сделали административную панель. В ней можно смотреть, как проходит адаптация конкретного сотрудника, подразделения или должности. Также настроили сервисные рассылки: если через 80 дней адаптация в подразделении выполнена меньше чем на 50%, HR получает уведомление и может вовремя разобраться, почему процесс проседает.

Результаты внедрения блока адаптации:

• 70% сотрудников еженедельно отслеживают новичков;
• 98% сотрудников информированы о сервисах компании;
• 100% новых сотрудников получают понятные задачи на период адаптации.

Так портал помогает человеку быстрее понять компанию и своё место в ней.

Корпоративная повестка: сделать новости заметными и удобными

Следующий уровень – общая корпоративная повестка.

Для Sminex это особенно важно: в компании много событий, мероприятий, внутренних активностей и новостей. Но корпоративная повестка работает только тогда, когда сотрудники действительно читают публикации.

Команда решила не только поднять охват публикаций, но и улучшить процесс подготовки новостей. В Sminex есть отдельное подразделение, которое занимается корпоративными СМИ. Контент нужно было написать, а затем собрать на портале. Именно сборка занимала много времени.

До Битрикс24 компания использовала другой сервис. Новости там часто выглядели по-разному: отличались структура, оформление, визуальная подача. Сотрудникам было сложнее воспринимать такие публикации, потому что каждый раз приходилось заново «считывать» формат.

В Sminex решили привести новости к единому стандарту и разработали собственный конструктор.

В нём есть готовые блоки: текст, ссылки, прямая речь, списки, фотографии, спойлеры. Редактор выбирает нужный блок, вставляет контент, а система сама оформляет публикацию по UI-киту Sminex.

Конструктор решил две задачи.

Во-первых, новости стало быстрее собирать. Раньше на одну публикацию уходило около полутора часов, теперь – 35 минут. Время сборки сократилось на 40%.

Во-вторых, сотрудникам стало проще читать новости. Единая структура снижает когнитивную нагрузку: человек видит знакомый формат и быстрее понимает, где основная мысль, где детали, где цитата или ссылка.

В среднем 70% сотрудников читают каждую новость. Раньше показатель был около 50%.

Sminex заботится о сотрудниках, поэтому ставит своей главной целью – сделать новости полезными, интересными и удобными для прочтения. После редизайна портал показывает сотруднику непрочитанные публикации, а не просто ленту по дате. Так человек сразу видит то, что ещё не успел посмотреть.

Оргструктура и карточка сотрудника: помочь людям находить друг друга

Корпоративная культура – это ещё и ежедневные рабочие связи: найти нужного человека, понять его роль, узнать, кто его заменяет, обратиться к нему правильно.

С ростом компании в Sminex стало сложнее искать сотрудников и ориентироваться в структуре подразделений. Стандартного плоского списка или «дерева» было недостаточно.

Поэтому оргструктуру в портале сделали рабочим инструментом, а не формальным справочником. Сотрудник видит подразделения верхнего уровня, может раскрывать блоки, смотреть состав команд, вложенные подразделения, телефоны и почту коллег.

Бейджи отпусков и удалённой работы

Типичная рабочая ситуация: нужен коллега, ты пишешь или звонишь ему, а потом выясняется, что он в отпуске. Время потеряно, вопрос не решён, нужно искать замену.

В Sminex добавили в оргструктуру бейджи.

За две недели до отпуска у сотрудника появляется статус «скоро отпуск» и его продолжительность.

Когда сотрудник уже в отпуске, бейдж показывает даты и заместителей: кто и по каким вопросам заменяет. Заместители кликабельны, поэтому можно сразу перейти к нужному человеку и продолжить коммуникацию.

Ещё один статус – удалённый сотрудник – помогает сразу понять, что очную встречу лучше не планировать и стоит выбрать онлайн-формат.

Ударение в фамилии

Ещё одна показательная фича – ударение в фамилии.

В карточке сотрудника можно указать, на какую гласную падает ударение (в оргструктуру это тоже подтягивается).

Идея появилась из обратной связи. Сотрудники и топ-менеджеры со сложными фамилиями сталкивались с тем, что их фамилии произносят неправильно. Формально это мелочь, но в личной коммуникации такие детали важны: правильное обращение помогает избежать неловкости и показывает внимание к человеку.

По трудозатратам фича оказалась небольшой, но эффект был заметным – сотрудники благодарили команду за то, что их фамилии стали произносить корректно.

Поиск, который учитывает реальные сценарии

Поиск сотрудников доработали под поведение пользователей.

Человек не всегда помнит полное ФИО коллеги. Иногда он знает только фамилию, должность, подразделение или проект. Поэтому поиск учитывает разные сценарии и показывает предварительные результаты.

Поиск также игнорирует раскладку клавиатуры. Если сотрудник начал печатать на английской раскладке, система всё равно корректно обработает запрос на русском. Пользователь может не замечать эту функцию, но она убирает лишние действия: стереть текст, переключить раскладку и ввести запрос заново.

Карточка сотрудника как рабочий профиль

Карточка сотрудника в Sminex отображает должность, почту, телефон, но это ещё не всё.

В ней собираются корпоративные номинации и награды. Раньше сотрудника могли отметить на мероприятии, но после события эта информация оставалась в памяти участников или на столе самого сотрудника. Теперь победы закрепляются в карточке.

Важно, что показываются не только победы, но и номинации. Так компания фиксирует вклад сотрудника, даже если он не стал победителем.

Ещё одна полезная функция – кликабельное подразделение. Из карточки сотрудника можно перейти в его отдел и увидеть всех коллег. Это помогает, если человек знает одного сотрудника из команды, но ищет другого. Или если нужный коллега не отвечает и нужно быстро найти кого-то из его подразделения.

Напоминания о днях рождения и переадресация звонков

В карточке можно подписаться на день рождения коллеги. Портал предупредит за три рабочих дня, а утром в сам день рождения отправит уведомление на почту. Так сотрудник не пропустит важную дату, даже если не открыл портал с утра.

Ещё одна функция – интеграция с внутренней АТС. Если сотрудник работает удалённо или находится вне офиса, он может включить в карточке переадресацию рабочих звонков на мобильный. Рабочие звонки не теряются, даже если человек не сидит за офисным телефоном.

В итоге оргструктура в Sminex помогает находить людей, учитывать их доступность, видеть контекст и быстрее решать рабочие вопросы.

Ключевые документы: обеспечить сотрудников актуальными инструкциями

Когда сотрудники знают, что происходит в компании, и могут быстро находить друг друга, остаётся ещё один базовый слой – актуальные правила работы.

В Sminex много корпоративных документов: регламенты, инструкции и другие внутренние материалы. Они определяют, как устроены процессы, поэтому важно, чтобы сотрудники видели актуальные версии.

Раньше обновление документа могло долго доходить до портала. Документ согласовали, потом его нужно перенести, опубликовать, уведомить нужных людей.

Чтобы убрать этот разрыв, Sminex начал использовать модуль – файловый трекер.

Он работает в связке с 1С. Документы согласовываются в 1С, затем попадают в общую папку. Файловый трекер каждые 10 минут проверяет обновления. Если документ изменился, он отправляется на портал и становится доступен сотрудникам.

Для предпросмотра используется коробочный модуль Bitrix Viewer. Документ лежит во внутреннем хранилище, а Viewer отображает его на странице портала.

Так Sminex решил ещё одну задачу – аналитику прочтения. Когда документы лежат на файловом сервере, сложно понять, кто их видел. На портале компания может смотреть охваты и вовлечённость.

Результат: максимальная задержка поставки нового документа после согласования в 1С – 10 минут. А 86% сотрудников просматривают документы каждые два месяца.

Если этот показатель снижается, команда дополнительно подсвечивает обновление: выпускает новость и объясняет ключевые изменения.

От коммуникационной среды – к сервисному порталу

Адаптация, новости, оргструктура и документы закрывают основные сценарии коммуникации. Но портал Sminex развивается дальше – в сторону корпоративных сервисов.

На портале есть HR-сервисы, кадровые сервисы, интеграции с 1С: Управленческий учёт и ЗУП, автоматизация процессов, внутренние сервисы мотивации и собственный курьерский сервис для доставки корпоративных документов.

Есть и кейсы с ИИ. Например, сервис подачи идей: с помощью ИИ компания оценивает полезность идеи и проверяет, не предлагал ли кто-то похожее раньше.

Общая логика такая: сотрудник приходит на портал решить задачу. Заказать курьера, найти коллегу, проверить документ, предложить идею, прочитать новость, пройти обучение, получить нужный сервис. Чем больше таких действий собрано в одном месте, тем чаще портал становится частью рабочего дня. Поэтому компания делает акцент на удобстве и полезности портала для сотрудников – чтобы у них было больше поводов вернуться.

Результаты проекта

Вовлечённость сотрудников в корпоративный портал подтверждают цифры:

• Ежемесячное посещение портала выросло с 85% в 2023 году до 98% в 2025 году;
• 70% сотрудников еженедельно отслеживают новичков;
• 100% новых сотрудников получают понятные задачи на период адаптации;
• Время сборки новости сократилось на 40%;
• 70% сотрудников в среднем читают каждую новость;
• Максимальная задержка поставки нового документа после согласования в 1С – 10 минут;
• 86% сотрудников просматривают документы каждые два месяца;
• Больше 100 заявок от сотрудников с просьбой вернуть одну из функций оргструктуры пришло в первый день после её временного исчезновения.

Главное в этом проекте – точность попадания в повседневные задачи сотрудников. Sminex удалось превратить портал Битрикс24 в незаменимый инструмент: им пользуются, потому что он действительно сокращает путь к нужному действию.