Сервис для онлайн-записи: кому подойдет и как подключить
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Сервис для онлайн-записи: кому подойдет и как подключить

7 мин
43
CRM
Автоматизация

online_reg_preview

Некоторые салоны красоты и медцентры записывают клиентов на прием вручную. Администратор отвечает на звонки, согласует время визита, вносит запись в электронную таблицу или в бумажную тетрадь.

Такая схема работает, пока посетителей мало. Когда звонков становится больше, администратор начинает ошибаться в таблицах: путает дни, ставит двух клиентов на одно время, забывает про записи. Качество сервиса падает, люди уходят к конкурентам.

Запись можно организовать по-другому. Для этого существуют платформы, которые регулируют бронирования клиентов. Рассказываем, какому бизнесу подойдут такие инструменты и как работает Битрикс24 Онлайн-запись.

Что такое сервис для онлайн-записи клиентов

Сервис для онлайн-записи — это инструмент, с помощью которого бизнес регистрирует клиентов на услуги, регулирует расписание специалистов, бронирует технику и помещения.

Есть две механики, по которым работают программы для онлайн-записи клиентов.

Сценарий №1. Пользователь бронирует услугу через форму на сайте. Выбирает специалиста, дату и время визита. Система отправляет клиенту подтверждение записи. Данные синхронизируются с CRM компании. Бронь появляется в календаре.

Сценарий №2. Посетитель записывается на услугу по телефону. Менеджер вносит данные не в таблицу или тетрадь, а в специальный инструмент. Сервис направляет клиенту подтверждение регистрации, добавляет бронь в CRM-календарь.

В Битрикс24 есть инструменты, чтобы использовать обе механики: для первой — инструмент «Бронирование ресурсов», для второй — Битрикс24 Онлайн-запись. Рассказываем о них ниже.

Программы для онлайн-записи клиентов помогают избежать ошибок. Например, инструмент не дает записать двух человек на одно время. Чем меньше недочетов допускают менеджеры, тем больше клиенты доверяют компании. Посетители возвращаются, продажи растут.

Зачем подключать приложение для онлайн-записи

Инструменты онлайн-записи клиентов на услуги позволяют бизнесу:

  • Разгрузить администратора. Меньше рутины — больше времени на значимые дела. Администратор может весь день обзванивать клиентов и напоминать о записи. Эту задачу лучше поручить автоматической системе, а в освободившееся время лично связаться с посетителями, которые давно ничего не покупали. Во втором случае компания получит новые продажи.
  • Упростить общение с клиентом. 90% миллениалов — людей в возрасте 30-45 лет — испытывают тревогу перед тем, как позвонить по телефону. Если в компании есть система онлайн-записи, клиенту не нужно разговаривать с администратором. Посетитель может выбрать подходящий день самостоятельно и в любое время.
  • Увеличить посещаемость. Когда посетители бронируют время и не приходят, компания теряет деньги. Платформа для онлайн-записи напоминает клиентам об услуге и просит подтвердить визит. Если пользователь отменяет прием, система сразу освобождает «окошко» — его может занять другой человек. Так специалист или оборудование не останутся без дела.
  • Анализировать результаты работы. В сервисах для онлайн-записи можно настроить несколько видов отчетов. Например, посчитать количество посещений за день, увидеть сумму выручки по каждой услуге или общую цифру за нужный период. С такими данными удобнее планировать расходы на материалы, загрузку специалистов.
  • Автоматически собирать персональные и контактные данные. Чтобы записаться в салон или к врачу, человек указывает в форме свое имя, номер телефона или адрес электронной почты. Если сервис интегрирован с CRM, вся информация сохранится в карточке клиента. Затем вы сможете отправить посетителю предложение со скидками.

Например, Битрикс24 CRM и Онлайн-запись работают в связке. Когда клиент записывается на услугу, его данные автоматически «подтягиваются» в систему.

Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно

Какому бизнесу подойдет сервис для онлайн-записи

Рассказываем, какие организации чаще всего используют инструменты онлайн-записи.

Компании, которые продают услуги и сдают оборудование в аренду. Им важно, чтобы каждый ресурс — специалист, техника или аппаратура — был загружен на 100%. Вот, какие это организации.

  1. Медицинские учреждения. С помощью онлайн-записи клиники и лаборатории составляют расписание специалистов и распределяют процедурные кабинеты. Бизнес следит за загрузкой врачей, а сотрудники могут заранее подготовить кабинет к приходу пациента.
  2. Салоны красоты. Инструменты для онлайн-записи используют парикмахерские, косметологические и спа-салоны, студии маникюра и татуажа. Приложения помогают компаниям планировать загрузку мастеров и поставку материалов, сокращают количество ошибок администраторов и улучшают обслуживание.
  3. Спортивные центры. С помощью онлайн-сервисов компании регистрируют клиентов на тренировки. Спортсмены выбирают инструктора, тип занятия, дату и время визита. Бизнесу не нужно вручную регулировать расписание тренеров.

    Форма онлайн-записи
  4. Фитнес-клубы используют онлайн-запись, чтобы организовать загрузку залов. Бывает, что групповые занятия пользуются такой популярностью, что помещение не вмещает всех желающих. Программы ограничивают количество участников, чтобы клиентам было комфортно заниматься спортом.

  5. Автосервисы. Когда есть онлайн-запись, посетители приезжают ко времени и не создают пробку во дворе. Мастера заранее готовят рабочее место до приезда клиента и не тратят силы, чтобы решить конфликты в очереди.
  6. Бизнес по аренде техники и оборудования. В каталоге компании могут быть сотни позиций транспорта, инструментов и аппаратуры. Если вести записи вручную, сложно отследить, что и на какой срок взяли в аренду. Онлайн-запись помогает снизить количество ошибок и двойных бронирований.

Компании, которые продают товары и предлагают сопутствующие услуги. Например, сюда относится производитель холодильников. За дополнительную плату бытовую технику доставляют и устанавливают специалисты компании.

С помощью онлайн-записи бренд регулирует загрузку мастеров и транспорта. Система автоматически получает подтверждение услуги от клиента и в день доставки напоминает, что скоро придет бригада.

Для компании из любой сферы подойдут сервисы Битрикс24. С инструментом Бронирование ресурсов клиенты могут записываться онлайн через CRM-форму на сайте. С помощью Онлайн-записи посетители будут бронировать услугу по телефону, а администратор — вносить информацию на корпоративный портал. Рассказываем, как применять каждую возможность.

Как использовать Бронирование ресурсов

Чтобы использовать инструмент Битрикс24, надо подключить любой коммерческий тариф. Рассказываем пошагово, как записаться на услуги через форму на сайте.

Шаг 1. Настройте поле «Бронирование ресурсов». Перейдите в раздел CRM. Откройте карточку лида или сделки, нажмите «Создать поле» и выберите нужный тип. Укажите короткое название, добавьте ресурсы и сотрудников.

Настройте поле «Бронирование ресурсов»

Шаг 2. Создайте CRM-форму. Выберите «Интеграции», затем «CRM-формы». Сделайте свою анкету или возьмите готовый сценарий.

Шаг 3. Настройте форму. Отредактируйте дизайн: установите нужный фон и шрифт.

Настройте форму

Во вкладке «Поля» в настройках CRM-формы нажмите кнопку «Добавить поле». Выберите поле, которое сделали на первом шаге.

Шаг 4. Настройте параметры выбора в форме. Для этого нажмите на значок карандаша. В левой части окна включите опции выбора сотрудников, ресурсов и услуг. В правой части посмотрите, как изменения отразятся в форме для клиента.

Настройте параметры выбора в форме

Шаг 5. Подключите форму на странице компании. Если это сайт Битрикс24, перейдите в «Сайты и магазины», откройте ресурс в формате редактирования и добавьте блок с нужной анкетой.

Чтобы выложить форму на сайте, созданном не в Битрикс24, обратитесь к разработчику вашей страницы.

Готово. Клиенты будут заполнять анкету на сайте. Контактные данные начнут сохраняться в CRM, а записи о регистрации — появляться в календаре.

Как использовать Битрикс24 Онлайн-запись

Инструмент находится в разделе «Онлайн-запись». Чтобы его использовать, нужно подключить тариф «Профессиональный».

Как настроить шаблон для записи клиентов

Шаг 1. В меню выберите «Онлайн-запись» и кликните «Добавить ресурс». Здесь можно указать специалистов или все, что компания использует для оказания услуг: технику, автомобили, залы для тренировок.

В меню выберите «Онлайн-запись» и кликните «Добавить ресурс»

Шаг 2. Укажите сферу деятельности компании. Можно выбрать из готового списка, например «Медицинские услуги» или «Аренда оборудования». Если подходящей сферы нет, выберите «Другое» и пропишите свой вариант.

Укажите сферу деятельности компании

Шаг 3. Настройте ресурс. Для этого укажите название и тип. Например, если клиенты будут записываться к стилисту, укажите имя и фамилию специалиста. А если пользователи будут арендовать стройтехнику — марку и номер машины. Эту информацию система будет отправлять клиенту в напоминаниях, поэтому указывайте настоящие данные.

Настройте ресурс

Шаг 4. Укажите доступность ресурса. Время или срок, который сможет выбрать клиент, чтобы получить услугу. Например, на автомойку можно будет записаться в любой день с 8:00 до 22:00.

Шаг 5. Определите длительность записи. Выберите, сколько времени нужно для оказания услуги. Можно указать вариант, который предлагает инструмент, или ввести свой. Например, на стрижку требуется один час, а арендовать машину можно не меньше чем на трое суток.

Определите длительность записи

Шаг 6. Настройте напоминания. После регистрации клиент будет получать СМС или сообщение в WhatsApp, где будет указана дата и время визита, а также услуга, на которую он запишется. В Битрикс24 есть несколько видов уведомлений: подтверждение брони, напоминание о записи, текст на случай, когда клиент опаздывает.

Настройте напоминания

Как записывать клиентов: инструкция для администраторов

Этот раздел объясняет, как забронировать время за посетителем, когда он записывается по телефону.

  1. Откройте раздел «Онлайн-запись». Выберите ресурс, дату и время.
  2. Нажмите «Создать» и добавьте сделку. Можно записать клиента сразу на несколько услуг к разным специалистам, например на маникюр и стрижку.
  3. Нажмите «Создать» и добавьте сделку

    Готово. В календаре появится статус записей. Зеленым подсвечиваются те, которые клиенты подтвердили, голубым — брони без подтверждения. Если клиент опаздывает, на ячейке появляется красный кружок.

    Запись готова

Частые вопросы

Как выбрать инструмент для онлайн-записи?

Учитывайте специфику компании и обращайте внимание на такие критерии:

  • Простой интерфейс. Сотрудникам важно удобство, чтобы они могли легко ориентироваться в записях и меньше ошибаться.
  • Возможность интеграций. Хорошо, если к платформе можно подключить другие сервисы, например календарь, CRM, мессенджеры.
  • Есть ли тестовый период. Сервис лучше попробовать до покупки. Выбирайте платформы, в которых есть деморежим. Например, в Битрикс24 Онлайн-запись можно использовать бесплатно 15 дней.
Какой минимальный набор возможностей должен быть для онлайн-записи?

Инструмент получится использовать в любой сфере и в компании любого размера, если у него есть базовые функции:

  • Онлайн-расписание, в котором отображается доступное для записи время — с учетом графика работы специалиста или компании.
  • Простая форма записи для клиентов, в которой можно выбрать специалиста, дату визита, услуги.
  • Возможность для сотрудника и клиента отменить или перенести запись.
  • Уведомления для клиентов: напоминания, подтверждения, сообщения об отмене.

Что в итоге

  • Сервисы для онлайн-записи клиентов нужны, чтобы автоматизировать бронирование услуг и регулировать загрузку специалистов, оборудования и помещения.
  • Платформы позволяют разгрузить сотрудников компании. Некоторые инструменты собирают данные для клиентской базы и анализируют результаты работы.
  • Онлайн-запись пригодится компаниям, которые работают в сфере услуг: медицинским учреждениям, салонам красоты, спортклубам, кафе и ресторанам, предприятиям, которые сдают в аренду транспорт, оборудование, инструменты.
  • В Битрикс24 Онлайн-запись доступна на тарифе «Профессиональный». Перед покупкой платформу можно попробовать бесплатно в течение 15 дней.
  • При выборе программы убедитесь, что у нее понятный интерфейс, есть шаблоны для вашей сферы, а также что сервис можно интегрировать с другими программами, например календарем, мессенджерами, CRM.

Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще