Цифровое рабочее место: Встречи и мероприятия

Решение предназначено для компаний, которые активно применяют Битрикс24 для управления бизнес-процессами и стремятся к созданию четкой и контролируемой системы работы компании.

Этот инструмент обеспечивает управление процессом создания и проведения различных встреч мероприятий компаниями, как в оффлайн, так и онлайн режиме.

Компания «it-in» уже более 10 лет реализует проекты по Битрикс24. Поэтому мы создали данное решение по реализации ведения мероприятий, проводимых компаниями в Битрикс24 и надеемся, что оно поможет вам по-новому оценить удобство работы в данной CRM.

Приложение предоставляет следующие возможности:

• Помогает вести организацию проводимых компанией мероприятий;

• Создание специализированной карточки мероприятия с указанием данных по проводимому компанией мероприятию;

• Создание оффлайн и онлайн мероприятий, а также совместного вариант проведения мероприятия:

• Контроль и постановка задач на проведение мероприятий для сотрудников компании;

Какие функции доступны в приложении:

• Отправка регистрации на мероприятия через специализированные CRM-формы;

• Фиксация регистрации участников в карточке мероприятия;

• Фиксация участников/спикеров в карточке мероприятия;

• Контроль свободных мест для оффлайн мероприятий;

• Создание списков участников для отправки материалов мероприятий;

• Контроль прихода оффлайн участников на мероприятие;

Мероприятия – Создание и ведение карточек мероприятий с указанием данных о мероприятии

• Создание специализированной карточки мероприятия с указанием данных по проводимому мероприятию, адреса проведения, даты начала и завершения, краткого описания и ответственного за проведение мероприятия;

• Специализированные поля в карточке мероприятия, ссылка на страницу лэндинга, ссылка на онлайн трансляцию мероприятия, указание количества мест для оффлайн мероприятий, автоматический подсчет количества мест оффлайн и онлайн регистраций;

• Автоматическая генерация ссылки на форму регистрации на мероприятие;

• Фиксация в карточке мероприятия всех регистраций на мероприятие, а также участников/спикеров как со стороны сотрудников компании, так и приглашенных сторонних выступающих;

• Фиксация в карточке мероприятия материалов для рассылки с указанием кому рассылать (всем или только пришедшим для оффлайн мероприятий);

• Бизнес-процесс генерации списка участников мероприятия для рассылки материалов прошедшего мероприятия;

Регистрации на мероприятие – Регистрационные карточки участников мероприятия

• Все регистрации участников мероприятий собраны в одном месте;

• Автоматическое указание в карточке регистрации мероприятия, типа участия и сроков проведения;

• Фиксация статуса посещения мероприятия зарегистрированным участником;

Участники/Спикеры – Данные об участниках мероприятия со стороны компании и выступающих спикерах

• Создание карточек непосредственных участников мероприятия, как выступающих спикеров, так и технического персонала компании задействованных на мероприятии;

• Фиксация времени выступления для спикеров с краткой аннотацией темы выступления;

• Все участники со стороны компании автоматически фиксируются в задаче по проведению мероприятия;

В приложении настроены необходимые связи между смарт-процессами, автоматический контроль заполнения полей на этапах обработки мероприятий и регистраций участников. При установке приложения автоматически устанавливаются все необходимые CRM-формы регистрации.

Внимание!!!

1. Постановка задач в приложении производится от роли «Руководитель» поэтому для правильной работы приложения в структуре компании обязательно должны быть назначены руководители всех участвующих в процессе оформления кандидата отделов.

2. Для генерации списков рассылки участникам мероприятия необходимо скачать пример шаблона списка и подключить его в бизнес-процесс генерации согласно инструкции.

Приложение содержит в себе три связанных между собой смарт-процесса, в связи с особенностями установки приложения, содержащего множественные смарт-процессы необходимо произвести проверку и настройку связей между смарт-процессами по прилагаемой инструкции.