На ком процесс? Вкладка в карточке

В Битрикс24 бизнес-процессы часто используются для согласований, проверок, ознакомлений и внутренних заявок. Но в реальной работе быстро появляется типичная проблема: процесс запущен, а пользователь не понимает, на ком он сейчас остановился.

Чтобы разобраться, приходится открывать штатную вкладку бизнес-процессов, проваливаться в задания, смотреть исполнителей, проверять статусы или искать информацию в журнале. Это занимает время и усложняет контроль.

Приложение для Битрикс24 “На ком процесс? Вкладка в карточке” добавляет в CRM-карточку отдельную вкладку “На ком процесс?”. В ней пользователь видит задания связанных бизнес-процессов прямо внутри карточки: кто сейчас должен выполнить задание, сколько времени оно ожидает выполнения, кто уже завершил свой этап и когда.

Это особенно удобно, когда нужно быстро понять не просто “процесс в работе”, а у кого сейчас находится согласование, проверка или ознакомление.

Не грузится видео? Смотрите обзор на RUTUBE | YouTube | VK Видео

Основной функционал

Приложение показывает понятную сводку по найденным бизнес-процессам и заданиям, связанным с текущей карточкой CRM.

Во вкладке можно увидеть:

– название бизнес-процесса или этапа
– статус процесса: в работе или завершен
– сотрудника, на котором находится или находилось задание
– должность сотрудника
– название задания
– статус задания понятными словами
– дату постановки задания
– срок ожидания для активного задания
– дату завершения для выполненного задания
– дедлайн, если он есть в данных задания
– завершенные задания за историю процесса, если Битрикс24 возвращает их по текущей карточке

ФИО сотрудника кликабельно: при нажатии открывается карточка сотрудника в родном слайдере Битрикс24.

Активные задания визуально выделяются и поднимаются выше завершенных. Поэтому пользователь сразу видит главное – кто сейчас держит процесс.

Почему приложение востребовано?

Во многих компаниях бизнес-процессы Битрикс24 проходят через несколько сотрудников. Например: сначала менеджер запускает согласование, затем задачу выполняет руководитель, потом юрист, бухгалтерия, директор или другой ответственный сотрудник.

Такие цепочки удобны для автоматизации, но не всегда удобны для контроля. Пользователь видит, что процесс идет, но не всегда понимает:

– кто сейчас должен выполнить задание
– где остановилось согласование
– сколько времени этап ожидает выполнения
– кто уже выполнил свою часть
– завершен процесс или еще находится в работе

Приложение “На ком процесс?” закрывает эту задачу одной вкладкой в карточке. Не нужно вручную искать задания бизнес-процессов, открывать журнал или уточнять у коллег, у кого сейчас находится документ, заявка или согласование.

Ключевые преимущества

– Вкладка прямо в карточке CRM
– Видно, на ком сейчас бизнес-процесс
– Не нужно искать задания вручную
– Активные задания выделены и стоят выше завершенных
– Видно, сколько времени задание ожидает выполнения
– Видна история выполненных этапов, если она возвращается Битрикс24 по карточке
– ФИО сотрудника кликабельно
– Приложение не засоряет хронологию карточки
– Работает с лидами, сделками, контактами, компаниями и смарт-процессами
– Не требует сложной настройки после установки

Бизнес-кейс

Менеджер работает со сделкой, по которой запущено согласование договора. В штатной карточке видно, что бизнес-процесс выполняется, но непонятно, кто сейчас должен принять решение.

Без приложения приходится открывать бизнес-процессы, искать нужное задание, проверять исполнителей и статусы. Если процессов несколько, разобраться становится еще сложнее.

С приложением “На ком процесс? Вкладка в карточке” менеджер открывает сделку и переходит во вкладку “На ком процесс?”. Там сразу видно, кто уже согласовал договор, у кого он находится сейчас, сколько времени задание ожидает выполнения и есть ли дедлайн.

Это помогает быстрее контролировать согласование договоров в Битрикс24, внутренние заявки, проверки документов и другие процессы, где важно понимать текущего исполнителя.

Где особенно удобно использовать приложение?

Приложение особенно полезно для сценариев, где бизнес-процесс проходит через несколько этапов и ответственных сотрудников:

– согласование договоров
– согласование счетов и заявок
– юридическая проверка документов
– согласование коммерческих предложений
– закупочные заявки
– служебные записки
– отпускные и внутренние заявки
– ознакомление сотрудников с документами
– многоэтапные проверки
– цепочки согласования “руководитель – юрист – директор”

В таких сценариях важно быстро понять, где остановился бизнес-процесс и кто должен выполнить следующее действие.

Поддерживаемые сущности

В текущей версии приложение работает в следующих карточках CRM:

– лиды
– сделки
– контакты
– компании
– смарт-процессы, где включены бизнес-процессы

Для смарт-процессов важно, чтобы у типа был включен функционал бизнес-процессов. Тогда приложение добавляет вкладку для такого смарт-процесса при установке.

Счета и предложения в текущую версию не входят.

Как использовать приложение?

Сценарий работы максимально простой.

Администратор устанавливает приложение на портал Битрикс24. После установки приложение регистрирует вкладку “На ком процесс?” в карточках CRM.

Пользователь открывает карточку лида, сделки, контакта, компании или смарт-процесса, где есть активный или завершенный бизнес-процесс. В верхнем меню карточки появляется вкладка “На ком процесс?”.

Данные загружаются автоматически. Нажимать отдельную кнопку запуска не нужно. Если нужно обновить информацию, во вкладке есть кнопка “Обновить”.

Права доступа

Вкладка доступна только в тех CRM-карточках, к которым у пользователя есть доступ. Если пользователь не имеет доступа к самой карточке, он не сможет посмотреть данные приложения по этой карточке.

Данные по заданиям читаются через доступ администратора, установившего приложение. Это нужно потому, что обычный пользователь часто не видит задания других сотрудников. При этом перед показом данных приложение проверяет доступ текущего пользователя к CRM-карточке.

Логика простая: есть доступ к карточке – можно видеть сводку по заданиям этой карточки. Нет доступа к карточке – данные не показываются.

Устанавливать приложение должен администратор портала Битрикс24.

На что обратить внимание при настройке бизнес-процессов?

Чтобы вкладка была максимально полезной, в бизнес-процессах лучше давать заданиям понятные названия.

Например, вместо общего названия “Задание” лучше использовать:

– “Необходимо согласовать договор”
– “Ознакомиться с документом”
– “Проверить условия оплаты”
– “Согласовать заявку на закупку”
– “Подтвердить коммерческое предложение”

Так пользователю будет проще понять, какой именно этап он видит во вкладке и что сейчас происходит с процессом.

Если в карточке запускается несколько бизнес-процессов, приложение покажет найденные процессы отдельно. Активные процессы и активные задания будут выше, чтобы пользователь сразу видел текущие зависшие этапы.

Что приложение не делает?

Приложение не заменяет дизайнер бизнес-процессов и не управляет логикой автоматизации. Оно показывает понятную сводку по заданиям связанных бизнес-процессов внутри карточки CRM.

Приложение:

– не запускает бизнес-процессы
– не меняет маршруты согласования
– не выполняет задания за сотрудников
– не пишет сообщения в хронологию карточки
– не засоряет таймлайн
– не берет комментарии из хронологии
– не показывает комментарии к заданиям в текущей версии
– не заменяет дизайнер бизнес-процессов
– не управляет правами Битрикс24

Главная задача приложения – показать, кто должен выполнить задание бизнес-процесса, сколько оно ожидает выполнения и какие этапы уже завершены.

Важное ограничение

Приложение показывает задания бизнес-процессов, которые Битрикс24 возвращает по текущей карточке через доступные данные. Полнота истории завершенных заданий может зависеть от того, какие данные по документу возвращает Битрикс24.

Поэтому корректнее рассматривать приложение как удобную рабочую вкладку для контроля текущих и найденных связанных заданий, а не как замену всем системным журналам Битрикс24.

Что в итоге получает пользователь?

Вы получаете удобную вкладку в CRM-карточке Битрикс24, которая помогает быстро понять:

– на ком сейчас бизнес-процесс
– кто должен выполнить активное задание
– сколько времени задание ожидает выполнения
– кто уже выполнил свои этапы
– когда задания были поставлены и завершены
– какие процессы по карточке находятся в работе или уже завершены

Если вам нужно контролировать задания бизнес-процессов в карточке CRM, видеть исполнителя текущего этапа, отслеживать согласование договоров в Битрикс24, проверять историю согласования и быстрее понимать, где остановился бизнес-процесс, приложение “На ком процесс? Вкладка в карточке” закрывает эти задачи в одном понятном интерфейсе.

Вопросы и ответы

Что делает приложение “На ком процесс? Вкладка в карточке”?

Приложение добавляет в CRM-карточку отдельную вкладку “На ком процесс?”, где видно, у кого сейчас находится задание связанного бизнес-процесса, сколько времени оно ожидает выполнения и какие этапы уже завершены.

Где появляется вкладка “На ком процесс?”?

Вкладка появляется в карточках лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов, где включены бизнес-процессы.

Нужно ли вручную запускать проверку процесса?

Нет. Пользователь открывает карточку CRM, переходит во вкладку “На ком процесс?”, и данные загружаются автоматически. При необходимости можно нажать кнопку “Обновить”.

Какие данные показывает приложение?

Приложение показывает название бизнес-процесса или этапа, статус процесса, исполнителя задания, должность сотрудника, название задания, статус задания, дату постановки, срок ожидания, дату завершения и дедлайн, если он есть в данных задания.

Можно ли увидеть, кто сейчас задерживает согласование?

Да. Активные задания выделяются и поднимаются выше завершенных, поэтому сразу видно, на ком сейчас остановился процесс и сколько времени задание ожидает выполнения.

Показывает ли приложение историю выполненных этапов?

Да, приложение показывает завершенные задания по процессу, если Битрикс24 возвращает эти данные по текущей карточке. Полнота истории может зависеть от доступных данных в Битрикс24.

Можно ли открыть карточку сотрудника из вкладки?

Да. ФИО сотрудника во вкладке кликабельно. При нажатии открывается карточка сотрудника в родном слайдере Битрикс24.

Нужно ли настраивать приложение после установки?

Сложная настройка не требуется. Приложение устанавливается администратором портала и автоматически добавляет вкладку “На ком процесс?” в поддерживаемые карточки CRM.

Какие права доступа используются?

Пользователь видит данные только по тем CRM-карточкам, к которым у него есть доступ. Если доступа к карточке нет, приложение не покажет данные по связанным бизнес-процессам этой карточки.

Может ли приложение запускать или изменять бизнес-процессы?

Нет. Приложение не запускает бизнес-процессы, не меняет маршруты согласования, не выполняет задания за сотрудников и не управляет правами. Оно только показывает удобную сводку по заданиям связанных бизнес-процессов внутри карточки CRM.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов